Ziekenhuis verlaagt opslagkosten en verbetert inzicht en compliance met Smart Sort

Medische gegevens zijn essentieel om de beste zorg te kunnen leveren, maar ze zijn ook sterk gereguleerd. Alle beslissingen over hoe ze worden bewaard, voor hoe lang en welke er mogen worden verwijderd, moeten voldoen aan de wet- en regelgeving die de integriteit en veiligheid van gezondheidsinformatie beschermt.

Een Amerikaans ziekenhuis besloot zijn informatiebeheer onder handen te nemen. Maar er was behoefte aan meer inzicht per document en een beter, verdedigbaar proces voor het nemen van beslissingen over verwijdering of externe opslag. Het medisch centrum kwam uit bij Iron Mountain Smart Sort.

Zo werkt Smart Sort

Met Smart Sort kunnen organisaties snel een grote hoeveelheid documenten opsporen, sorteren, organiseren en beheren. Smart Sort is een workflowoplossing en gebruikt basisinformatie (zoals nummers van patiëntendossiers) uit de belangrijkste bedrijfsapplicaties en koppelt die informatie aan een scan of invoer van het document-ID.

De Smart Sort-technologie is ontwikkeld om besluitvorming en toewijzing te automatiseren zodra er een match wordt gevonden. Het resultaat is een actuele lijst die de locatie van alle documenten tot op het niveau van individuele dozen in kaart brengt. Zo kan een organisatie snel bepalen wat er met een document moet gebeuren om aan de vereisten te voldoen.

We delen graag een voorbeeld van hoe een groot ziekenhuis Smart Sort inzette.

Hoe Smart Sort zorgt voor inzicht en compliance bij de opslag van medische dossiers

Zo profiteerde een ziekenhuis van Smart Sort

Situatie

Om ruimte te maken voor nieuwe zorgmogelijkheden wilde een ziekenhuis ruimte vrijmaken door hun papieren documenten naar een externe opslaglocatie te verhuizen. Om de opslagkosten en risico’s te beperken wilden ze vóór het opslaan eerst alle documenten opsporen die in aanmerking kwamen voor vernietiging.

Uitdaging

Elke actie die een organisatie in de gezondheidszorg onderneemt rond patiëntendossiers moet verdedigbaar zijn. De organisatie moet zich houden aan de landelijke wetgeving, privacyregels voor de gezondheidszorg en contractuele afspraken (bijvoorbeeld met verzekeringsmaatschappijen). Het medisch centrum in deze case kwam al snel tot de conclusie dat het hen ontbrak aan overzicht en een vast proces om verdedigbare beslissingen te nemen over welke dossiers moesten worden bewaard.

Smart Sort in actie

Een team van Iron Mountain ging aan de slag met Smart Sort, relevante informatie uit de patiëntendatabase en het bewaarschema van het ziekenhuis. Deze stappen werden gezet:

• Het archief van de zorgverlener doornemen om alle documenten te identificeren en te beoordelen of ze in aanmerking komen voor vernietiging
• ID’s scannen van alle papieren documenten
• Alle documenten ordenen op vernietigingsjaar en een actuele lijst maken van welk document in welke doos zit
• Alle documenten sorteren en opnieuw in dozen doen, op basis van het bewaarschema
• De in aanmerking komende documenten meteen vernietigen om opslagkosten te verlagen en risico’s te beperken