Sztuczna inteligencja w firmie – jak ją wykorzystać w zakresie porządkowania dokumentów?

Sztuczna inteligencja w firmie ma duże znaczenie w zarządzaniu codziennymi procesami. Przedsiębiorstwa pracują z ogromnymi ilościami danych, których ręczna analiza i porządkowanie są czasochłonne i podatne na błędy. Rozwiązania oparte na sztucznej inteligencji umożliwiają szybsze, bardziej efektywne i bezpieczne zarządzanie dokumentami. Przyjrzyjmy się praktycznemu zastosowaniu tych technologii oraz narzędziom wspierającym firmy w porządkowaniu materiałów.

Automatyzacja procesów dzięki sztucznej inteligencji

Jednym z najważniejszych zastosowań AI w przedsiębiorstwach jest automatyzacja procesów związanych z zarządzaniem dokumentami. Systemy oparte na sztucznej inteligencji eliminują konieczność manualnego wprowadzania danych i ustalania priorytetów. Dzięki temu organizacje mogą:

• szybko odnajdywać potrzebne informacje, co skraca czas potrzebny na realizację zadań;
• zintegrować różnorodne źródła danych, tworząc spójne repozytorium dokumentów;
• redukować koszty związane z zatrudnianiem dodatkowego personelu do obsługi dokumentacji.

Automatyzacja obejmuje nie tylko porządkowanie, ale również analizę zawartości dokumentów. Systemy te są w stanie wykorzystywać uczenie maszynowe do przewidywania potrzeb biznesowych, np. poprzez identyfikację trendów w zamówieniach lub analizę wyników finansowych.

Przeczytaj: Czym jest automatyzacja procesów biznesowych?

Zapamiętaj!

Wprowadzenie AI do zarządzania dokumentami poprawia efektywność operacyjną i pozwala firmom skupić się na strategicznych celach.

Sztuczna inteligencja w przedsiębiorstwie a bezpieczeństwo danych

Sztuczna inteligencja w przedsiębiorstwie to również narzędzie zwiększające bezpieczeństwo informacji. Dokumenty biznesowe zawierają wrażliwe dane, które muszą być chronione przed nieuprawnionym dostępem lub utratą.

AI wspiera firmy poprzez:

• automatyczne wykrywanie potencjalnych zagrożeń (w tym nieautoryzowane próby dostępu);
• monitorowanie zmian w dokumentach, zapewniające transparentność i zgodność z polityką bezpieczeństwa;
• klasyfikowanie dokumentów według poziomu poufności (ułatwia to ich przechowywanie i udostępnianie).

Za sprawą zaawansowanych systemów analitycznych organizacje sprawniej reagują na incydenty związane z bezpieczeństwem danych. AI pomaga także w zachowaniu zgodności z regulacjami prawnymi typu RODO dzięki automatycznemu generowaniu raportów.

Sprawdź, jak przechowywać dokumenty zgodnie z zasadami RODO.

Digitalizacja dokumentów to pierwszy krok do efektywnego zarządzania Twoją organizacją

Proces digitalizacji dokumentów jest niezbędnym krokiem w transformacji cyfrowej. Dzięki usługom Iron Mountain, w skład których wchodzi przykładowo skanowanie dokumentów i repozytorium, przedsiębiorstwa mogą przenieść swoje papierowe archiwa do tzw. świata cyfrowego.

Korzyści płynące z zastosowania sztucznej inteligencji w biznesie przy wykorzystaniu digitalizacji są wielowymiarowe. Oprócz oszczędności miejsca, cyfryzacja umożliwia łatwe przeszukiwanie dokumentów za pomocą słów kluczowych lub innych elementów. To eliminuje konieczność przeglądania setek teczek i segregatorów.

Ze względu na digitalizację, dokumenty da się również łatwo udostępnić między działami. Cyfrowe zasoby są także odporne na uszkodzenia fizyczne – w tym zalania czy pożary, które mogłyby zniszczyć tradycyjne, papierowe archiwa.

Inteligentne przetwarzanie dokumentów z Iron Mountain

Usługa InSight DXP (Digital Experience Platform) to zaawansowane narzędzie dla firm, które chcą zoptymalizować zarządzanie dokumentami. System ten łączy technologię OCR (rozpoznawania tekstu) z algorytmami analitycznymi i AI. InSight DXP umożliwia inteligentne przetwarzanie dokumentów, zarządzanie treścią i informacjami, co automatyzuje procesy biznesowe i zwiększa wydajność procesów.

Przetwarzanie dokumentów za pomocą AI eliminuje konieczność pracy manualnej, pozwalając zespołom skupić się na zadaniach wymagających wiedzy eksperckiej. Dodatkowo system uczy się na podstawie przetworzonych danych (wraz z upływem czasu jest bardziej efektywny).

Wdrażając to rozwiązanie, firmy są w stanie również łatwo integrować swoje dokumenty z istniejącymi systemami ERP czy CRM, co poprawia płynność procesów operacyjnych i umożliwia bardziej efektywne wykorzystanie danych.

Zarządzanie zasobami cyfrowymi z eVault

Jednym z najważniejszych wyzwań w zarządzaniu dokumentami cyfrowymi jest ich bezpieczne przechowywanie. eVault to rozwiązanie lokalne stworzona z myślą o firmach, które chcą mieć szybki dostęp do swoich danych, przy jednoczesnym zachowaniu pełnej ochrony.

Dzięki zaawansowanej technologii eVault pozwala przedsiębiorstwom:

• przechowywać dokumenty w formie cyfrowej, eliminując potrzebę utrzymywania fizycznych archiwów;
• uzyskiwać dostęp do danych w czasie rzeczywistym (przyspiesza to podejmowanie decyzji biznesowych);
• korzystać z back up w przypadku awarii własnych systemów.

Wykorzystanie AI w zarządzaniu cyklem życia dokumentów

Zastosowanie rozwiązań Iron Mountain w biznesie pomaga np. w określeniu, które dokumenty powinny być archiwizowane, a które mogą zostać bezpiecznie usunięte zgodnie z przepisami. Przykładem tego rodzaju rozwiązań jest eVault czy InSight Content Management, umożliwiający monitorowanie dokumentacji w całym cyklu jej życia.

Cyfrowa korespondencja z usługą Digital Mailroom

Usługa kancelaryjna, czyli Digital Mailroom  transformacja korespondencji papierowej w cyfrową działa w oparciu o zaawansowane technologie skanowania i przetwarzania danych. Pozwala na szybkie przekazywanie dokumentów do odpowiednich działów. Redukcja papierowego obiegu dokumentów minimalizuje również ryzyko ich zagubienia i usprawnia przepływ informacji w organizacji.

Zapamiętaj!

Wdrożenie Digital Mailroom umożliwia firmom lepszą organizację pracy i przyspieszenie realizacji codziennych zadań administracyjnych.

Sztuczna inteligencja w biznesie – podsumowanie

W Iron Mountain oferujemy kompleksowe rozwiązania wspierające przedsiębiorstwa w porządkowaniu i zarządzaniu dokumentami. Dzięki wykorzystaniu technologii AI firmy mogą zaoszczędzić czas i zasoby oraz lepiej przygotować się na pojawiające się wyzwania biznesowe.

Przyszłość zarządzania dokumentami należy do AI, a przedsiębiorstwa, które zdecydują się na wdrożenie tych technologii, zyskają przewagę konkurencyjną. Skontaktuj się z nami, aby poznać rozwiązanie do zarządzanie informacją dopasowane do Twoich potrzeb.