Effektivisering av informasjonsflyten i bank og finans – slik bryter du informasjonssiloer

Bank- og finansbransjen håndterer enorme mengder informasjon hver dag: alt fra kundeopplysninger og transaksjonsdata til samsvarsdokumenter og interne rapporter. Og alt dette skal lagres, administreres og beskyttes i henhold til strenge regler. Men, til tross for digitalisering, sliter fortsatt mange virksomheter med ineffektiv informasjonsflyt der data er spredt på ulike systemer og avdelinger. Dette fører til informasjonssiloer, som igjen gir økt sikkerhetsrisiko, ineffektivitet og problemer med overholdelse av forskrifter. Ved å bryte disse siloene og samle informasjonen i en helhetlig struktur, kan banker og finansselskaper forbedre produktiviteten og etterlevelsen.

Hvorfor er informasjonssiloer problematiske?

En av de største utfordringene i finansnæringen er at informasjon ofte blir lagret i separate systemer, både digitalt og fysisk. Kunder, transaksjoner og risikoanalyser blir håndtert i ulike databaser uten direkte tilknytning til hverandre, noe som gjør det vanskelig å danne seg et helhetsbilde. Samsvarsdokumenter og regulatoriske rapporter kan ligge på ulike plattformer, mens eldre dokumentasjon fortsatt blir oppbevart i fysiske arkiver. Dette gjør det vanskelig for ansatte å finne riktig informasjon raskt, noe som fører til en ineffektiv arbeidsflyt.

I tillegg til ineffektivitet utgjør informasjonssiloer også en risiko for manglende lovoverholdelse. Bank- og finansbransjen er underlagt omfattende regelverk som GDPR, DORA og Basel III, som krever forsiktig håndtering av data. Når informasjon spres mellom ulike systemer, øker risikoen for at dokumenter ikke blir behandlet i henhold til forskriftene, noe som kan føre til høye bøter eller andre juridiske konsekvenser.

Hvorfor oppstår informasjonssiloer?

Informasjonssiloer oppstår ofte som en konsekvens av fragmenterte systemer og manuelle prosesser. Mange banker har investert i digitale løsninger over tid, men etter hvert som nye systemer har kommet til, har integrasjonen mellom dem blitt en utfordring. Historiske data kan finnes i eldre databaser eller papirarkiver, noe som gjør det vanskelig å få en helhetlig oversikt.

Manglende samarbeid mellom avdelinger kan også føre til siloer. Overholdelsesteam, risikoanalytikere og kundeservice jobber ofte i ulike systemer, noe som gjør det vanskelig å dele informasjon på en effektiv måte. En annen faktor er sikkerhetskravene i bransjen. For å beskytte sensitive data, begrenses ofte tilgangen til visse systemer, men dette kan også bidra til at informasjon blir mindre tilgjengelig for de som trenger den.

Slik kan banker og finansselskaper bryte informasjonssiloer

For å skape en effektiv informasjonsflyt trenger banker og finansselskaper en strategi som integrerer både fysiske og digitale dokumenter i en helhetlig løsning. Første steg er å digitalisere og skanne papirdokumenter for å gjøre all informasjon lett tilgjengelig, søkbar og sikker. Ved å samle alt i en sentral løsning for informasjonshåndtering kan banker og bedrifter administrere informasjon fra ulike systemer på en enhetlig måte, noe som forenkler tilgangen og gir bedre oversikt.

Automatisert arbeidsflyt spiller også en viktig rolle i effektiviseringen av informasjonshåndtering. Ved å bruke AI og metadata kan bedrifter sikre at dokumenter blir kategorisert på riktig måte, at duplikater blir eliminert og at all informasjon er oppdatert.

Et annet viktig steg er å innføre tydelige retningslinjer for datahåndtering, og sikre at alle avdelinger jobber etter de samme prosessene. Dette reduserer risikoen for at viktig informasjon blir sittende fast i siloer, og det øker lovoverholdelsen innen hele organisasjonen.

Mange fordeler med enhetlig informasjonshåndtering

Banker og finansselskaper trenger effektive løsninger for å håndtere informasjonsflyten og bryte ned informasjonssiloer. Ved å implementere digitale systemer for informasjonshåndtering, automatisere arbeidsflyten og innføre enhetlige rutiner, kan bedrifter effektivisere informasjonshåndteringen sin, forbedre sikkerheten og sikre etterlevelse av regelverk. For bedrifter som ønsker å ta neste steg i sin digitale transformasjon, er det helt nødvendig å lage en langsiktig strategi for hvordan informasjon skal administreres, lagres og deles mellom avdelinger.

Vil du vite mer om hvordan dere kan effektivisere informasjonsflyten i deres organisasjon? Kontakt oss i dag for en konsultasjon!