Slik kan kommuner oppnå effektiv dokumenthåndtering

Kommuner håndterer store mengder informasjon hver eneste dag – alt fra fysiske dokumenter til digitale filer og registre. Til tross for at mange kommuner har kommet langt med digitalisering, er uklare strukturer og ineffektive arbeidsmetoder fremdeles vanlig. Dette kan for eksempel innebære ustrukturerte arkiver, manglende planer for dokumenthåndtering eller usikre uttynningsrutiner. Dette kan føre til at viktig informasjon går tapt eller blir håndtert feil, noe som i verste fall kan påvirke både rettssikkerheten og tilliten til kommunen. For å redusere risikoen, spare tid og sikre at loven blir fulgt, trengs en fungerende strategi for dokumenthåndtering. I denne artikkelen går vi gjennom de vanligste utfordringene som kommunene står ovenfor, og hvordan de kan løses.

Hva skjer når dokumenthåndteringen ikke fungerer?

Når det mangler tydelige rutiner for hvordan dokumenter skal håndteres, øker risikoen for feil. Mange kommuner mangler i dag en tydelig oversikt over arkivene sine, både fysiske og digitale. Dette kan gjøre det vanskelig å finne riktig dokument, noe som fører til unødvendige forsinkelser i saksbehandlingen og frustrasjon både for ansatte og kommunens innbyggere.

Uten orden i arkivene og struktur på informasjonen er det også vanskelig å vite hva som skal tas vare på, hva som kan lukes ut og hvor lenge ulike dokumenter må oppbevares. Dette kan føre til at dokumenter blir fjernet for tidlig eller oppbevart lenger enn nødvendig, noe som både kan være i strid med loven og øke kommunens lagringskostnader. I takt med at kommuner digitaliserer stadig mer av informasjonen sin, øker også risikoen for at digitale data går tapt, for eksempel når systemer blir endret eller når dokumenter ikke blir håndtert og sikkerhetskopiert på riktig måte.

Det krever dessuten mye tid og energi å håndtere dokumenter manuelt. Når ansatte må bruke tid på å lete etter filer eller håndtere usikkerhet om uttynning, blir det mindre tid igjen til annet viktig arbeid. Det øker dessuten risikoen for at kommunen ikke overholder for eksempel offentlighetsprinsippet, arkivloven og GDPR, noe som kan føre til kritikk, juridisk straff og skadet omdømme.

Veien mot en mer effektiv dokumenthåndtering

For at kommuner skal kunne gjenvinne kontrollen over arkivene sine og informasjonsflyten, trengs en tydelig strategi. Et første steg er å gjennomføre en arkivanalyse. Dette innebærer at dere går gjennom hvordan dokumenter og arkiver blir håndtert i dag, identifiserer risiko og finner konkrete forbedringsområder. Dette kan for eksempel være å oppdage svikt i dagens uttynningsrutiner, kartlegge ineffektive prosesser eller at informasjonen er spredt på ulike systemer.

Deretter er det viktig å utarbeide en bærekraftig plan for dokumenthåndtering. En slik plan hjelper dere med å avgjøre hvilke dokumenter som skal lagres, hvor lenge de skal oppbevares og hvordan informasjonen skal håndteres gjennom hele livssyklusen. Det skaper trygghet og reduserer risikoen for at viktig informasjon går tapt ved for eksempel systembytte, kontorflytting eller uhell som brann- og vannskader.

For å gjennomføre disse forandringene kan det være en stor fordel å få hjelp av en arkivkonsulent. En ekstern ekspert kan bidra med verdifull kunnskap og erfaring, sikre at kommunens prosesser følger gjeldende lover og forskrifter, samt hjelpe til med å skape struktur og orden både i fysiske og digitale arkiver. Arkivkonsulenten kan til og med lære opp ansatte i informasjonshåndtering og bidra til å utvikle rutiner for uttynning og informasjonssikkerhet

En langsiktig, bærekraftig strategi innebærer også at digitalisering av dokumenter bør stå i fokus. Ved å skanne og digitalisere deres fysiske arkiv blir det enklere å søke etter og bruke informasjonen. Det er plassbesparende, øker datasikkerheten og gjør det enklere for ansatte å få tilgang til riktig informasjon til riktig tidspunkt.

Slik kan Iron Mountain hjelpe kommuner med å forbedre dokumenthåndteringen

Iron Mountain tilbyr flere tjenester for kommuner som ønsker å forbedre dokumenthåndteringen sin. Med vår arkivanalyse får dere et klart bilde av hvordan dokumenthåndteringen fungerer i dag, og hva som kan gjøres bedre. Vi hjelper dere med å få struktur i både fysiske og digitale arkiver, gjennomgå rutiner for uttynning og gi forslag til forbedringer.

Arkivrådgivningstjenesten vår gir tilgang til en ekspert som kan hjelpe dere med å utarbeide planer for dokumenthåndtering, sjekke at dere overholder alle gjeldende lovkrav og gi råd om hvordan dere kan jobbe på en mer effektiv og sikker måte. Vi tilbyr til og med tjenester for digitalisering av dokumenter og sikker arkivering av både digital og fysisk informasjon. Dette reduserer risikoen for at informasjon går tapt, og gjør det enklere å finne det dere trenger, akkurat når dere trenger det.

Med vår hjelp kan dere ikke bare effektivisere dokumenthåndteringen, men også frigjøre ressurser, redusere risikoen for lovbrudd og oppnå en sikrere og mer bærekraftig informasjonshåndtering.

Er kommunen din klar til å optimere dokumenthåndteringen?

Kontakt oss gjerne slik at vi kan fortelle mer om hvordan vi kan bistå med arkivanalyse og sikker arkivering. Våre arkivkonsulenter hjelper dere med å optimalisere dokumenthåndteringen og skape en tryggere og mer effektiv virksomhet.