Transformuokite savo žmogiškųjų išteklių operacijas

„Iron Mountain“ žmogiškųjų išteklių sprendimas

Uždavinys

Tvarkyti žmogiškųjų išteklių (HR) įrašus, kurie pateikti skirtingais formatais ir įvairiose vietose, dirbant hibridiniu būdu gali būti sudėtinga. Juk didžiausias dėmesys turi būti skiriamas kiekvieno darbuotojo dokumentų išsamumui ir naujumui, taip pat tam, kad jie būtų tvarkomi atsižvelgiant į nuolat kintančius įstatymus ir reglamentus.

Žmogiškųjų išteklių informacijos, pvz., pasirašytos sutikimo formos, teisės dirbti būsenos, sutartinių įsipareigojimų arba profesinės sveikatos bei kitos informacijos paieška ir audito ataskaitų rengimas gali užimti nemažai laiko, o tai paprastai taip pat pareikalauja nemažai rankinio darbo pastangų. Svarbiausia tai, kad pasirinkus netinkamą tvarkymo būdą ir bendrinant dokumentus galima paviešinti slaptą informaciją.

Poveikis

Skaitmeninimo poveikio negalima nuvertinti. Popierinių dokumentų tvarkymas organizacijose užtrunka ilgai ir yra neekonomiškas, pvz., vienas „Iron Mountain“ platforma „InSight®“ besinaudojantis klientas, padidinęs bendro darbo su darbuotojais galimybę po to, kai buvo pereita prie skaitmeninių dokumentų, pranešė sutaupęs net iki 26 000 valandų per metus

Be to, organizacijos turi laikytis griežtų reglamentų, pvz., Bendrojo duomenų apsaugos reglamento (BDAR) ir Duomenų apsaugos įstatymo (BDAR atitikmuo Jungtinėje Karalystėje), kad užtikrintų, jog asmens duomenys bus pateisinamai sunaikinti laikantis duomenų saugojimo grafiko taisyklių. Priešingu atveju gali grėsti baudos, galinčios turėti neigiamos įtakos verslui.

Kokių veiksmų galite imtis

Pritaikykite vieningą, saugią ir reglamentus atitinkančią platformą, kurioje galima rasti tiek esamus, tiek neseniai konvertuotus fizinius dokumentus, ir įveikite iškilusius sunkumus:

• lengvai ir greitai raskite ieškomus dokumentus;
• padidinkite žmogiškųjų išteklių skyriaus produktyvumą, suteikdami galimybę efektyviai dirbti kartu net ir per nuotolį;
• Apsaugokite darbuotojų duomenis ir pagerinkite saugą bei auditavimą;
• padėkite užtikrinti itin svarbių dokumentų naujumą ir atnaujinimą.

Fizinių ir skaitmeninių žmogiškųjų išteklių įrašų suvienodinimas

„Iron Mountain“ žmogiškųjų išteklių sprendimas – tai kaip paslauga teikiama programinė įranga („SaaS“), leidžianti darbuotojams ir įmonės verslo partneriams nuskaityti nuskenuoti ir saugoti visas žmogiškųjų išteklių bylas saugioje debesies turinio saugykloje, leidžiančioje greičiau atlikti su žmogiškaisiais ištekliais susijusius procesus. Priklausomai nuo darbuotojui suteikto vaidmens prieigos teisių, galėsite ieškoti norimų dokumentų ir juos bendrinti su vidinėmis ir išorinėmis suinteresuotosiomis šalimis, tad kartu dirbsite dar efektyviau, kad ir kokioje vietovėje darbo vieta bebūtų. Galėsite pasinaudoti centralizuota peržiūra, suteikiančia galimybę atlikti reikiamą priežiūrą, o ataskaitų srityse rasite išsamius duomenis ir rodiklius, padėsiančius parengti itin naudingų įžvalgų, taip pat būsite perspėjami apie galiojimo laiko pabaigos datas. Sprendimu besinaudojantys žmogiškųjų išteklių skyriaus darbuotojai galės stebėti darbuotojų dokumentus ir imtis aktyvių veiksmų, pvz., atnaujinti sertifikatus, ID ir darbuotojų sutikimą su organizacijos politika, prieš pasibaigiant galiojimo laikui.