Dokumenty i dowody księgowe – rodzaje oraz przykłady

Jakie rodzaje dokumentów księgowych wyróżniamy? Jak długo należy je przechowywać? Sięgnij po dawkę księgowej wiedzy w pigułce! W poniższym artykule omawiamy te pojęcia, przytaczamy przykłady i dzielimy się sprawdzonymi rozwiązaniami od Iron Mountain, które mogą ułatwić zarządzanie dokumentacją w Twojej firmie.

Dokumenty księgowe a dowody księgowe – jaka jest różnica?

Dowody księgowe są częścią dokumentacji księgowej. Zasadniczą różnicą między pojęciami jest to, że dokumenty księgowe odzwierciedlają zdarzenia gospodarcze, z kolei dowody księgowe operacje gospodarcze. Dokument księgowy jest pojęciem znacznie szerszym, ponieważ obejmuje zarówno dokumenty podlegające ewidencji (czyli dowody księgowe), jak i dokumenty niepodlegające księgowaniu.

Dowody księgowe – definicja, rodzaje, przykłady

Kiedy dokument może być dowodem księgowym?

Dowód księgowy jest dokumentem źródłowym, który odzwierciedla konkretną operację gospodarczą w przedsiębiorstwie i stanowi podstawę do ujęcia go w odpowiedniej ewidencji. Prawidłowo sporządzony dowód księgowy powinien zawierać informacje takie jak:

1. Rodzaj dowodu i jego numer identyfikacyjny.
2. Określenie wystawcy lub wskazanie stron uczestniczących w operacji gospodarczej.
3. Data wystawienia dowodu oraz dokonania operacji gospodarczej.
4. Przedmiot operacji gospodarczej, jego wartość oraz ilościowe określenie (jeśli to możliwe, w jednostkach naturalnych).
5. Miesiąc księgowania oraz sposób ujęcia w księgach rachunkowych (dekretacja).
6. Podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych.

Dowody księgowe – rodzaje

Wśród rodzajów dowodów księgowych wyróżnia się:

• dowody zewnętrzne obce, czyli otrzymane od kontrahentów,
• dowody zewnętrzne własne, czyli przekazywane w oryginale kontrahentom,
• dowody wewnętrzne, które dotyczą operacji wewnątrz jednostki.

Dowody księgowe dzielą się także na:

• zbiorcze – służą dokonywaniu łącznych zapisów zbioru dowodów księgowych,
• korygujące poprzednie zapisy,
• zastępcze – wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu księgowego,
• rozliczeniowe wewnętrzne – ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

Dowody księgowe – przykłady

• faktury, faktury VAT RR,
• dokumenty celne,
• rachunki,
• faktury korygujące i noty korygujące,
• dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania zbiorczym zapisem,
• noty księgowe,
• dowody przesunięć,
• dowody opłat pocztowych i bankowych,
• inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat oraz dokumenty zawierające dane wymagane dla dowodów księgowych,
• dowody wewnętrzne — jednak wyłącznie w ściśle określonych sytuacjach,
• paragony lub dowody kasowe — jednak wyłącznie w ściśle określonych sytuacjach,
• opisy lub specyfikacje otrzymanych materiałów czy towarów handlowych.

Przechowywanie dokumentów i dowodów księgowych

Ze względu na okres archiwizacji dokumenty księgowe możemy podzielić na:

• dokumenty archiwalne przechowywane w sposób trwały,
• dokumenty niearchiwalne przechowywane okresowo.

Najważniejsza jest ochrona dokumentów, zwłaszcza jeśli mowa o archiwizacji w wersji elektronicznej. Przedsiębiorstwo ponosi odpowiedzialność za bezpieczeństwo, dlatego nośniki danych powinny być odporne na zagrożenia oraz niedostępne dla osób nieuprawnionych. Należy również tworzyć kopie zapasowe dokumentów.

Jak długo przechowywać dokumenty księgowe?

Zasady archiwizowania dokumentów księgowych określa ustawa o rachunkowości – odpowiednio zabezpieczoną dokumentację przedsiębiorca jest zobowiązany przechowywać do momentu przedawnienia okresu podatkowego (co najmniej pięciu lat od zakończenia roku obrotowego).

Sprawne zarządzanie dokumentacją księgową? Poznaj propozycje od Iron Mountain

W odpowiedzi na potrzeby przedsiębiorstw oferujemy rozwiązania, które usprawnią funkcjonowanie biznesu. Dla nas priorytetami są bezpieczeństwo i zgodna z wymogami dostępność danych. Co mamy do zaoferowana? Oto kilka przykładów.

1. Bezpieczne niszczenie dokumentów papierowych oraz danych na nośnikach elektronicznych, czyli usługa zapewniająca niszczenie w sposób bezpieczny i zgodny z przepisami prawa. Z pomocą ekspertów możesz zniszczyć wrażliwe i poufne informacje oraz zredukować koszty przechowywania.
2. Zewnętrzne przechowywanie dokumentacji to rozwiązanie, które zapewni bezpieczeństwo archiwizowanych dokumentów. Proces jest poddawany stałej kontroli, a nasze magazyny spełniają wszystkie wymogi stawiane tego typu obiektom.
3. Program Clean Start pozwoli zredukować koszty zarządzania nieruchomościami i zoptymalizować miejsce pracy. Specjaliści z Iron Mountain przeprowadzą analizę potrzeb Twojej firmy, przedstawią rekomendacje, które mogą ulepszyć funkcjonowanie organizacji, a następnie wspólnie opracujemy plan działania.
4. Digitalizacja dokumentów poprzez skanowanie i indeksowanie usprawni procesy biznesowe w przedsiębiorstwie, zapewni bezpieczeństwo oraz szybki i łatwy dostęp do zasobów.
5. System eVault jest jedną z możliwości zarządzania dokumentacją elektroniczną. To wygodne i intuicyjne rozwiązanie, dzięki któremu możesz w pełni kontrolować firmowe dokumenty – sprawdzać ich status, lokalizację, kontrolować koszty składowania, generować raporty oraz inne informacje potrzebne do funkcjonowania Twojej firmy.

Dlaczego Iron Mountain?

Dzięki wieloletniemu doświadczeniu oraz wiedzy naszych ekspertów jesteśmy w stanie zapewnić najlepsze rozwiązania z zakresu zarządzania dokumentacją. Na nasze stronie znajdziesz wachlarz usług, które oferujemy. Skontaktuj się z nami emailowo lub zadzwoń pod numer: 801 800 802, otrzymaj darmową wycenę i wprowadźmy Twój biznes na wyższy poziom!