Een complex datalandschap stroomlijnen ter voorbereiding op audits en AI

Branche

Informatietechnologie

Uitdaging

Een complex datalandschap had een maatwerk archiverings- en bewaarproces nodig

Oplossing

Iron Mountain Information Governance Advisory Services, Iron Mountain InSight® en een integratie met Policy Center

Waarde

• Over de hele linie 70x efficiënter geworden
• Efficiëntie met 60% verhoogd bij het beoordelen van dataretentieregels
• Voorbereid op audits en AI

Kyndryl heeft als doel de toonaangevende bedrijven ter wereld te helpen hun activiteiten tegen verstoringen te beschermen en klanten te ondersteunen. Na het afstoten van IBM stond Kyndryl echter voor de uitdaging om binnen een complex datalandschap te opereren. Tegelijkertijd kreeg Paul Morton, Associate Director of Data Governance bij Kyndryl, de opdracht om binnen negen maanden een archiverings- en bewaarproces in te voeren.

Naast de afstoting en het nieuwe proces doken er nog andere uitdagingen op. Kyndryl is actief in meer dan 70 landen, wat het bedrijf verplicht honderden uiteenlopende, lokale wettelijke vereisten voor het bewaren van gegevens te beheren. Om een effectief archiverings- en bewaarproces te implementeren en voor te bereiden op audits, moest Kyndryl drie grote uitdagingen aangaan:

• Omgaan met een mix van oude en nieuwe systemen voor alle bedrijfsfuncties: meer dan 1.800 applicaties in ruim 50 datacenters wereldwijd die moesten worden gereduceerd, vereenvoudigd en gestroomlijnd.
• Onduidelijke eigendomskwesties tussen Kyndryl en IBM oplossen: 1 miljoen contactgegevens en 300.000 directe klantgegevens moesten worden bekeken.
• Navigeren door een complexe en ambigue gegevensstrategie: heterogene systemen, platformen, gegevens en applicaties en honderden lokale regels voor het bewaren van gegevens vormden een complexe IT-omgeving.

"Kyndryl handelde meerdere grootschalige problemen tegelijk af om een effectief archiverings- en bewaarproces te implementeren ter voorbereiding op audits. Als bonus werd Kyndryl zo ook voorbereid op AI. Na de eerste projectvoorbereiding en de hulp van Iron Mountain was het archiverings- en bewaarproces in zes maanden operationeel", vertelt Morton.

De uitdagingen aangaan

In het streven naar voorbereiding op audits besloot het IT-team van Kyndryl een procesgestuurde aanpak te volgen. Eerst heeft het team de specifieke bedrijfsprocessen geïdentificeerd die IT moest ondersteunen. Vervolgens richtte het team zich op de platforms die deze bedrijfsprocessen konden ondersteunen. Deze prioriteitsplatforms werden gebruikt als lakmoesproef om de applicatieontwikkeling te stroomlijnen. Een nieuwe applicatie was bijvoorbeeld niet nodig als dezelfde of vergelijkbare mogelijkheden al bestonden op een bestaand platform.

Het team heeft ook het nieuwe archiverings- en bewaarproces verplicht gesteld om transparantie in databeheer te bieden en één bron van waarheid te hanteren. Uiteenlopende gegevenssets en -indelingen moesten in één platform worden gecombineerd om de toegang tot gegevens te vereenvoudigen, de bruikbaarheid te vergroten en het bedrijf toekomstbestendig te maken.

Kyndryl's criteria voor een partneren platformselectie omvatten drie belangrijke kenmerken:

1. Een kant-en-klare oplossing van één leverancier die ook aan de behoeften van Kyndryl kon worden aangepast
2. Een erkende marktleider
3. Een vertrouwde bondgenoot voor de zakenpartners van Kyndryl

Kyndryl koos voor een samenwerking met Iron Mountain. Morton wist dat Iron Mountain niet alleen aan hun eisen voldeed, maar ook over de expertise beschikte die ze nodig hadden op het gebied van informatiebeheer en de documenttypen die ze verwerken, aangezien Kyndryl al fysieke informatie bij Iron Mountain had opgeslagen.

Gegevens voorbereiden

Onder leiding van Morton werkte het IT-team van Kyndryl samen met de interne partners van het bedrijfsteam en Iron Mountain aan de ontwikkeling van een set regels, of governance, voor het opslaan van gegevens. Er werden specifieke criteria geformuleerd voor actieve gegevens die dagelijks worden gebruikt, passieve gegevens voor directe offline toegang en gearchiveerde gegevens die uitsluitend om juridische redenen worden bewaard, niet als back-upbron.

"Onze archiveringsregels zijn belangrijk voor de opvraagbaarheid en rechtmatigheid van de gegevens zelf. Gegevens te lang bewaren is net zo goed een risico als ze helemaal niet bewaren", zegt Morton. "Aanvankelijk bevatte de algemene regel voor gegevensretentie 400 verschillende regels die in juridische taal werden geschreven, waardoor het voor mensen moeilijk was om te weten welke regels van toepassing waren. We hebben samengewerkt met het Information Governance Advisory Services-team van Iron Mountain om de wereldwijde regels te reduceren tot 93 sterk vereenvoudigde regels, die nu de gegevensarchieven van Kyndryl bepalen. Momenteel schatten we dat het 60% efficiënter is om regels voor gegevensretentie te beoordelen dan in het verleden. Belangrijker nog, wij hebben vertrouwen in de referentiegegevens."

Kyndryl distilleerde de regels verder tot de meest vitale componenten, waardoor ze begrijpelijker en bruikbaarder werden. Elke regel werd gedefinieerd door het gegevensobject, de minimale en maximale bewaartermijn, het jaar, het land en de gegevensindeling.

Beveiliging is van het grootste belang voor Kyndryl. Daarom wilden ze de controle en levenscyclus van hun gegevens behouden. Iron Mountain werkte samen met Kyndryl om de gegevens die zijn opgeslagen in hun instanties van AWS, Microsoft Azure en elders beschikbaar te stellen voor weergave en beheer in Iron Mountain InSight®, ons platform voor contentdiensten. Kyndryl kan systematisch bewaarregels toepassen op hun informatie in InSight via een integratie met Policy Center, het cloudgebaseerde beheerplatform voor bewaartermijnen en privacybeleid van Iron Mountain dat meer dan 60 landen ondersteunt.

Voorbereiden op AI

Een van Kyndryl's meest transformerende resultaten van het archiverings- en bewaarproces was dat gegevens nu ook klaar zijn voor AI. Dat komt omdat de reis naar AI-voorbereiding bestaat uit effectief informatiebeheer en strenge procedures voor naleving.

Naast duidelijk databeheer koos Kyndryl ook voor een solide gegevenscatalogisering om informatiebeheer te versterken. Met behulp van InSight worden gegevens geclassificeerd, gelabeld met metadata en geordend voor beheer, toegankelijkheid en bruikbaarheid in de hele organisatie. Omdat het vinden van gegevens altijd een uitdaging is, verzamelt Kyndryl de termen die bedrijfsonderdelen gebruiken bij het zoeken naar gegevens. Kyndryl kan nu alle gegevens uit de catalogus en alle metadata uit het archief beheren en gebruiken.

"Kyndryl werd ook voorbereid op AI. Omdat we weten welke gegevens we hebben en in welke indeling deze zijn opgeslagen, hebben we gezorgd voor consistentie van gegevens en vastgestelde standaarden. Hiervoor heeft Kyndryl twee gegevenscatalogi gemaakt. De ene bevat informatie over de gegevens en de andere bevat informatie over waar de gegevens zich bevinden. Als gevolg daarvan zijn de gegevens van Kyndryl nu zowel voorbereid op audits als AI", aldus Morton.

De resultaten

Kyndryl's IT richt zich op het ondersteunen van bedrijfseenheden en het verbeteren van bedrijfsresultaten. Het implementeren van het archiverings- en bewaarproces en het klaarstomen voor AI was op beide punten een succes. De bedrijfseenheden hebben betere toegang tot bruikbare gegevens, waardoor intelligente besluitvorming wordt versneld voor betere bedrijfsresultaten.

Over de hele linie maakte dit project Kyndryl 70x efficiënter, vereenvoudigde dit het inzicht in regels, verbeterde dit het databeheer, verlaagde het de kosten voor het beheer van complianceregels en verbeterde het de naleving, en maakte het AI-voorbereiding mogelijk. "Dit soort uitkomsten zijn transformerend voor Kyndryl. We hebben de basis gelegd voor een sterkere, slimmere en schaalbare toekomst", concludeert Morton.

Wilt u uw gegevens voorbereiden op AI?

Neem contact op met Iron Mountain om uw specifieke behoeften te bespreken.