Optimalisering av informasjonshåndtering på sykehus – en veiledning for bedre orden og sikkerhet

Sykehus og andre helseinstitusjoner håndterer store mengder sensitiv informasjon hver eneste dag. Dette inkluderer alt fra pasientjournaler og prøvesvar til administrative dokumenter. Det er svært viktig å ha orden på og håndtere denne informasjonen på riktig måte, både for å kunne gi best mulig behandling og for å følge lover som GDPR og pasientjournalloven. Til tross for dette er det mange sykehus som sliter med spredt informasjon, mange manuelle rutiner og manglende struktur, noe som gjør det vanskelig å jobbe på en effektiv og sikker måte.

For å redusere risikoen for informasjonstap og sikre at riktig person raskt kan finne riktig informasjon, kreves en gjennomtenkt strategi for hvordan både digital og fysisk informasjon skal håndteres. I denne veiledningen gir vi praktiske tips og råd om hvordan sykehus kan optimalisere informasjonshåndteringen for å oppnå bedre orden, forbedre informasjonssikkerheten og sørge for at alle gjeldende lover og forskrifter blir overholdt.

Vanlige utfordringer med informasjonshåndtering på sykehus

Informasjonshåndtering på sykehus er ofte både omfattende og komplekst. Pasientjournaler, behandlingsplaner, laboratorieresultater og interne dokumenter hoper seg raskt opp, og ofte i ulike systemer, mapper og arkivskap. Uten en tydelig struktur blir det vanskelig å finne det man trenger raskt, noe som kan påvirke hvilke avgjørelser som blir tatt, og dermed pasientbehandlingen.

En annen stor utfordring er å beskytte pasientinformasjonen. Denne typen data er ekstra sensitiv, og omfattes av klare og strenge regler. Hvis informasjonen blir håndtert på feil måte, kan det ha store konsekvenser, både juridisk og for pasientens personvern.

Mange sykehus opplever dessuten at det er vanskelig å få tilgang til informasjon på en enkel måte. Når dokumenter er spredt på flere steder, både digitalt og fysisk, og rutinene er manuelle, blir arbeidsflyten tung. Dette kan forsinke behandlingen og skape unødvendig stress for ansatte.

Løsninger for å optimere informasjonshåndteringen

For å løse disse utfordringene kreves en komplett løsning som sikrer at informasjon blir håndtert på en effektiv og sikker måte i henhold til gjeldende regelverk.

Et fornuftig første steg er å digitalisere fysiske dokumenter. Ved å skanne og digitalisere pasientjournaler og administrative dokumenter, kan sykehus redusere behovet for fysisk lagring og gjøre informasjonen lettere tilgjengelig. Med digitale arkiv går det raskere å finne frem riktig dokument, noe som forenkler arbeidet både i helsevesenet og administrasjonen.

Neste steg er å samle all data på ett sted. Ved å lagre informasjonen på en felles digital plattform, får dere bedre oversikt og kan enklere kontrollere hvem som ser hva. Dette reduserer risikoen for at sensitive data blir spredt på ulike systemer eller går tapt.

Automatisering av dokumenthåndteringen er et annet viktig steg. Med smarte systemer som automatisk organiserer, indekserer og lagrer dokumenter på riktig måte, blir informasjonshåndteringen både sikrere og raskere, samtidig som risikoen for menneskelig feil blir redusert.

Sist, men ikke minst må informasjonen arkiveres på en måte som oppfyller alle regulatoriske krav. Digitale dokumenter bør lagres i sikre skyløsninger med riktige tilgangstillatelser. Fysiske dokumenter som må oppbevares i samsvar med lov kan med fordel lagres i eksterne, sikre arkivlokaler der de er beskyttet mot skade, brann og uautorisert tilgang.

Fordeler med bedre informasjonshåndtering

Når informasjonshåndteringen fungerer som den skal, er det til nytte for hele organisasjonen. Det blir lettere for ansatte å finne riktig dokument, noe som er tidsbesparende og gjør at avgjørelser kan tas raskere. Det danner grunnlaget for bedre behandling.

Samtidig øker sikkerheten. Pasientdata blir håndtert på riktig måte, beskyttet mot databrudd. Med gode samsvarsprosedyrer reduseres risikoen for å gjøre feil, noe som ellers kan føre til høye bøter eller juridisk straff.

Effektiv informasjonshåndtering kan dessuten være kostnadsbesparende. Ved å redusere behovet for fysisk lagring og optimalisere arbeidsflyten, kan man frigjøre ressurser til andre deler av virksomheten.

Iron Mountains løsninger for informasjonshåndtering på sykehus

Iron Mountain tilbyr komplette løsninger som hjelper sykehus med å optimalisere informasjonshåndteringen. Vi kan blant annet bistå med:

• Digitalisering og arkivering: Skanning av pasientjournaler og administrative dokumenter, samt sikker lagring i digitale og fysiske arkiver.
• Skreddersydde løsninger: Rådgivning og tilpassede løsninger som oppfyller spesifikke behov innen helsevesenet.
• Samsvarsrådgivning: Implementering av prosesser og systemer som sikrer samsvar med lover og regelverk.
• Sikker og skalerbar arkivering: Tjenester for sikker og langsiktig arkivering som beskytter sensitiv pasientinformasjon og forenkler håndteringen av både fysiske og digitale pasientjournaler.

Kontakt oss for tryggere og mer effektiv informasjonshåndtering

Har du ønske om å optimalisere informasjonshåndteringen på sykehuset, og sikre at all pasientdata blir håndtert på en riktig og sikker måte? Kontakt oss gjerne for en kostnadsfri konsultasjon eller pristilbud!

Vi hjelper dere med å utarbeide en langsiktig strategi for digitalisering, arkivering og informasjonssikkerhet, slik at dere kan fokusere på det viktigste: å gi best mulig behandling til pasientene.