IT-apparatuur laten afvoeren: 7 kenmerken van een betrouwbare partij

Blogs en artikelen

Heeft u een stapel oude computerapparatuur die u liever kwijt dan rijk bent? Zo vindt u de beste ITAD-partner.

31 augustus 20227 min

De technologie evolueert snel en vernieuwingscycli worden steeds korter. Daardoor is het afvoeren van oude IT-apparatuur ingewikkelder geworden en dat brengt risico's met zich mee. Voor u en uw organisatie.

Nu er in Europa strenge privacyregels gelden en ook in de VS de druk toeneemt om maatregelen te nemen, staat er veel op het spel als het gaat om het beschermen van gevoelige digitale informatie. Vanaf het moment dat de gegevens worden aangemaakt tot en met hun vernietiging.

IT Asset Disposition (ITAD), oftewel het vernietigen of afvoeren van IT-apparatuur, helpt organisaties om op een veilige manier van hun oude pc's, tablets, servers en harde schijven af te komen. Dus zonder dat gegevens op de datadragers openbaar worden. Soms wordt de apparatuur vernietigd door deze te versnipperen of te vermalen. Andere keren worden apparaten gewist en doorverkocht, waarbij de klant een percentage van de restwaarde ontvangt. Hoe de apparatuur ook wordt afgevoerd, de gegevens moeten veilig zijn en de IT-middelen moeten in elke fase van het afvoerproces worden getraceerd en gedocumenteerd.

Risico op datalekken, boetes en imagoschade

Heeft u als IT-manager een stapel oude computerapparatuur die u liever kwijt dan rijk bent? Het wegdoen van IT-apparaten is helaas andere koek dan het weggooien van oud kantoormeubilair. Computers, harde schijven, mobiele telefoons, USB-sticks en zelfs printers kunnen gevoelige gegevens bevatten. Die gegevens kunnen lekken, waarna uw organisatie te maken krijgt met rechtszaken, boetes en imagoschade. Gegevens deleten of opslagmedia formatteren biedt geen bescherming. Hiermee worden namelijk alleen de digitale verwijzingen naar data verwijderd, maar de gegevens zelf blijven erop staan. Zelfs schijven die meermaals zijn geformatteerd, kunnen nog heel wat herstelbare informatie bevatten.

Hieraan herkent u een betrouwbare ITAD-leverancier

ITAD is een speciale discipline die meerdere checkpoints, beveiligingen en een audittrail omvat, én verificatie van het wissen en vernietigen van apparaten. Zeker weten of uw ITAD-leverancier betrouwbaar is? Volgens John Sharpe, directeur productmanagement bij Iron Mountain, kunt u letten op de volgende punten:

1. Controleerbaar proces - Elk te vernietigen apparaat moet worden geregistreerd in een inventaris en gedurende het hele verwijderingsproces worden gevolgd. Bijvoorbeeld door een code te scannen bij inlevering en op elk afgiftepunt. Het inventarisbeheersysteem moet eventuele ontbrekende items signaleren en een uitzonderingsrapport opstellen. Als klant moet u dit proces op elk moment kunnen controleren.

2. Beveiligd(e) transport en voertuigen - Tijdens het vervoeren is IT-apparatuur erg kwetsbaar. Voorwerpen kunnen uit laadbakken vallen en vrachtwagens die niet op slot staan zijn aantrekkelijk voor dieven. Zoek daarom een ITAD-leverancier die werkt met gesloten, beveiligd transport en veilige overdrachtspunten die worden bewaakt met CCTV-camera’s.

3. Zicht op projectstatus - U mag nooit in het duister tasten over de status van uw ingeleverde IT-apparatuur. Een online trackingsysteem zoals u dat kent van postbezorgers, moet u in staat stellen de exacte locatie en status van uw apparatuur te achterhalen wanneer u dat wilt.

IT-apparatuur en e-waste veilig laten afvoeren?

Veilige vernietiging & recycling van uw IT-apparatuur

Harde schijven vernietigen of oude IT-apparatuur doorverkopen? Ontdek onze veilige, milieuvriendelijke en rendabele aanpak.

4. Gescreend personeel- De beste logistiek ter wereld is compleet nutteloos als men er niet op kan vertrouwen dat de medewerkers zich aan alle afspraken houden. Van iedereen die uw apparatuur aanraakt moet daarom de achtergrond worden gecontroleerd. En in het beleid van uw ITAD-partner moeten gedragsnormen en sancties voor niet-naleving staan. U hoort een kopie van dat beleid te krijgen als u daarom vraagt.

5. Bewijs of certificaat van vernietiging - Bij professionele ITAD hoort een bewijs dat de apparatuur is gewist, gerecycled of vernietigd op een manier die voldoet aan de voorwaarden van het contract. Er is geen bestuursorgaan dat certificaten van vernietiging afgeeft, dus u kunt het beste werken met een ITAD-partner die is gecertificeerd door een brancheorganisatie zoals e-Stewards of Sustainable Electronics Recycling International (SERI).

6. Bewijs van volledig wissen bij remarketing - Als u apparaten laat refurbishen of doorverkopen, moet uw ITAD-leverancier u een bewijs leveren dat de aanwezige opslagmedia volledig zijn gewist of vernietigd.

7. Garantie dat er geen giftig afval wordt gestort – E-waste is een groeiend probleem, vooral op stortplaatsen in onderontwikkelde landen. Computerapparatuur bevat giftige metalen en chemicaliën die het grondwater kunnen vervuilen én problemen kunnen opleveren op het gebied van regelgeving en public relations. Voor uw gemoedsrust moet uw ITAD-partner daarom aan alle relevante normen rond e-waste voldoen, zoals de WEEE-richtlijn, ISO 14001 en e-Stewards.

Kortom, gooi uw oude IT-apparatuur niet zomaar bij het vuilnis, maar zoek een partij die de risico’s kent en die u gerust kan stellen.