Digitalizacja w bankowości – jak powinno wyglądać zarządzanie dokumentami oraz ich archiwizacja? Przewodnik

Dynamiczny wzrost liczby banków cyfrowych nieodwracalnie zmienił rynek finansowy. Transformacja cyfrowa jest najlepszym sposobem na to, aby dotrzymać kroku rozwiniętym cyfrowo bankom na konkurencyjnym rynku i nie wypaść z gry w walce o lojalnych Klientów.

Digitalizacja w bankowości — co to jest?

Digitalizacja w bankowości to proces nieustannej i ciągłej ewolucji technologicznej, w której instytucje finansowe kreują najwyższej jakości zdalne i cyfrowe doświadczenia Klientów. Odnosi się ona do całej infrastruktury technologicznej, z której korzystają placówki bankowe w obszarach front i back office’u w celu poprawy doświadczeń Klientów oraz usprawnienia pracy samego banku.

Cyfryzacja np. cyfrowa kancelaria czyli digital mailroom wiąże się z wprowadzaniem inteligentnych systemów, które coraz częściej opierają się na AI i uczeniu maszynowym w celu przetwarzania dokumentów i informacji, aby osiągnąć bardziej wydajne procesy wewnętrzne oraz usprawnić model pracy hybrydowej. Przeczytaj, jak firma Ultimo wprowadziła cyfrową kancelarię (digital mailroom).

Archiwizacja dokumentów bankowych – przewodnik

Archiwizacja dokumentów bankowych powinna być zgodna z wytycznymi określonymi w Ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości oraz spełniać wytyczne zawarte w Rozporządzeniu 2016/679 (RODO) i aktach towarzyszących.

Zgodnie z nimi banki są zobligowane do odpowiedniego zabezpieczenia i przechowywania dokumentów bankowych przez okres co najmniej pięciu lat od początku roku następującego po roku obrotowym.

Archiwizacja dokumentów banku – sposoby przechowywania zasobów z Iron Mountain

Dokumentacja bankowa może być przechowywana zarówno w formie papierowej, jak i na nośnikach elektronicznych. Niezależnie jednak od formy archiwizacji prowadzący instytucję bankową, powinien:

• wykorzystywać odpowiednio zabezpieczone i chronione nośniki,
• zabezpieczać dane przed nieautoryzowanym dostępem,
• tworzyć backupy (kopie zapasowe) dokumentów.

Jako profesjonaliści w zakresie zarządzania rejestrami danych i informacjami RIM, udostępniamy zewnętrzne archiwa do przechowywania dokumentów papierowych. Magazyny te są przystosowane do archiwizacji dokumentacji bankowej. Posiadają odpowiednią konstrukcję, systemy antywłamaniowe i przeciwpożarowe oraz utrzymują zalecaną temperaturę i wilgotność powietrza.

Tak wyposażone magazyny zapewnią prawidłową ochronę zasobów Twojej instytucji przez cały obowiązujący okres archiwizacji.

Archiwizacja dokumentów i digitalizacja w bankowości – rozwiązania od Iron Mountain

Poprawnie przeprowadzona transformacja procesów bankowych i archiwizacja dokumentów to działanie ciągłe, które wymaga stałego dostosowywania się do zmian w prawie. Z rozwiązaniami od Iron Mountain może mieć pewność, że proces się odpowiednio zarządzany.

Digitalizacja w bankowości z Iron Mountain pozwoli Twojej instytucji:

• wprowadzić technologie cyfrowe do wszystkich obszarów działalności banku,
• zoptymalizować procesy wewnątrz placówki,
• zapewnić pełne bezpieczeństwo danych przy użyciu infrastruktury cyberbezpieczeństwa,
• poprawić workflow pracy personelu,
• zyskać możliwość kompleksowego monitorowania procesów,
• wynieść na wyższy poziom doświadczenia Klientów na każdym etapie współpracy z bankiem,
• zwiększyć wydajność operacyjną dzięki automatyzacji powtarzalnych procesów bankowych,
• podejmować decyzje na podstawie rzetelnych, zintegrowanych danych ze wszystkich działów.

Dzięki digitalizacji dostarczysz swoim Klientom najwyższą jakość obsługi, co wpłynie na efektywność i konkurencyjność placówki oraz umocni pozycję Twojego banku na rynku.

Banki cyfrowe

Banki cyfrowe pozwalają stworzyć cyfrowy system pracy instytucji, w którym dokonasz digitalizacji najbardziej potrzebnej i często wyszukiwanej dokumentacji papierowej. Pozwoli Ci to ograniczyć koszty i czas, a także zniweluje konieczność digitalizacji całego papierowego archiwum.

Korzystając z usługi skanowania, zapewnisz:

• bezpieczny i ciągły dostęp do cyfrowej wersji dokumentacji bankowej wszystkim pracownikom,
• pozytywne doświadczenia Klientów dzięki szybkiej reakcji placówki na ich zapytania,
• efektywne środowisko pracy swojemu personelowi, zwalniając go ze żmudnego i czasochłonnego przeglądania papierowych archiwów czy skanowania napływającej dokumentacji.