Kommunal arkivering og digitalisering

Sørg for at alle viktige kommunale dokumenter arkiveres på en sikker og godkjent måte med vår effektive løsning for kommunal arkivering.

Effektiv, skreddersydd og godkjent arkivering

Alle kommuner i Norge er pålagt å ha et godkjent arkivsystem. Her skal alle viktige kommunale dokumenter oppbevares på en trygg og sikker måte, slik at de kan brukes som en pålitelig informasjonskilde både i dag og i fremtiden. For at man skal kunne kvalitetssikre integriteten til dokumentene som arkiveres, stilles det derfor høye krav til arkivløsninger for kommuner.

Alt som blir gjort i en kommune skal dokumenteres, og alle dokumenter må overholde lovverk knyttet til blant annet GDPR. Det er med andre ord mange formelle og strenge krav man må forholde seg til i forvaltningen av et byarkiv eller et annet kommunalt arkiv. Vi i Iron Mountain ønsker å gjøre det enklere for kommuner å få full oversikt og kontroll over eget arkivmateriell, slik at man får en byrde mindre å tenke på i en travel kommunehverdag.

Iron Mountains løsning gir både fleksibilitet og sikkerhet

Iron Mountains løsning for kommunal arkivering er en skreddersydd, offisielt godkjent løsning for kommunearkiv som gjør det enkelt, sikkert og effektivt å arkivere og ta sikkerhetskopier av alle slags kommunale dokumenter. Med vårt arkivsystem for kommuner kan du arkivere både fysiske og digitale dokumenter, samt skanne viktige dokumenter for digital kommunal arkivering. Du får enkel tilgang til de digitale dokumentene dine via din bedrifts eller vår egen plattform ReQuest Web. Med denne plattformen er det enkelt å finne frem til akkurat den informasjonen du trenger i arkivet, og alt oppbevares på en trygg og sikker måte.

Sikker, trygg og sporbar arkivering med Iron Mountain

En kommune skal behandle og dokumentere mange saker i løpet av et år, og det vil naturlig nok oppstå store bunker med dokumenter som må arkiveres i løpet av denne tiden. Det er mye viktig informasjon som skal oppbevares – både for samtiden og fremtiden – i et kommune- og byarkiv, og ofte overgår mengden dokumenter det man rent praktisk har plass til i et lite kommunehus. I tillegg stilles de samme høye kravene til sikkerhet og sporbarhet til hvert dokument og hver sak i arkivet. Dermed kan oppgaven med å arkivere alle viktige dokumenter fort føles som en håpløs jobb.

Med Iron Mountains løsning for kommunal arkivering kan du spare verdifull fysisk plass i kommunen, samtidig som du alltid er garantert høy sikkerhet som oppfyller alle formelle krav til et fysisk kommunearkiv.
Det er mange fordeler med å velge vår arkivløsning. Hos oss får du blant annet:

• Lokaler med tyverialarm tilknyttet en sentral og kameraovervåking hele døgnet i våre fysiske arkiver 
• Topp moderne brannalarm tilknyttet en sentral
• Brannforebyggende tiltak gjennom brannsikre konstruksjoner og et pålitelig sprinkleranlegg
• Sikring mot andre ytre påvirkninger, som for eksempel fukt og annen miljøpåvirkning
• Full sporbarhet i arkivmateriellet – du får full oversikt over alle dokumenter i løpet av kort tid
• Full overenstemmelse med GDPR og andre offisielle krav til arkivering
• Plassbesparende løsninger med både fysisk oppbevaring off-site og digitalisering av kommunale arkiv

For å kunne garantere god sikkerhet og trygghet i alle ledd har alle våre ansatte fått grundig opplæring i sikkerhet knyttet til arkivering av kommunale dokumenter. Vi har lang erfaring og mye kunnskap innen arkivering og digitalisering, og gjør alltid vårt ytterste for at du som kunde skal føle deg trygg på våre løsninger. Vår første prioritet er alltid din sikkerhet!

Intelligente arkivløsninger for kommuner – både fysisk og digitalt

Iron Mountan kan tilby en praktisk tjeneste innen arkivering for kommuner. Her får du en skreddersydd løsning som blir utarbeidet etter din kommunes spesifikke behov. Vi hjelper deg med å finne den perfekte løsningen – og uansett hvilke behov din kommune har, er prosessen alltid like enkel, effektiv og sikker.

• Du kontakter oss først for å få et tilbud om en løsning som er skreddersydd etter din kommunes behov
• Våre erfarne ansatte inviterer deg til plattformen ReQuest Web, hvor du kan booke henting og levering av kommunale dokumenter til arkivering
• Du booker hentingen når det passer deg, og finner frem de dokumentene som skal arkiveres
• Våre ansatte skanner og merker alle dokumentene som skal arkiveres ved hjelp av RFID-teknologi – noe som gjør det enkelt å finne frem i arkivet senere
• Våre sjåfører, som har fått grundig sikkerhetsopplæring, sørger for trygg frakt av alt fysisk kommunalt materiell til oppbevaringsstedet
• Arkivet ditt vil deretter oppbevares trygt i våre lokaler – sporbart og beskyttet mot tyveri, brann, fukt og andre eksterne farer

Digitalisering av kommunal arkivering er fremtidens arkivløsning. Og i tillegg til å oppbevare det fysiske arkivmateriellet ditt, kan vi også tilby praktisk og enkel arkivdigitalisering. Ved å arkivere kommunale dokumenter digitalt sparer du mer plass, samtidig som du kan være trygg på at alle dokumenter oppbevares på en sikker måte. Arkivet får dessuten full sporbarhet, slik at du alltid har full oversikt over arkivet til kommunen. Du får umiddelbar tilgang til digitalisert kommunemateriell på ReQuest Web-plattformen eller via ditt eget system, og du trenger aldri å bekymre deg for å miste viktige dokumenter. Du vet alltid akkurat hvor du har dem, takket være vår praktiske skanning og strekkodemerking med RFID-teknologi.

Offentlig godkjent arkivering for kommuner

Vi i Iron Mountain har lang erfaring med arkivering og digitalisering, og vi kan tilby den høye sikkerheten som kreves til alle slags byarkiv og kommunearkiv. Våre løsninger for kommunal arkivering er offentlig godkjent for bruk av offentlige organer, og overholder alle strenge sikkerhetskrav – uansett om du ønsker å arkivere dokumenter fysisk eller digitalt. Les mer om de ulike løsningene vi tilbyr til kommuner, som for eksempel dokumentskanning og<automatiseringsløsninger. Vi streber alltid etter å kunne tilby et bredt utvalg av tjenester som hjelper deg i alle delene av kommunedriften.

Ønsker du å høre mer om vår løsning for kommunal arkivering eller de andre tjenestene vi tilbyr? Vi vil mer enn gjerne vise deg hvordan våre totalløsninger kan bidra til lettere arbeidsflyt og en enklere arkivhverdag. Ta gjerne kontakt med oss via dette kontaktskjemaet. Vi ser frem til å høre fra deg!