Slik oppnås effektiv informasjonshåndtering – både digitalt og analogt

I dagens datadrevne arbeidsliv er det viktigere enn noensinne å ha orden på virksomhetens informasjon. Det handler både om å kunne jobbe effektivt og å følge stadig strengere juridiske krav til hvordan informasjon kan lagres. Samtidig er det lett for at informasjonsflyten blir fragmentert, med digitale filer og fysiske dokumenter i forskjellige systemer og skap, skuffer eller arkiver. For å håndtere alt dette på en god måte, kreves en tydelig plan for hvordan både digital og fysisk informasjon skal håndteres.

I denne artikkelen går vi gjennom hvordan dere kan utarbeide effektiv og sikker informasjonshåndtering ved å rydde, digitalisere, strukturere og arkivere – uansett dokumentformat.

Hvorfor er informasjonshåndtering så viktig?

Det er flere grunner til at det er viktig å ha en tydelig plan for informasjonshåndtering. Delvis handler det om å sikre at riktig informasjon er tilgjengelig for riktig person til riktig tid, noe som øker effektiviteten innad i organisasjonen og reduserer risikoen for at viktig informasjon går tapt. Men det handler også om å følge lover som GDPR, regnskapsloven og andre regelverk som stiller strenge krav til hvordan sensitive data skal lagres og håndteres.

Mange virksomheter står overfor store utfordringer med ustrukturert informasjonsflyt, der data er spredt på ulike systemer og steder. Det kan være både digitale filer som blir lagret på ulike servere og fysiske dokumenter som ligger i arkivskap, på lager eller til og med i esker i en bod. Uten en tydelig strategi for hvordan informasjonen skal håndteres, risikerer virksomheten å miste kontrollen over dataflyten. Dette kan føre til ineffektivitet og økte kostnader, og dessuten utgjøre en sikkerhetsrisiko.

Fire steg mot mer effektiv informasjonshåndtering

For å skape langsiktig og bærekraftig informasjonshåndtering, kreves en strukturert arbeidsmåte. Her er fire steg som hjelper dere med å håndtere både digital og analog informasjon på en effektiv måte.

1. Rydd og få oversikt

Start med å gå gjennom informasjonen dere allerede håndterer – både digitalt og på papir. Ofte finnes det massevis av gamle eller unødvendige dokumenter dere ikke lenger trenger å oppbevare. Ved å fjerne det som ikke trengs lenger, reduserer dere mengden informasjon som må behandles. Dette forenkler jobben videre, og det er plassbesparende.

Når det gjelder fysiske arkiver kan det være en god idé å få hjelp fra eksperter for å se hva som må oppbevares i henhold til lov, og hva som kan destrueres. En arkivkonsulent kan hjelpe dere med å sikre at all informasjon blir håndtert på riktig måte, samtidig som lagerkostnadene deres reduseres.

2. Digitaliser der det er mulig

Konvertering av fysiske dokumenter til digitalt format gjør det enklere å finne og dele informasjon innad i organisasjonen. Det reduserer også risikoen for at dokumenter forsvinner eller blir skadet. Digitale dokumenter kan dessuten integreres i automatiserte arbeidsflyter, noe som sparer dere for både tid og ressurser.

3. Utarbeid en dokumenthåndteringsplan

En dokumenthåndteringsplan beskriver hvordan informasjon skal opprettes, lagres, håndteres og til slutt destrueres. Planen bør omfatte både digitale og fysiske dokumenter, og inkludere tydelige retningslinjer for arkivering, uttynning og informasjonssikkerhet. Med en god plan på plass forenkles det daglige arbeidet, og risikoen for feilaktig håndtering blir redusert.

4. Sikker arkivering og uttynning

Når informasjonen er strukturert, må den arkiveres på en sikker måte. Digitale dokumenter bør lagres i et skybasert system med riktige tilgangstillatelser. Fysiske dokumenter som må oppbevares kan lagres i arkivlokaler med høy sikkerhet. Sørg også for å opprette en rutine for uttynning av dokumenter som ikke lenger må oppbevares, og lagre dem på en sikker og sporbar måte.

Slik kan Iron Mountain bistå

Iron Mountain tilbyr komplette løsninger for virksomheter som ønsker mer effektiv informasjonshåndtering. Vi bistår med alt fra rydding og uttynning til digitalisering og sikker arkivering. Ekspertene våre kan til og med hjelpe dere med å utarbeide planer for dokumenthåndtering som oppfyller alle gjeldende lover og letter ansattes daglige arbeid.

Vi tilbyr:

• Profesjonell rådgivning og kartlegging av eksisterende informasjon.
• Skanning og digitalisering av fysiske dokumenter.
• Sikker lagring i digitale og fysiske arkiver.
• Tjenester for sikker destruering av dokumenter som ikke lenger må oppbevares.
• Hjelp til å utforme planer for dokumenthåndtering i henhold til gjeldende lovkrav.

Uansett om dere trenger hjelp til å håndtere store, fysiske arkiv eller vil effektivisere nåværende digitale prosesser, kan vi finne en løsning som passer til deres behov. Kontakt oss gjerne for mer informasjon!