Veiledning: Digitalisering og arkivering i helsevesenet

I helsevesenet håndteres det enorme mengder pasientdata og administrative dokumenter hver eneste dag. Dette inkluderer alt fra pasientjournaler og henvisninger, til kontrakter og kvalitetsdokumentasjon. Mengden informasjon er stor, og kravene til sikkerhet og tilgjengelighet er høye. I tillegg stiller lover som GDPR og pasientjournalloven strenge krav til hvordan pasientopplysninger skal håndteres, lagres og beskyttes.

Likevel er det fremdeles helsepersonell som sliter med ustrukturerte arkiver, manuelle prosesser og problemer med å få rask tilgang til riktig informasjon. Dette kan føre til ineffektiv dokumenthåndtering, risiko forbundet med informasjonssikkerhet og samsvarsproblemer. Derfor er det helt nødvendig for både private og offentlige helseinstitusjoner å ha en gjennomtenkt strategi for digitalisering og arkivering, som ivaretar både pasientsikkerheten og virksomhetens effektivitet.

Mange utfordringer med dokumenthåndtering i helsevesenet

En av de største utfordringene innen helsevesenet er å håndtere den økende informasjonsflyten på en sikker og effektiv måte. Mange helseorganisasjoner har fortsatt store mengder papirbaserte journaler og dokumenter som tar opp plass, er vanskelige å finne og står i fare for å gå tapt eller bli skadet. I tillegg kan dokumenter være spredt på tvers av forskjellige enheter og avdelinger, noe som gir en fragmentert og ineffektiv informasjonsflyt.

Samtidig er det nye utfordringer knyttet til overgangen til digital håndtering. Helsepersonell må sørge for at digitale dokumenter er riktig indeksert, søkbare og lagret i samsvar med gjeldende lover og forskrifter. Dette inkluderer blant annet GDPR og pasientjournalloven, som stiller høye krav til håndtering av sensitive personopplysninger. Mangler i dokumenthåndteringen kan medføre sikkerhetsrisiko, høye bøter og skadet tillit hos pasienter og allmennheten.

Fem steg for sikker og effektiv digitalisering og arkivering

For å oppnå sikker og effektiv håndtering av helsedokumenter, kreves en strukturert prosess der både fysiske og digitale dokumenter håndteres på riktig måte gjennom hele livssyklusen.

1. Kartlegging

   Start med å lage en oversikt over organisasjonens dokumenter. Hvilke dokumenter er aktuelle, hvilke må oppbevares over tid og hvilke kan destrueres? Her er det viktig å følge kravene til oppbevaring i henhold til gjeldende regelverk.

2. Sortering og uttynning

   Etter kartleggingen er det på tide å sortere og ta avgjørelser rundt hva som skal oppbevares, digitaliseres eller destrueres. Ved å luke bort uaktuelle og overflødige dokumenter, kan dere frigjøre plass og redusere håndteringskostnadene. Samtidig blir det enklere å sikre at riktig informasjon blir oppbevart og håndtert på riktig måte.

3. Digitalisering

   Digitalisering av fysiske dokumenter er et viktig steg for å øke tilgjengeligheten og sikkerheten. Gjennom skanning og indeksering kan dokumenter enkelt gjøres søkbare og tilgjengelige i digitale systemer. Dette reduserer risikoen for informasjonstap, samtidig som det gir en mer effektiv arbeidsflyt, og det blir enklere for ansatte å finne riktig informasjon raskt.

4. Sikker arkivering

   For dokumentene som må oppbevares i originalformat, er det svært viktig med sikker arkivering. Ved å lagre fysiske dokumenter i moderne arkivlokaler med høy sikkerhetsstandard, kan dere minimere risikoen for at de blir skadet eller forsvinner. Digitale dokumenter bør lagres i sikre og strukturerte e-arkiver for enkel tilgang og håndtering.

5. Samsvar og informasjonssikkerhet

   En viktig del av informasjonshåndteringen er å sikre at lovkrav og regler blir oppfylt. Dokumenter skal håndteres i samsvar med GDPR, pasientjournalloven og andre relevante regelverk. Dette innebærer å ha tydelige rutiner for lagring, tilgang til og destruksjon av dokumenter, samt beskytte sensitiv informasjon mot uautorisert tilgang.

Få hjelp fra eksperter innen informasjonshåndtering

Håndtering av informasjonsflyten innen helsevesenet krever både ekspertise og ressurser. Ved å benytte en partner som Iron Mountain kan dere sørge for effektiv og sikker dokumenthåndtering. Det reduserer den administrative byrden for helsepersonell, frigjør ressurser og letter tilgangen til viktig informasjon. Samtidig minimeres risikoen for informasjonstap og manglende samsvar med regelverk.

Strukturert informasjonshåndtering gir ikke bare bedre sikkerhet og effektivitet, men også kostnadsbesparelser. Ved å optimalisere lagringsløsninger, luke ut utdatert informasjon og digitalisere fysiske arkiver, kan dere redusere kostnadene for både lagring og håndtering.

Iron Mountain hjelper helsevesenet med mer effektiv arkivering og digitalisering

Iron Mountain tilbyr komplette løsninger for digitalisering og arkivering, spesielt tilpasset behovene i helsesektoren. Vi kan blant annet bistå med:

• Kartlegging og rådgivning: Vi hjelper dere med å identifisere hvilke dokumenter som må digitaliseres, oppbevares eller destrueres, og vi gir råd om regelsamsvar og arkivering.
• Sikker skanning og digitalisering: Vi digitaliserer deres fysiske dokumenter og sikrer at de blir lagret på riktig måte for enkel tilgang og søkbarhet.
• Sikker fysisk arkivering: Vi tilbyr arkivlokaler med topp sikkerhet for dokumenter som må oppbevares i originalformat.
• Råd rundt GDPR og samsvar: Vi sikrer at rutinene deres for informasjonshåndtering oppfyller gjeldende lover og regler.

Iron Mountain har lang erfaring i å jobbe med helsevesenet, og har løsningene som trengs for å bistå med å skape orden og struktur i informasjonsflyten. Kontakt oss gjerne for mer informasjon!