Anders werken: Hoe automatisering organisaties helpt om 8 hedendaagse uitdagingen te overwinnen

Samenvatting

De afgelopen jaren is de manier van werken drastisch veranderd. Vandaag de dag lopen organisaties tegen nieuwe obstakels aan, zoals thuis- en hybride werken, omgaan met economische onzekerheid en politieke onrust, de opkomst van AI, en nog veel meer. Met behulp van workflowautomatisering kunnen organisaties deze uitdagingen het hoofd bieden en zich beter voorbereiden op de toekomst.

Een compleet nieuwe wereld

Herinnert u zich de begindagen van corona nog, toen we allemaal dachten dat we gewoon een paar weken thuis zouden blijven en dat we daarna weer door konden gaan met ons oude leven?

Nu weten we dat het nooit meer hetzelfde zal zijn. Inmiddels hebben we 'het nieuwe normaal' zo vaak gehoord, dat de uitdrukking al verouderd lijkt. Toch is het goed om even stil te staan bij het feit dat we de afgelopen jaren ongekende veranderingen hebben doorgemaakt. Organisaties hebben te maken met de gevolgen van corona, inflatie, klimaatverandering, politieke onrust en natuurrampen, terwijl ze zich moeten aanpassen aan voortdurende technologische innovaties.

Analisten van McKinsey schrijven in een rapport over de huidige stand van zaken bij organisaties: "Bedrijfsleiders over de hele wereld dealen momenteel niet alleen met economische volatiliteit, geopolitieke instabiliteit en de aanhoudende gevolgen van de coronapandemie, maar ook met een reeks organisatorische verschuivingen die aanzienlijke gevolgen hebben voor structuren, processen en mensen. Deze verschuivingen omvatten onder andere complexe vragen over hoe we snel kunnen organiseren voor meer veerkracht, hoe we de juiste balans kunnen vinden tussen werken op kantoor en op afstand, hoe we de afnemende mentale gezondheid van werknemers kunnen verbeteren en hoe we nieuwe capaciteiten kunnen ontwikkelen in een tijd van snelle technologische veranderingen."

Leiders zijn op zoek naar concrete, praktische stappen die ze kunnen nemen om hun teams te helpen om te gaan met de huidige omstandigheden en zich tegelijkertijd voor te bereiden op de toekomst, om deze uitdagingen zo het hoofd te bieden.

Er zijn geen makkelijke antwoorden. Maar wat organisaties wel kunnen doen, is meer workflowautomatisering implementeren.

Workflowautomatisering

Wat voor werk u ook doet, er zijn altijd wel routinetaken die u regelmatig uitvoert. Deze taken zijn misschien niet heel ingewikkeld, maar ze moeten wel op tijd af zijn om uw organisatie draaiende te houden. En op sommige afdelingen, zoals de postkamer, personeelszaken, en crediteuren en debiteuren, neemt het verwerken van documenten veel tijd van werknemers in beslag.

Deze herhalende, handmatige taken kunnen opstoppingen veroorzaken die uw bedrijf vertragen. Hierbij kunnen ook fouten worden gemaakt en werknemers vinden deze taken vaak vervelend.

Bij workflowautomatisering wordt technologie ingezet om deze routinetaken over te nemen. Het gaat hierbij om op regels gebaseerde processen waarmee computers de meeste taken kunnen uitvoeren zonder tussenkomst van een medewerker. Wanneer zich ongewone situaties voordoen, komen deze in een wachtrij met uitzonderingsgevallen, zodat de juiste persoon kan bepalen hoe te handelen.

Workflowautomatisering is altijd al een verbetering geweest. Door processen te stroomlijnen, worden organisaties efficiënter en krijgen medewerkers meer ruimte voor strategischer en innovatiever werk. En onder de huidige omstandigheden is automatisering zinvoller dan ooit.

AI voor workflowautomatisering

Organisaties in elke branche zijn enthousiast over de mogelijkheden van de nieuwste AI-tools. Forrester voorspelde dat organisaties die gebruikmaken van AI "tot 50% meer tijd zullen vrijmaken voor werknemers om creatieve problemen op te lossen, klantgerichte innovatie te stimuleren en ongekende meerwaarde voor bedrijven te creëren."

Wat workflowautomatisering betreft, verwacht Forrester dat grote taalmodellen, gecoördineerd door autonome werkplekassistenten (ook wel 'digitale medewerkers' genoemd), 10% van de operationele automatiseringen in 2024 zouden aansturen.

Hoe kunnen deze digitale medewerkers u helpen? Misschien is er geen betere manier om daar achter te komen dan het generatieve AI direct te vragen. Dat hebben we gedaan en ChatGPT antwoordde dat het kon helpen met het volgende:

• “Content genereren: u kunt generatieve AI-modellen, zoals taalmodellen, gebruiken om het genereren van content te automatiseren, waaronder rapporten, e-mails en documentatie. Dit kan tijd besparen en zorgen voor consistentie in communicatie binnen workflows."
• “Procesoptimalisatie: generatieve AI-algoritmen kunnen grote gegevenssets analyseren om patronen te identificeren en optimalisaties voor bestaande workflows voor te stellen. Dit helpt bij het stroomlijnen van processen, het verbeteren van de efficiëntie en het verminderen van knelpunten."
• “Hulp bij besluitvorming: generatieve AI kan helpen bij de besluitvorming door inzichten en aanbevelingen te geven op basis van historische gegevens. Dit is vooral nuttig voor workflows met complexe besluitvormingsprocessen."

Generatieve AI kan ook helpen met natuurlijke taalverwerking, taakautomatisering, het aanpassen van workflows aan veranderende omstandigheden en gegevenssynthese.