Veiledning: Slik lykkes du med arkivhåndteringen ved bedriftsflytting

Når en bedrift flytter til nye lokaler, er det mye som skal organiseres og planlegges. Det er ofte fokus på logistikk, møbler og IT-infrastruktur, men en viktig del av flyttingen handler om arkivhåndtering. Bedrifter sitter ofte på store mengder dokumenter, både digitale og fysiske, som må administreres riktig for å unngå tap av informasjon, sikkerhetsrisiko og manglende overholdelse av regelverk. Strukturert arkivhåndtering ved bedriftsflytting kan gjøre hele prosessen smidigere og sikre at viktig informasjon er lett tilgjengelig også etter flyttingen.

Utfordringer med bedriftsflytting og arkivhåndtering

Arkivhåndtering under flytting kan være en kompleks oppgave, spesielt for bedrifter med store eller ustrukturerte arkiver. Et vanlig problem er at dokumenter og filer er spredt på flere steder – i ulike lokaler, på ulike servere og av og til i ansattes egne mapper og harddisker. Dette gjør det vanskelig å få oversikt, og det øker risikoen for at viktige dokumenter går tapt eller blir skadet under flyttingen.

I tillegg til logistikkutfordringer, er det også krav til etterlevelse av regelverk. Bedrifter må følge lover og regler som GDPR, arkivloven og NIS2, noe som betyr at enkelte dokumenter må oppbevares i en viss tid, mens andre kan eller må destrueres etter en viss tid. Dersom dette ikke blir håndtert på riktig måte, kan det føre til juridiske konsekvenser og høye bøter.

En annen risiko ved bedriftsflytting er at det kan bli vanskelig å få tilgang til informasjonen etterpå. Hvis arkivet ikke er strukturert på riktig måte, kan det føre til ineffektive arbeidsprosesser, der ansatte bruker unødvendig tid på å lete etter dokumenter.

Steg for sikker og effektiv arkivhåndtering ved bedriftsflytting

For å unngå disse problemene og lykkes med en smidig overgang til de nye lokalene, bør bedriften følge en strukturert prosess for arkivbehandling. Her er noen viktige trinn som kan hjelpe dere med å håndtere arkivet på en effektiv og sikker måte:

1. Kartlegging
Start med å identifisere og dokumentere hva som finnes i bedriftens arkiver. Ved å skape en tydelig oversikt over alle fysiske og digitale dokumenter, blir det enklere å avgjøre hva som skal lagres, digitaliseres eller lukes ut.

2. Sortering og uttynning
Når arkivet er kartlagt, er neste steg å sortere informasjonen. Her er det viktig å ta avgjørelser om hva som skal oppbevares og hva som kan destrueres. Dokumenter som ikke lenger er forretningskritiske eller som ikke er underlagt lovkrav kan lukes bort for å redusere mengden materiale som må flyttes.

3. Digitalisering
En effektiv måte å redusere volumet av fysiske dokumenter er å digitalisere dem. Ved å skanne viktige dokumenter og lagre dem i et digitalt arkiv får dere rask og sikker tilgang til all informasjon uansett hvor de ansatte befinner seg.

4. Sikker transport av arkiv
Planlegg flyttingen av dokumenter som skal oppbevares i fysisk form. Arkiver må håndteres og flyttes på en sikker måte for å unngå skade eller at viktig informasjon går tapt. Dokumentene bør organiseres og pakkes på en måte som sikrer at de ikke blir blandet sammen eller at de blir utilgjengelige under og rett etter flyttingen.

5. Sett bort fysiske arkiver
Mange bedrifter velger å redusere belastningen på egen organisasjon ved å sette bort sine fysiske arkiver til eksperter. Ved å oppbevare arkivet hos en ekstern part, kan dere frigjøre plass i egne lokaler, samtidig som dere kan være sikre på at dokumentene blir håndtert i tråd med gjeldende regelverk.

6. Ny arkivstruktur
Etter flyttingen er det viktig å lage en oversiktlig struktur for det nye arkivet. Ved å implementere en bedre arkivstruktur og etablere en enhetlig plan for håndteringen, kan dere effektivisere dokumenthåndteringen og sikre at ansatte enkelt kan finne informasjonen de trenger.

Få hjelp fra eksperter til å administrere arkivet under bedriftsflytting

Det kan være en tidkrevende og kompleks prosess å håndtere arkivet på egen hånd, spesielt for bedrifter med store mengder dokumenter. Ved å bruke eksperter på arkivhåndtering i forbindelse med bedriftsflytting kan dere spare tid, redusere risikoen og sørge for at dokumentene blir håndtert på riktig måte.

Iron Mountain tilbyr skreddersydde og helhetlige løsninger for arkivhåndtering ved bedriftsflytting. Vi kan hjelpe dere med:

• Analyse av eksisterende arkiver for å kartlegge hvilke dokumenter som må bevares, digitaliseres eller destrueres.
• Uttynning og sortering av arkivet for å redusere mengden informasjon som må flyttes.
• Skanning- og digitaliseringstjenester for å omdanne papirdokumenter til søkbare, digitale filer.
• Sikker arkivlagring for fysiske dokumenter som må lagres i henhold til lovkrav.
• Arkivrådgivning med en arkivkonsulent som kan hjelpe dere med å etablere en oversiktlig dokumenthåndteringsplan og sikre at arkivet overholder GDPR, arkivloven og andre forskrifter.

Kontakt oss gjerne for råd hvis dere står ovenfor flytting og trenger hjelp til å administrere arkivet på en strukturert og sikker måte. Vi hjelper dere med smidig arkivflytting der all informasjon forblir beskyttet og tilgjengelig i samsvar med alle gjeldende lover og forskrifter.