7 voordelen van archieven samenvoegen

Het opschonen van uw papieren archief kan een enorme uitdaging zijn. U kunt te maken krijgen met duizenden, of zelfs tienduizenden, documenten die verspreid zijn over verschillende locaties. Dossiers kunnen ook op locatie opgeslagen zijn, in uw eigen archiefruimten, bureaus van medewerkers en archiefkasten. Hierdoor ontstaat een complex web van documenten, waardoor het lastig is inzicht te krijgen in wat u heeft en het bijna onmogelijk is om geïnformeerde en weloverwogen beslissingen te nemen over elk document.

Waarom een verspreid archiefa uw vooruitgang in de weg staat

Hoewel veel organisaties prioriteit hebben gegeven aan het opschonen van hun archief, blijft het probleem bestaan en blijft te veel en te lang bewaren een uitdaging. Vooral wanneer documenten over meerdere locaties zijn verspreid en bij verschillende leveranciers worden opgeslagen. Door deze versnippering kunnen opschoonprojecten worden belemmerd, wordt de efficiëntie verminderd, escaleren de kosten en neemt het risico op nalevingsproblemen toe. Het betekent ook verspilde tijd vanwege het zoeken naar zoekgeraakte, verspreide of ontoegankelijke documenten, wat direct van invloed is op de productiviteit en het nemen van belangrijke beslissingen vertraagt.

Om vooruitgang te boeken en de digitale initiatieven van uw organisatie te ondersteunen, is het aanpakken van deze problemen en het nemen van weloverwogen beslissingen over het papieren archief niet alleen een optie, maar een noodzaak. Papieren documenten moeten worden gecontroleerd, gesorteerd, geordend, gedigitaliseerd voor eenvoudige toegang en uiteindelijk worden vernietigd zodra aan de nalevingsvereisten is voldaan.

7 krachtige voordelen van uw archieven samenvoegen

Het samenvoegen en opschonen van uw papieren documenten is meer dan het stroomlijnen van uw archief; het gaat om het behalen van een strategisch voordeel. Consolidatie kan uw organisatie op de volgende manieren helpen:

1. Betere zichtbaarheid en toegang: consolidatie biedt een gecentraliseerd overzicht van uw volledige archief. Met betere zichtbaarheid heeft u meer controle over uw informatie, kunt u deze op het gewenste moment snel en gemakkelijk terugvinden en kunt u gemakkelijk beslissingen nemen over vernietiging.
2. Lagere kosten: als u alleen opslaat wat nodig is om aan de nalevingsvereisten te voldoen, bespaart u opslagkosten. Dit begint met weten wat u heeft en het nemen van geïnformeerde en weloverwogen beslissingen over wat moet worden bewaard, gedigitaliseerd en vernietigd. Met de juiste consolidatie- en opschoningsstrategie kunt u een plan maken om deze strategische beslissingen elk jaar opnieuw te nemen en duurzame kostenbesparingen te realiseren.
3. Verminderde risico's: het te lang bewaren van te veel papieren documenten, kan leiden tot mogelijke nalevingsproblemen en operationele haperingen. Als al uw gegevens op één plek staan, kunt u gemakkelijker beslissingen nemen over het verwijderen van gegevens en voldoen aan uw nalevingsverplichtingen.
4. Verbeterde efficiëntie: met een goed georganiseerd archief kunt u informatie snel en efficiënt openen en terugvinden, wat leidt tot een hogere productiviteit.
5. Versnelde digitale transformatie: het elimineren van papieren documenten is een essentiële stap in het omarmen van de digitale transformatie. Zonder deze stap blijft u afhankelijk van achterhaalde manieren van werken.
6. Voorbereid op AI:het organiseren en toegankelijk maken van gegevens is van cruciaal belang voor initiatieven op het gebied van kunstmatige intelligentie (AI). Als u uw papieren documenten opschoont, kunt u strategische beslissingen nemen over wat moet worden gedigitaliseerd, op een manier die geavanceerde analyses ondersteunt.
7. Focus op belangrijkere taken: door uw papieren documenten samen te voegen en te elimineren, maakt u waardevolle tijd en middelen vrij die kunnen worden ingezet om uw organisatie vooruit te helpen en uw doelstellingen te bereiken.

Uw partner voor het samenvoegen en opschonen van uw archief

Iron Mountain biedt een uitgebreide, alomvattende aanpak om organisaties zoals die van u te ondersteunen bij het opschonen van hun fysieke archieven, ongeacht de locatie. Met innovatieve oplossingen, zoals ons Smart Suite-portfolio en Clean Start, blijft u uw oude papieren documenten voor eens en altijd de baas. 

Records stored onsite? 
Consolideer uw documenten met Iron Mountain en maak gebruik van onze Smart Suite om uw archief op te schonen. Deze oplossingen zijn speciaal ontworpen om u te helpen geïnformeerde en weloverwogen beslissingen te nemen over wat u moet bewaren, digitaliseren of vernietigen.

Wordt uw archief op uw locatie bewaard?
Via ons Clean Start-proces beoordeelt een medewerker van Iron Mountain uw lokale documenten en doet deze aanbevelingen om kosten te besparen, risico's te beperken en te voldoen aan de nalevingsdoelstellingen.

Nu organisaties meer vooruit kijken, kan het belang van het opschonen en elimineren van papieren documenten niet genoeg worden benadrukt. Door samen te werken met experts zoals Iron Mountain kunt u uw papieren archief opschonen, kosten verlagen en u concentreren op wat echt belangrijk is: uw kerndoelstellingen.

Klaar om uw archiefopruiming te versnellen?

Neem vandaag nog contact met ons op en ontdek hoe we u kunnen helpen.