Digitalizacja archiwum – dlaczego warto?

Na Twoje biurko trafia coraz więcej dokumentów? Faktury, umowy, notatki służbowe. Każdy przedsiębiorca powinien odpowiednio je przechowywać. Co jednak, gdy w końcu brakuje miejsca? I co wtedy, gdy chcesz znaleźć pismo urzędowe, ale zajmuje to mnóstwo czasu? W takiej sytuacji dobrym rozwiązaniem jest digitalizacja archiwum. Co warto wiedzieć na jej temat? Odpowiadamy.

Czym jest digitalizacja archiwum?

Digitalizacja archiwum, którą wykonujemy w Iron Mountain, polega na konwertowaniu dokumentów papierowych do postaci elektronicznej i przechowywaniu ich w jednym repozytorium. Najczęściej są one skanowane, a następnie zapisywane w najoptymalniejszym formacie. Później można je przeszukiwać, analizować oraz udostępniać dalej. W Iron Mountain możemy je dodatkowo:

• indeksować – dzięki temu bez problemu odnajdziesz interesujące Cię dane, a tym samym oszczędzisz mnóstwo cennego czasu, który będziesz mógł wykorzystać w bardziej produktywny sposób;
• eksportować do różnych systemów informatycznych – to pozwoli Ci zintegrować je z innymi firmowymi systemami oraz zautomatyzować np. procesy księgowe;
• tworzyć kopie zapasowe – dzięki temu Twoje akta będą w pełni bezpieczne, a Ty w razie potrzeby będziesz kontynuować swoja pracę nawet podczas awarii.

Trzy powyższe funkcje dostępne są u nas w ramach usługi eVault.

Digitalizacja archiwum – dlaczego warto?

Możliwość łatwego odszukiwania dokumentów

Dzięki cyfryzacji archiwum możesz szybciej dotrzeć do interesujących Cię danych – nawet jeśli pochodzą one sprzed wielu lat. Wystarczy wpisać we właściwym miejscu odpowiednią nazwę dokumentu. A co, jeśli jej nie znasz? Nie przejmuj się, wszystkie pliki mogą być odpowiednio sklasyfikowane i pogrupowane, dzięki czemu bez problemu je odnajdziesz. Zaoszczędzony w ten sposób czas możesz przeznaczyć na inne zadania.

Łatwiejsze przekazywanie dokumentów

Zdigitalizowane dokumenty zdecydowanie łatwiej jest przekazywać swoim podwładnym, współpracownikom, jak również kontrahentom. Mogą oni uzyskać dostęp do nich z każdego miejsca na świecie, o dowolnej porze, co ma ogromne znaczenie, jeśli Twoja firma składa się z wielu oddziałów lub zatrudnia osoby w trybie zdalnym. Co więcej, jednocześnie z jednego dokumentu może korzystać kilka osób naraz, co przekłada się na płynną i bardziej efektywną współpracę.

Usprawnianie różnych procesów

Dzięki cyfryzacji archiwów procesy biznesowe przebiegają w bardziej wydajny sposób. Jest to efekt sprawniejszego obiegu dokumentów. Nie trzeba organizować specjalnej wyprawy do archiwum, a następnie przeglądać dziesiątek segregatorów, aby uzyskać interesujące Cię dane – wystarczy najczęściej zaledwie kilka kliknięć, aby odnaleźć to, co Cię interesuje. To pozwala z kolei szybciej podejmować decyzje biznesowe.

Obniżenie kosztów

Digitalizacja archiwów umożliwia również obniżenie kosztów. Dzięki niej nie musisz kupować tuszu czy papieru, zamiast tego możesz poczynić inne, bardziej strategiczne inwestycje. Co więcej, oszczędzasz w ten sposób również na przestrzeni biurowej (ów aspekt opisujemy szerzej poniżej), co także wiąże się z mniejszymi kosztami prowadzenia działalności. Zaoszczędzone w ten sposób pieniądze możesz przeznaczyć np. na szkolenia dla pracowników.

Dowiedz się więcej na temat archiwizacji danych w firmie.

Oszczędność przestrzeni biurowej

Digitalizacja archiwów sprawia, że zagospodarowaną dotychczas przestrzeń biurową możesz wykorzystać w inny sposób. Jest to istotne zwłaszcza w przypadku firm, w których pracuje duża liczba osób – trzeba wówczas przechowywać ogromną liczbę dokumentów. Jeśli wiec już brakuje Ci miejsca na teczki i segregatory, digitalizacja archiwum okaże się idealnym rozwiązaniem. W opróżnionych pomieszczeniach możesz z kolei stworzyć pokój konferencyjny, pomieszczenie do szkoleń czy strefę rekreacyjną – pomoże Ci to w podnoszeniu wydajności pracowników lub tworzeniu przyjaznej atmosfery.

Lepiej zabezpieczone dane

Dokumenty gromadzone w typowym, niezdigitalizowanym archiwum są narażone na zalanie, spalenie czy po prostu zwykłe starzenie się i kurz. Co więcej, mogą łatwiej dotrzeć do nich osoby niepowołane. Tymczasem w przypadku scyfryzowanych archiwów uzyskanie dostępu do nich jest trudniejsze. To wszystko jest o tyle istotne, że na pewno przechowujesz u siebie wrażliwe dane np. dotyczące finansów czy informacje zawarte w teczkach personalnych. W przypadku Iron Mountain poszczególne pliki są dodatkowo uwierzytelniane i szyfrowane, a w razie potrzeby można stworzyć ich kopię zapasową.

Ekologia

Mniejsza ilość wykorzystywanego papieru równa się mniejszej liczbie wycinanych drzew, co ma ogromne znaczenie, jeśli próbujesz walczyć z ocieplaniem się klimatu. Warto o tym aspekcie pamiętać jednak nie tylko wtedy, gdy bliskie Twojemu sercu są ekologiczne ideały. „Zielone” podejście przekłada się na lepszy wizerunek firmy w oczach Klientów. Dowiedz się, na czym polega zrównoważony rozwój w biznesie i zastosuj wybrane rozwiązania w swoim przedsiębiorstwie.

Zgodność z regulacjami prawnymi

Niektóre dokumenty firmowe trzeba przechowywać przez przynajmniej kilka lat (zazwyczaj pięć). Ich digitalizacja znacznie ten proces ułatwia. Dzięki niej zawsze „pod ręką” będą różne dane, potrzebne np. do audytów czy przy sporach biznesowych i na pewno żadne ważne faktury czy umowy się nie zgubią, co zabezpieczy Cię przed ewentualnymi konsekwencjami prawnymi.

Przeczytaj też: Brakowanie dokumentacji – co to jest i jak wygląda cała procedura?

Digitalizacja archiwum w praktyce, czyli jak udało się to firmie Almirall

Z usług digitalizacji Iron Mountain skorzystała m.in. firma Almirall. To międzynarodowe przedsiębiorstwo farmaceutyczne, które zdecydowało się na współpracę z Iron Mountain w zakresie digitalizacji dokumentów medycznych. Dzięki temu udało się zmniejszyć czas wprowadzania nowych produktów na nowe rynki oraz zwiększyć efektywność pracowników. Więcej na ten temat przeczytasz tutaj.

Wszystko, co musisz wiedzieć o digitalizacji archiwów – podsumowanie

Cyfryzacja archiwów, którą chętnie dla Ciebie wykonamy, wiąże się z szeroką gamą korzyści. Dzięki niej Ty i Twoi pracownicy odzyskacie dużą ilość cennego czasu, co pozwoli Twojej firmie szybciej się rozwijać. Omawiane przez nas rozwiązania pozwolą Ci łatwiej zarządzać dokumentami, a przy okazji – sporo zaoszczędzić, nie tylko czasu, ale również pieniędzy. Zdecyduj się na usługi Iron Mountain i wskocz na wyższy poziom własnego biznesu! Zachęcamy do kontaktu link tutaj.