Kontorhotell blir stadig mer populært – men hva skjer med bedriftens arkiver?

Kontorhotell og coworking-løsninger har blitt en stadig mer populær trend blant bedrifter. De siste årene har bransjens omsetning økt med mer enn 20 % per år, og flere bedrifter forlater tradisjonelle kontorlokaler for å dra nytte av fleksible arbeidsplasser, lavere kostnader og skalerbare løsninger. Men med denne endringen følger et viktig spørsmål: Hva skjer med bedriftens arkiv når kontorplassen krymper?

I tradisjonelle kontorer har bedrifter ofte egne rom for fysiske arkiver og dokumenter. Når man flytter til et kontorhotell med mindre plass, er det sjelden mulighet til å oppbevare store mengder papirarkiver. Samtidig må visse dokumenter oppbevares i flere år for å oppfylle lover og bransjespesifikke regler. Dette innebærer at bedrifter som flytter til kontorhotell må finne andre løsninger for å oppbevare arkivet på en sikker, men likevel tilgjengelig måte.

Løsningen: Sett bort arkivhåndteringen og digitaliser dokumentene deres

Hvis dere har planer om å flytte til kontorhotell, kan det være smart å la en ekspert ta seg av deres fysiske arkiver. Ved å sette bort arkivhåndteringen til oss hos Iron Mountain, slipper dere å tenke på oppbevaring og å sikre dokumentene deres – samtidig som dere sparer både tid og plass. Dere får en trygg løsning som følger alle gjeldende lovkrav, uten at dere trenger å belaste egne ansatte med unødvendige administrative oppgaver.

Vi tilbyr en komplett løsning for arkivhåndtering i forbindelse med bedriftsflytting. Det starter med en grundig befaring der vi går gjennom det eksisterende arkivet og identifiserer hvilke dokumenter som må oppbevares, hva som kan digitaliseres og hva som kan destrueres i henhold til gjeldende lover og regler. For dokumenter som må oppbevares i originalformat, tilbyr vi sikker lagring i våre topp moderne arkivlokaler, mens øvrige dokumenter kan skannes og lagres i et digitalt arkiv for rask og sikker tilgang.

Ved bedriftsflytting kan vi til og med gjennomføre en såkalt Clean Start, der vi ikke bare gjennomgår arkivene deres, men også håndterer IT-utstyr og andre verdifulle eiendeler. Målet er å skape en effektiv og bærekraftig løsning som frigjør ressurser og reduserer belastningen på bedriften.

Fordelene med å sette bort arkivhåndteringen

Det er flere fordeler med å få hjelp fra eksperter innen arkivhåndtering ved kontorflytting. For det første frigjør det verdifull kontorplass som kan brukes mer effektivt i de nye lokalene. Ved å digitalisere dokumenter blir det enklere å få tilgang til og søke gjennom informasjonen. Dette er tidsbesparende, og reduserer dessuten risikoen for informasjonstap.

Sikkerheten er også en viktig faktor. Iron Mountain tilbyr sikre arkivløsninger der fysiske dokumenter blir lagret under kontrollerte forhold, samtidig som digitale arkiver blir beskyttet med avanserte sikkerhetssystemer. Dette betyr at dere kan være trygge på at informasjonen blir håndtert i henhold til de høyeste sikkerhetsstandardene.

Det å sette bort arkivhåndteringen er dessuten en kostnadseffektiv løsning. Dere slipper å investere i egne lagerlokaler eller systemer for dokumenthåndtering, og kan i stedet fokusere utelukkende på kjernevirksomheten.

La Iron Mountain ta seg av arkivet deres når dere flytter til kontorhotell

Skal dere flytte til kontorhotell og lurer på hvordan dere skal håndtere arkivet? Iron Mountain tilbyr en enkel, sikker og effektiv løsning for både fysisk og digital arkivering. Vi hjelper dere med å rydde, digitalisere og oppbevare dokumenter, slik at dere kan fokusere på det dere gjør best.

Kontakt oss, slik at vi sammen kan utarbeide en skreddersydd arkivløsning som passer til deres behov!