Arkivhåndtering ved oppkjøp og sammenslåing av bedrifter

Når bedrifter gjennomgår oppkjøp eller fusjoner, oppstår det ofte store utfordringer knyttet til arkivhåndtering og integrering av informasjon. To organisasjoner med sine egne arkivstrukturer, dokumentasjonsrutiner og IT-systemer skal plutselig bli til én enhet. Dette kan føre til problemer som ustrukturerte arkiver, duplikater, manglende overholdelse av GDPR og annet regelverk, samt høye kostnader for lagring av utdatert informasjon. Ved å ha en tydelig strategi for hvordan arkivhåndteringen skal gjøres, kan virksomheten legge til rette for integrasjon, redusere risikoen og skape et stabilt grunnlag for fortsatt drift.

Hvorfor må du tenke på arkivhåndtering ved bedriftsoppkjøp?

Et av de største problemene med oppkjøp er at begge selskapene ofte har arkivene sine spredt over flere lokasjoner og i ulike formater – digitale dokumenter, papirarkiver og eldre lagringssystemer som ikke er kompatible med moderne plattformer. Dette kan føre til at viktig informasjon blir lite tilgjengelig eller at det samme dokumentet blir lagret flere ganger. Hvis man ikke håndterer arkivet på riktig måte kan det også utgjøre en risiko knyttet til etterlevelse av regelverk. GDPR og andre lover stiller tydelige krav til hvordan personopplysninger og forretningskritisk informasjon skal håndteres, og fraværende struktur kan resultere i manglende etterlevelse og dermed høye bøter.

En annen utfordring er at bedrifter ofte har ulike prosesser når det kommer til dokumenthåndtering. Det som anses for forretningskritisk informasjon i én virksomhet er kanskje ikke like viktig i en annen, noe som gjør det vanskelig å lage en enhetlig arkivstruktur. I tillegg kan det oppstå problemer med å få tilgang til dokumenter under og etter integrasjonen, noe som kan påvirke organisasjonens produktivitet og beslutningstaking på en negativ måte.

Steg for effektiv arkivhåndtering ved oppkjøp

1. Due diligence av arkiv og informasjon
Før et bedriftsoppkjøp blir gjennomført, er det viktig å foreta en grundig gjennomgang av eksisterende arkiver. Dette innebærer å identifisere hvilke typer dokumenter som finnes, hvor de er lagret og hvorvidt det er noen risiko forbundet med informasjonshåndteringen. Ved å gå gjennom arkivene på et tidlig tidspunkt kan man få et tydelig bilde av hvilke utfordringer som kan oppstå og hvordan man kan håndtere dem på best mulig måte.

2. Kartlegging og analyse
Steg to er å danne seg en komplett oversikt over arkivene til begge organisasjoner. Dette innebærer å identifisere hvilke systemer, lagringsløsninger og dokumenttyper som blir brukt, og analysere hvordan de kan integreres på best mulig måte. Ved å strukturere informasjonen på en tydelig måte, blir det enklere å bestemme hva som skal lagres, digitaliseres eller lukes bort.

3. Rydding og uttynning
En av de mest effektive måtene for å optimalisere arkivhåndteringen ved oppkjøp er å tynne ut nødvendig informasjon. Mange bedrifter har eldre og utdaterte dokumenter som ikke lenger er relevante, noe som tar opp både digital og fysisk lagringsplass. Ved å eliminere duplikater, fjerne utdatert informasjon og sikre at kun forretningskritiske data beholdes, kan man redusere lagringskostnadene og effektivisere informasjonshåndteringen.

4. Digitalisering og indeksering
For å forenkle tilgangen til og forvaltningen av arkiver kan det være lurt å digitalisere viktige dokumenter. Ved å skanne inn papirdokumenter og lagre dem i et søkbart, digitalt arkiv blir det enklere å finne informasjon og integrere data mellom de to selskapene. Digitalisering reduserer også risikoen for tap av informasjon, og gjør det enklere å overholde GDPR og andre lovkrav.

5. Sett bort fysiske arkiver til eksperter
Hvis dere har et omfattende fysisk arkiv kan det være lurt å sette bort håndteringen til en ekstern aktør. Ved å lagre arkivet på et sikkert anlegg kan dere frigjøre plass i egne lokaler, samtidig som dere sikrer at alle dokumenter blir oppbevart i henhold til gjeldende lovverk.

6. Lag en enhetlig arkivstruktur
For å sikre at informasjonen fra begge selskapene blir integrert på en problemfri måte, bør dere velge en felles arkivløsning. Dette innebærer å standardisere hvordan informasjonen blir organisert, lagret og kategorisert, slik at alle ansatte har enkel tilgang til relevante dokumenter. Velstrukturert arkivhåndtering gjør det også enklere å håndtere fremtidige endringer innad i organisasjonen.

7. Sikre etterlevelse av regelverk
Etter sammenslåingen er det viktig å sikre at all informasjon blir håndtert i henhold til gjeldende lover og regler. GDPR, arkivloven og andre regelverk krever at noe informasjon blir oppbevart i en viss periode, mens annen informasjon skal slettes. Ved å implementere klare retningslinjer og prosedyrer for informasjonshåndtering, kan dere minimere sikkerhetsrisikoen og unngå fremtidige problemer.

Fordeler ved å omstrukturere arkivet ved bedriftsoppkjøp og fusjoner

Ved å ha en tydelig strategi for arkivhåndteringen, kan dere unngå mange av utfordringene som ellers kan oppstå ved sammenslåing. Effektiv arkivhåndtering fører til raskere og enklere integrering av informasjon, noe som reduserer risikoen for tap av data og manglende overholdelse av regelverk. Dere reduserer også kostnader ved å unngå unødvendig lagring og ineffektive arbeidsprosesser.

Når all informasjon blir lett tilgjengelig for de rette personene, forbedres også produktiviteten, og dere får bedre oversikt over dokumentasjonen. I tillegg skapes et stabilt grunnlag for fremtidig digitalisering og automatisering av informasjonshåndteringen, noe som gjør organisasjonen mer fleksibel og tilpasningsdyktig før fremtidige endringer.

Trenger dere hjelp med arkivhåndtering ved oppkjøp?

Riktig administrering av arkiver og dokumenter ved bedriftsoppkjøp kan være avgjørende for en vellykket integrasjon. Vi hos Iron Mountain tilbyr skreddersydde løsninger for alle ledd i arkivhåndteringen, som digitalisering, arkivinspeksjon, sikker lagring og rådgivning rundt etterlevelse. Kontakt oss i dag, og vi hjelper dere med en smidig og sikker overgang til felles arkivstruktur!