De brug naar digitaal: Stoom uw organisatie klaar voor succes

Hoe kan uw organisatie zich voorbereiden voor succes in een tijdperk van digitale vooruitgang, kunstmatige intelligentie (AI) en snelle groei? Het antwoord ligt in het opzetten van een gedegen en veerkrachtig traject dat het heden naadloos verbindt met de toekomst. In internationale fora, gesprekken met onze klanten en in onze eigen organisatorische transformatie zien we de waarde van de overstap naar een op technologie gebaseerde benadering en de inspanningen die nodig zijn om dit te bereiken.

De unieke doelstellingen van uw organisatie variëren van het omarmen van geavanceerde technologie en het gebruiken van gegevens tot het verbeteren van de beveiliging en het waarborgen van een concurrentievoordeel. Ongeacht het doel of uw uitgangspunt, de weg naar succes hangt niet alleen af van uw vermogen om de voordelen van digitalisering te benutten en vertrouwen te hebben in uw basis voor archief- en informatiebeheer, maar ook het vinden van afstemming tussen uw afdelingen.

3 voordelen van het implementeren van strategische digitale initiatieven

U kunt de mogelijkheden van een digitale toekomst realiseren door de controle te nemen over uw oude gegevens, strategische digitaliseringsbeslissingen te nemen en uw digitale bestanden en data op te schonen. Maar waarom is dit eigenlijk belangrijk? Welke voordelen heeft dit voor uw archief- en informatiebeheer en voor uw organisatie als geheel? Dit zijndrie manieren waarop digitale transformatie kan leiden tot blijvend succes:

1. Bruikbare gegevens

   Door uw papieren documenten te identificeren, te beoordelen en vervolgens digitaal beschikbaar te maken, kunt u documenten omzetten in bruikbare inzichten. Deze inzichten vormen de basis voor slimme besluitvorming en helpen u de bedrijfsvoering te verbeteren en nieuwe mogelijkheden voor uw organisatie te ontdekken.

2. Geautomatiseerde processen

   Een belangrijk voordeel van digitalisering is het benutten van door technologie gestuurde processen om terugkerende handelingen te stroomlijnen, handmatig werk te verminderen en de algehele productiviteit te verbeteren. Uw organisatie maakt waarschijnlijk al gebruik van automatisering, maar met AI en machine learning zijn de mogelijkheden exponentieel toegenomen. Door met behulp van technologie en AI te scannen, samen te vatten of tijdrovende taken te automatiseren, kunnen werknemers zich richten op activiteiten die innovatie en groei stimuleren.

3. Verbeterd(e) cybersecurity en IT-assetmanagement

   Essentieel voor veel organisaties die willen transformeren, is het optimaliseren van het onderhoud en de afvoer van IT-apparatuur binnen een organisatie en het beschermen van digitale gegevens die zich op deze hardware bevinden. Effectief IT-assetmanagement en cybersecurity zorgen ervoor dat technologie-investeringen aansluiten bij strategische doelstellingen en maximaliseren tegelijkertijd het gebruik van apparatuur, minimaliseren kosten en waarborgen naleving van regelgeving.

De basis voor succes: opslaan, beschermen en beheren

Wat de doelstellingen van uw organisatie ook zijn, de veilige opslag, bescherming en het beheer van uw informatie is een essentiële voorwaarde voor effectieve verandering, zowel voor fysieke als digitale gegevens.

Goed nadenken over de opslag van uw oude of onmisbare gegevens is essentieel. Hierbij moet bovendien rekening worden gehouden met gegevensgroei, beveiliging en toegankelijkheid. Dit kan gaan om investeringen in lokale of externe opslag, cloudopslag of een hybride aanpak. En ongeacht de gekozen opslagmethode of het type informatie, zijn effectieve strategieën voor gegevensback-up, redundancy en noodherstel absoluut noodzakelijk om gegevensverlies of inbreuken te voorkomen.

Informatie- en databeheer zijn essentieel voor het handhaven van de integriteit en nauwkeurigheid van informatie. Met het opstellen van beleidsregels en normen voor het verzamelen, verwerken en gebruiken van gegevens zullen beide disciplines in het AI-tijdperk succes blijven boeken. Organisaties moeten rollen en verantwoordelijkheden definiëren voor databeheer en AI-gebruik, terwijl ze de samenwerking tussen informatiebeheer en databeheer bevorderen, met de nadruk op gegevenseigendom, toegangsbeheer en datakwaliteitsbeheer. Met effectieve en consistente beheerpraktijken blijft informatie accuraat en wordt het op de juiste manier gebruikt.

Hoewel technologie en automatisering cruciaal zijn voor het vermogen van een organisatie om haar doelen te bereiken, mogen we het belang van solide informatiebeheer niet onderschatten. De basisbeginselen die ons in staat stellen om aan de voorschriften te voldoen, onze gegevens te beveiligen en intelligente zakelijke beslissingen te nemen, bevorderen succesvolle resultaten voor alle onderdelen van onze organisaties.

Uw partner voor een digitale toekomst

Door de juiste prioriteit te geven aan uw archief- en informatiebeheer, kunt u het volledige potentieel van uw informatie realiseren en u voorbereiden op de toekomst. Bekijk Iron Mountain’s Smart Sort en Smart Reveal om te zien hoe wij uw informatiebasis kunnen versterken en het proces van het opschonen van uw archief kunnen starten.