Digitalisering is het medicijn voor medische dossiers om patiëntenzorg te optimaliseren

Uitdaging

• Onvoldoende ruimte op locatie voor patiëntenzorg
• Beperkte toegang tot patiëntendossiers
• Dure opslag elektronische medische dossiers (EMD)
• Onvoldoende middelen voor informatiebeheerstrategie

Oplossing

• Iron Mountain Smart Sort
• Scannen
• InSight® platform voor contentdiensten op AWS
• Projectondersteuning op locatie

Waarde

• In minder dan 10 dagen bijna 231 kubieke meter ruimte vrijgemaakt voor patiëntenzorg
• 30% minder dossiers waarvan de bewaartermijn is verstreken
• 32.000 papieren dossiers en 3,5 miljoen afbeeldingen gedigitaliseerd
• Gecentraliseerde gegevenstoegang en lagere opslagkosten en -risico's
• Een doorlopende strategie opgezet voor het bewaren van documenten
  
  

Brightshores Health System, voorheen Grey Bruce Healthcare Services, heeft zich als doel gesteld te zorgen voor gezondere gemeenschappen, patiënt voor patiënt. In 1998 verenigde het een groep lokale ziekenhuizen in één organisatie. Sindsdien is de organisatie met bijna 25% gegroeid en zijn de gezondheidsdiensten uitgebreid. Vandaag de dag ontvangt Brightshores Health System, met zes ziekenhuizen in de regio Grey Bruce in het Canadese Ontario, meer dan 100.000 patiënten per jaar.

Om deze missie te laten slagen, maakt Brightshores Health System van patiëntenzorg een topprioriteit. Een deel van die zorg is afhankelijk van het goed en proactief beheren van patiëntendossiers en het voldoen aan de wettelijke vereisten. In Ontario, Canada, moeten medische dossiers van volwassenen vanaf de datum van laatste invoer 10 jaar worden bewaard.

Naarmate Brightshores Health System groeide, nam de groeiende hoeveelheid papieren patiëntendossiers steeds meer fysieke ruimte in beslag die nodig was voor patiëntenzorg. Dit belemmerde tijdige, efficiënte toegang tot dossiers en verhoogde de opslagkosten. De patiëntendossiers van Brightshores Health System moesten worden opgeschoond, georganiseerd en proactief worden beheerd. En er moest een strategie komen voor het beheren en bewaren van dossiers.

Daarom wendde het regionale ziekenhuis in Owen Sound, de grootste locatie van Brightshores Health System, zich tot Iron Mountain. Het doel was patiëntendossiers digitaliseren, een kosteneffectieve opslagoplossing vinden, een proactieve strategie ontwikkelen voor het bewaren van documenten en middelen leveren voor de implementatie. De teams gebruikten Iron Mountain Smart Sort®, Scanning, Image on Demand, het InSight® platform voor contentdiensten op AWS en projectondersteunende diensten op locatie. Dankzij zaken als vrijgekomen ruimte, gecentraliseerde gegevenstoegang, verbeterde dossierbeveiliging, lagere opslagkosten en een doorlopende strategie voor het bewaren van documenten, kan Brightshores Health System een digital-first strategie toepassen en de patiëntenzorg beter optimaliseren.

Het medicijn tegen problemen met medische dossiers

Als het niet wordt aangepakt, kunnen ongeorganiseerde medische dossiers de toegang tot dossiers belemmeren, leiden tot regelgevings- en beveiligingsrisico's en de opslagkosten opdrijven. Brightshores Health System werd geconfronteerd met uitdagingen rond de complexiteit van dossierbeheer, zoals het bewaren, vernietigen en doorlopend gebruiken, evenals beperkte middelen en de stijgende kosten van het systeem voor elektronische medische dossiers (EMD) van het ziekenhuis.

Iron Mountain hielp Brightshores Health System bij het verkrijgen van betere controle en een beter beheer van medische dossiers. Als eerst beoordeelde het archiefbeheerteam van Iron Mountain de situatie, uitdagingen en vereisten van de vestiging in Owen Sound. Vervolgens stelde het team een plan op om patiëntendossiers te organiseren en te digitaliseren en zo kostbare ruimte terug te winnen voor patiëntenzorg.

De vestiging in Owen Sound maakte gebruik van Iron Mountain Smart Sort om naleving te garanderen, de retentie te beheren en de zichtbaarheid van medische patiëntendossiers te verbeteren. Informatie uit de hoofdpatiëntenindex van Owen Sound en het retentieschema voor dossiers hielpen bij het nemen van nauwkeurige beslissingen over het bewaren en doorlopend gebruiken. De dossiers werden uitgezocht en gelabeld voor scannen, opslag in archiefdozen en opslag op afroep. Daarnaast wilde Brightshores Health System alle dossiers identificeren die in aanmerking kwamen voor vernietiging en zo de risico's en opslagkosten beperken.

Als gevolg daarvan werd 30% van de dossiers waarvan de bewaartermijn was verstreken, vernietigd.

32.000 papieren dossiers en 3,5 miljoen afbeeldingen

Iron Mountain Scanning, Image on Demand  en InSight op AWS werden geïmplementeerd bij de vestiging Owen Sound van Brightshores Health System. De oplossing is als geheel essentieel voor het digitaliseren van patiëntendossiers, waaronder 32.000 papieren dossiers en 3,5 miljoen afbeeldingen, waarbij papieren, film en digitale dossiers worden samengebracht voor beter onderbouwde patiëntenzorg.

Een hybride fysiek-digitale omgeving blijft de realiteit voor Brightshores Health System. Met Image on Demand kan Brightshores fysieke dossiers naar behoefte converteren naar digitaal. Het InSight-platform voor contentdiensten biedt Brightshores Health System een veilige, gecentraliseerde weergave van patiëntgegevens. Hierdoor kunnen geautoriseerde werknemers gegevens in een cloudopslag openen en opvragen. Zo heeft Brightshores Health System de zichtbaarheid van patiëntendossiers verbeterd met tijdige toegang, waardoor artsen beter kunnen reageren en effectievere patiëntenzorg kunnen leveren.

Een digital-first-strategie stimuleren

Organisaties in de gezondheidszorg zien zich geconfronteerd met de extra gegevensuitdaging van het organiseren en beheren van zeer gevoelige, streng gereguleerde medische dossiers. Voor Brightshores Health System was archiefbeheer vanwege de beperkte middelen niet haalbaar, terwijl de risico's en kosten toenamen. Dankzij de oplossingen en ondersteuning van Iron Mountain, en de relevante informatie van de Owen Sound-vestiging, kon het team de bestaande patiëntendossiers verwerken. Binnen 10 dagen had het team bestaande patiëntendossiers veilig ingepakt, verplaatst, gesorteerd, geclassificeerd en gedigitaliseerd, waardoor er bijna 231 kubieke meter ruimte vrijkwam voor patiëntenzorg en tegelijkertijd werd voldaan aan de wettelijke vereisten.

Met de hulp van Iron Mountain zette Brightshores Health System ook een doorlopend plan op voor het beheer van patiëntendossiers. Om opeenhoping van dossiers waarvan de bewaartermijn was verstreken te verminderen, worden bestaande patiëntendossiers nu georganiseerd op bewaartermijn. Nieuwe dossiers worden bovendien snel gedigitaliseerd en geclassificeerd voor een goede organisatie, tijdige toegang voor artsen en kosteneffectieve opslag. Dankzij deze uitgebreide en proactieve aanpak kan Brightshores Health Systems haar nieuwe digital-first strategie implementeren.

Voor organisaties in de gezondheidszorg is het beheer van patiëntendossiers een essentiële competentie. Door het archiefbeheer te verbeteren en digitaliseren heeft Brightshores Health System risico's verminderd, kosten bespaard en ruimte teruggewonnen voor patiëntenzorg. Naast verbeterde toegang tot dossiers en verbeterd archiefbeheer kan Brightshores Health System de patiëntenzorg optimaliseren, waardoor de missie om gezondere gemeenschappen op te bouwen, patiënt voor patiënt, wordt bevorderd.