Transformatie van de werkplek: minder papier en externe opslag

Innoveren, de productiviteit verhogen en personeel vinden en behouden? Veel organisaties weten al dat daarvoor een flinke transformatie van de werkplek nodig is. Uit een recent onderzoek van de International Data Group (IDG), gesponsord door Iron Mountain, blijkt zelfs dat meer dan de helft van de ondervraagde organisaties in januari 2022 een of meer transformatieprojecten had lopen.

Eindelijk weer ruimte

Een transformatie bestaat uit allerlei stappen, maar meer dan de helft van de projecten begint met een fysieke verandering. Eentje die medewerkers motiveert en met elkaar, partners en klanten verbindt. Volgens het IDG-rapport willen veel organisaties vooral een productievere ruimte. Dit gaat vaak samen met het weghalen van kantoorapparatuur en het veilig opslaan van papieren documenten op een externe locatie. Zo vindt 42% van alle IT-respondenten het digitaliseren van fysieke informatie en documenten een van de belangrijkste aandachtspunten in de werkplektransformatie. Dit past bij de trend om papierarm te werken, een term die werd bedacht nadat duidelijk werd dat een volledig papierloos kantoor niet altijd haalbaar is.

86% vindt papierarm werken cruciaal

Negen van de tien organisaties bewaren papieren documenten op hun eigen kantoorlocatie. Maar slechts 46% van die documenten wordt regelmatig bekeken. Simpel gezegd: om papierarm te worden is het nodig om minder papieren documenten te creëren én bestaande papieren om te zetten naar een digitaal formaat. Uit het onderzoek van IDG blijkt dat 86% van alle respondenten een papierarme omgeving cruciaal of zeer belangrijk vindt. Bijna iedereen (98%) is van plan een partij in te huren om hen te helpen dit doel te bereiken. Bijvoorbeeld via het digitaliseren van papieren documenten, het veilig verplaatsen van bestaande dossiers en het vernietigen van fysieke informatie. Om ruimte vrij te maken zegt 94% van alle respondenten te hebben overwogen om dossiers voortaan extern te bewaren.

Eerst plannen, dan pas transformeren

Helaas is zo’n veranderproces voor de meeste organisaties nogal intimiderend. Slechts 39% van degenen die nog niet met een transformatieproject zijn begonnen, voelt zich goed voorbereid en klaar voor de start. Dit kan te maken hebben met de omvang van zo’n project. Zelfs iets eenvoudigs als het verplaatsen van papieren documenten naar een andere locatie vereist sorteren, scannen, labelen, classificeren en soms ook veilige vernietiging. Het is dan ook niet gek dat bijna alle respondenten (95%) zeggen dat ze waarschijnlijk eerst een onafhankelijk assessment zouden laten doen vóór het plannen en uitvoeren van hun werkplektransformatie.

Negen van de tien organisaties bewaren papieren documenten op hun eigen kantoorlocatie. Maar slechts 46% van die documenten wordt regelmatig bekeken.

Market Pulse Research: Workplace Transformation door IDG

Papierarm op de goede manier

Wees kritisch in het kiezen van een partner voor uw werkplektransformatie. U kunt bijvoorbeeld letten op de ervaring in het omgaan met gevoelige of vertrouwelijke informatie en of er een assessment van uw te transformeren werkvloer mogelijk is. U moet ook overwegen of u hulp wilt bij de ontwikkeling van een strategie, de uitvoering van die strategie of allebei. Zoals een respondent zei: “Documenteer alle processtappen en maak een tijdschema voor elke stap. Doe due diligence-onderzoek naar alle betrokken partijen, met leveranciers in uw achterhoofd.”

Zodra u de juiste partner heeft gevonden, wordt de transformatie van uw werkplek niet alleen mogelijk, maar ook haalbaar en daar profiteren uw collega’s, partners én klanten van.