Start Din Digitale Transformasjonsreise På Riktig Måte

Digital transformasjon er bruk eller integrering av teknologi for å forbedre forretningsprosesser.

Tro det eller ei, men å gå rett til skanneren er ikke det første steget mot digital transformasjon. Mens 90,5 % av organisasjoner har implementert digitalisering av fysiske dokumenter for å få enklere tilgang eller oppbevaring, krever en virkelig vellykket og bærekraftig digital transformasjon en mye mer strategisk tilnærming.

Uansett om du nettopp har begynt, eller er midt i prosessen med å bli digital, er det en god idé å ta et steg tilbake og vurdere hvilken strategi du skal implementere for å sikre at du når forretningsmålene dine underveis.

Kom i gang med din digitale transformasjonsreise

Gjennom tiår med erfaring, og ved å jobbe med kunder på tvers av bransjer, har vi identifisert fem nøkkeltrinn til en vellykket strategi for digital transformasjon. Selv om vi ser at mange organisasjoner prøver å hoppe rett over til automatisering, blir de ofte stående fast fordi de ikke har gjort det grunnleggende arbeidet.

Før du legger ut på din digitale transformasjonsreise, er det viktig å starte med de to første trinnene: Identifiser hva du har og digitaliser det du ønsker å beholde. Disse trinnene inneholder mye, så la oss kikke nærmere på dem.

Hva skal beholdes og hva skal du kvitte deg med – kartlegg dokumentene dine

Mange organisasjoner har en klassisk «behold alt»-kultur – altså at man beholder filer til evig tid. Men dette er ikke kostnadseffektivt, kompatibelt eller praktisk. Før du tar steget mot å bli digital, er det viktig å ha en klar forståelse av innholdet i arkivene dine.

Her er noen viktige spørsmål du bør vurdere når du fastsetter verdien av dokumentene dine før digitalisering:

• Hvilket format har innholdet? Unike innholdstyper som papir, tape, mikrofiche eller elektroniske filer har forskjellige bruksområder. Hvis disse ikke er integrert i en enhetlig plattform for informasjonshåndtering, finnes det ingen effektiv måte å hente ut nyttig informasjon på.
• Hvordan klassifiserer du innholdet ditt? Enten det er personlig identifiserbar informasjon (PII) eller sensitiv informasjon om bedriften, vil det å klassifisere innholdet på en måte som overholder bransjestandardene og aktuelle retningslinjer bidra til å sikre at innholdet er lett tilgjengelig for organisasjonen.
• Hva gjør du med innholdet ditt? Definer hvordan organisasjonen din bruker informasjonen i arkivet, enten det er til daglige arbeidsoppgaver eller for å oppnå langsiktige forretningsmål. For å motvirke ineffektivitet i driften bør du se etter arbeidsprosesser som kan gjøres enklere eller mer effektive ved å konvertere dem fra papir til digitale løsninger.
• Hvordan prioriterer du innholdet ditt? Hvis du ikke kan få tak i spesifikk informasjon når du trenger den, kan det medføre en ekstra kostnad for virksomheten din. Dette påvirker tjenestenivåavtaler, mennesker, prosesser, kunder, merkevaren og til slutt organisasjonens omdømme.
• Hvor er innholdet? Arkivene er vanligvis spredt på tvers av systemer, applikasjoner, formattyper, avdelinger og steder, noe som kan gjøre dem utfordrende og kostbare å administrere.

Hvis du lager en oversikt over hva du har, kan du unngå vanlige fallgruver som:

• Lav synlighet og dårlig tilgang til filer
• Destruksjonsdatoene blandes sammen
• Ulike dokumenttyper
• Flere innholdslagre
• Duplikater og ikke-godkjente versjoner

Dette forhindrer også overoppbevaring av dokumentene dine, mindre risiko knyttet til å oppbevare data lenger enn du burde, og reduserte kostnader rundt lagringskostnader.

Lag en plan for oppbevaring av informasjonen

En viktig, men ofte oversett del av den digitale transformasjonsreisen inkluderer utvikling av organisasjonens oppbevaringsplan basert på bransjens standarder og retningslinjer. Å bevare informasjon og systematisk ødelegge dokumenter er to sider av samme sak. Gjennomtenkt oppbevaring informerer om måten bedriften din administrerer immaterialrett og støtter forretningsprosesser.

Vi har funnet ut at sporing av hendelsesdatoer kan være den største utfordringen når du gjør fysiske dokumenter digitale. Når du har titusenvis av bokser, kan det være vanskelig å organisere dokumentene basert på hendelsesdatoer, utfordrende å holde seg oppdatert når det lagres utenfor kontoret og kostbart å indeksere.

Med en solid tidsplan for oppbevaring av dokumenter, vil du:

• Ha et enhetlig syn på din personlige data og relaterte forpliktelser
• Overholde regulatoriske krav og overholdelseskrav
• Redusere unødvendig risiko for datainnbrudd

Hvis dette virker overveldende, trenger du ikke bekymre deg. Vi hjelper deg.

Utvikling gjennom digitalisering

Gode nyheter! Etter at du har identifisert innholdet i arkivet og laget en plan for oppbevaring, er det nå på tide å skanne filene du bestemte deg for å beholde.. Når du vet hva du skal oppbevare og hvor det skal oppbevares, vil du være bedre rustet til å gjennomføre prosjektet med å skanne filene på en effektiv måte.

Prosesser og prosedyrer rundt dokumenthåndtering kan være vanskelig å holde under kontroll, spesielt når de ikke er i et digitalt format. Dokumentdeling og samarbeid er avgjørende for suksessen til virksomheten din, og digitalisering av registrene gjør dette mulig.

Et grunnlag for suksess

Nå som du har lagt et solid grunnlag for en vellykket digital transformasjon (trinn 1 og 2), er du klar for å bygge et fremtidsrettet sentrallager hvor teamet ditt kan få tilgang til og samarbeide om digital informasjon (trinn 3). Du kommer også nærmere de neste trinnene for å automatisere arbeidsflyten og få bedre tilgang til informasjonen din, slik at teamet ditt kan strømlinjeforme forretningsprosesser og hente verdifull innsikt fra dataene dine.

Hvis du ikke kunne delta på Virtual Forum Clinic, Driving Digital Transformation: The Future of Digital Mailroom, kan du se on-demand versjonen.

*Forskning av Economist Impact, støttet av Iron Mountain