Utvikling av digital forvaltning og digitalt drevne innbyggertjenester

Kundereferanser

Arkivadministrasjon og digital skanning fra Iron Mountain kombinert med Geomatikks nettbaserte informasjonssystemer – levert som én enkelt, totaladministrert tjeneste.

30. mai 20258 minutter

Last ned ressurser

Industry

Offentlig sektor

Utfordring

Forene kommuner, VA- og kraftselskaper og eiendomsmeglere med et felles verdiforslag som utnytter fordelene ved digital informasjon for å skape enestående innbygger- og medarbeideropplevelser.

Løsning

Arkivadministrasjon og digital skanning fra Iron Mountain® kombinert med Geomatikks nettbaserte informasjonssystemer – levert som én enkelt, totaladministrert tjeneste.

Verdi

Reduserte utgifter og kontorarealer
Effektiviserte arbeidsflyter og økt produktivitet
Forbedret samarbeid på tvers av instanser
Raskere og mindre krevende eiendomstransaksjoner
Bedre stedskunnskaper for nødtjenestene

Utfordringer knyttet til eiendomsinformasjon

I Norden, som i de fleste land, spiller lokale myndigheter en viktig rolle for å sikre at prosessene knyttet til planlegging og utvikling av byggeprosjekter går som de skal. De må også svare på henvendelser om tomte- og eiendomsopplysninger fra VA-, kraft- og teleselskaper, politi og brannvesen samt advokater som håndterer tvister og eierskiftesaker.

Tradisjonelt har slike eiendomsplaner og tilknyttede opplysninger vært i papirformat og blitt distribuert til flere ulike arkiver. De må spores opp og hentes av interne medarbeidere eller eksterne lagringspartnere. Denne modellen for informasjonsstyring er både tid- og kostnadskrevende å opprettholde.

Samtidig har innbyggernes forventninger forandret seg drastisk, og det er nå mindre toleranse for kompliserte prosesser og lange ventetider. I stedet krever de praktiske og raske løsninger med sømløse, intuitive digitale opplevelser – av samme kvalitet som de møter i hverdagen ved kontakt med private virksomheter.

Overbevisende felles verdiforslag

Som svar har Iron Mountain® og Geomatikk forent ressurser, kunnskap og ekspertise for å levere et felles forslag som gir fordeler over hele verdikjeden. Det styrker de digitale fordelene for kommuner, eiendomsmeglere, VA- og kraftselskaper, teleleverandører, nødtjenester – og ikke minst for innbyggerne og sluttbrukerne.

Iron Mountain leverer en totaladministrert tjeneste der spesialistene samler inn papirdokumenter fra kontorene, logger dem og oppretter individuelle strekkoder for sporing. Deretter transporteres dokumentene til et Iron Mountain-skannesenter, der de digitaliseres. De blir så lastet opp til Geomatikks nettbaserte plattform, der de umiddelbart blir tilgjengelige for interne medarbeidere (via geoDoc-portalen) og innbyggere og sluttbrukere (via docTorg-portalen).

Til slutt blir de originale papirdokumentene enten lagret (returnert til kundens arkiver eller fraktet til et Iron Mountain-lokale for trygg oppbevaring) eller destruert i henhold til gjeldende retningslinjer for forskriftssamsvar og lagring.

Innbyggernes forventninger har forandret seg drastisk. De har mindre toleranse overfor kompliserte prosesser og lange ventetider. I stedet krever de praktiske og raske løsninger med sømløse, intuitive digitale opplevelser.

Sikker digitalisering som overholder lovpÂlagte krav

Iron Mountain og Geomatikk har lansert sin løsning for digitale arkiver i Norge, og over 20 organisasjoner har allerede tatt den i bruk.

Bransjeledende skanneteknologi med optisk tegngjenkjenning (OCR) sikrer at personopplysninger håndteres i samsvar med personopplysningsloven, selv ved behandling av håndskrevet dokumentasjon. Sluttbrukerne får responsiv brukerstøtte basert i samme land som dem selv, og de kan dessuten også dra nytte av KI-drevne søkeverktøy og lynrask informasjonshenting.

Nå behøver ikke offentlig ansatte lenger å bruke tid på å oppsøke arkiver, lete gjennom hyller og esker samt kopiere eller skanne papirer. Alt de trenger, er tilgjengelig via Geomatikk-portalen.

Hvis en innbygger skal selge boligen sin, kan eiendomsmegleren umiddelbart hente frem informasjon til salgsoppgaven, noe som reduserer tiden som brukes på utveksling og signering av kontrakter. På samme måte kan leverandører av vann/avløp, strøm og bredbånd sjekke planer eksternt i felten før graving og utføring av arbeider. Brannvesen og politi kan gjøre seg kjent med digitale byggetegninger underveis på utrykninger, og på den måten få bedre oversikt og større personlig sikkerhet.

Ytterligere fordeler

Andre fordeler ved å være kunde hos Iron Mountain og Geomatikk er blant annet mer nøyaktig arkivering og enklere forskriftssamsvar med bedre revisjonsspor og mindre risiko for at dokumenter forsvinner. Digitalisering har også frigitt verdifulle kontorarealer og ressurser som kan tilordnes til andre oppgaver.

Dessuten kan kart og eiendomsdata integreres og enkelt deles med andre forretningssystemer, noe som tidligere var så å si umulig å oppnå med papirbaserte dokumenter.

Løsningen fra Iron Mountain og Geomatikk kan bygges videre på og like gjerne brukes på andre områder og i andre bransjer som ønsker en utvikling i retning digitale arkiver.