Efektywna i bezpieczna praca zdalna – jak zadbać o nią w firmie?

Efektywność i bezpieczeństwo pracy zdalnej nie zależą wyłącznie od pracownika. To kwestia także pracodawcy, który powinien zagwarantować zatrudnionym rozwiązania automatyzujące część obowiązków, aby móc oddelegować im bardziej priorytetowe zadania. W artykule przedstawimy, jakie wyzwania niesie za sobą praca zdalna i co pracodawca musi zapewnić pracownikom swojej organizacji.

Praca zdalna – co to jest?

Praca zdalna to forma wykonywania swoich obowiązków przez pracownika w dowolnym miejscu poza siedzibą przedsiębiorstwa (najczęściej w domu lub w publicznych open space’ach). Opisane rozwiązanie wymaga samodyscypliny, skupienia oraz przedstawienia niezbędnej dokumentacji udowadniającej finalizację poszczególnych zadań.

Jakie wyzwania niesie za sobą praca zdalna i co pracodawca musi zapewnić pracownikom organizacji?

Aby bezpieczeństwo pracy zdalnej, efektywność i wygoda tzw. home office były na jak najwyższym poziomie, pracodawca powinien również przyłożyć do tego swoją „cegiełkę”. W jaki sposób? Otóż ważna jest obsługa korespondencji firmowej (czyli Digital Mailroom), która pozwoli na sprawne sortowanie i rejestrowanie poczty, dzięki czemu każdy pracownik z łatwością odnajdzie odebrane i wysłane dokumenty. W konsekwencji każda z zatrudnionych osób będzie miała bezpieczny dostęp do swojej korespondencji w domu (bez przychodzenia do firmy).

Platforma do zarządzania treścią – efektywna praca zdalna połączona z komfortem pracowników

Platforma do zarządzania treścią (Iron Mountain InSight) pozwala pracować efektywniej, a co najważniejsze – wpływa na komfort pracowników podczas wykonywania codziennych obowiązków, automatyzując poszczególne czynności. Jak to wygląda w praktyce? Platforma uwalnia wartość ukrytą w danych. Przynosi to rzeczywiste korzyści nie tylko transakcyjnym procesom biznesowym, ale również dla zaplecza biurowego.

Jakie są zalety tego rozwiązania?

• Prowadzi do odkrycia potencjalnych źródeł przychodów i oszczędności;
• bezproblemowo integruje usługi dotyczące treści z aplikacjami biznesowymi;
• ułatwia opracowywanie dokumentów.

Zdaniem naszych Klientów bezpieczeństwo pracy zdalnej w ich firmach znacznie się zwiększyło po wprowadzeniu innowacyjnej platformy do zarządzania  treścią. Wynika to z faktu, iż wprowadzili oni tzw. ład informacyjny (wdrażając zasady przechowywania, prywatności i bezpieczeństwa), a co więcej – ujednolicili dane fizyczne i cyfrowe. Mogą także wykorzystywać nowoczesne technologie w biznesie pozwalające klasyfikować lub analizować treści na przestrzeni dni (zamiast miesięcy).

Efektywna praca zdalna poprzez automatyzację procesów HR

Automatyzacja procesów HR w znacznym stopniu wpłynie na bezpieczeństwo pracy zdalnej Twoich pracowników. Sprawnie funkcjonujący dział personalny jest fundamentalnym elementem każdej firmy, jednak jego działanie często spotyka się z różnymi wyzwaniami (chodzi głównie o tworzenie i obieg dokumentów).

Jeśli przekażesz nam swoje teczki HR, zaoszczędzisz czas pracy swoich pracowników, oddelegowując ich do bardziej priorytetowych obowiązków wpływających na rozwój biznesu. Odzyskasz również przestrzeń biurową, ponieważ dokumentację będziesz przechować w naszych bazach, a nie w siedzibie firmy, co pozwoli także zminimalizować koszty związane z utrzymaniem archiwum.

Bezpieczna i efektywna praca zdalna – podsumowanie

Bazując na naszym doświadczeniu, możemy śmiało stwierdzić, że bezpieczna i efektywna praca zdalna to nie tylko regularne wylogowywanie się z wirtualnych obszarów roboczych czy korzystanie z technik ułatwiających skupienie. To również dbałość pracodawcy o automatyzację procesów, które przyspieszają kluczowe czynności operacyjne.
Inwestycja w obsługę korespondencji mailowej, platformę do zarządzania treścią lub teczkę HR pozwala na oddelegowanie pracowników do ważniejszych obowiązków, a w konsekwencji zwiększenie ich wydajności przy tym samym nakładzie pracy (polega to po prostu na trafniejszym doborze priorytetów).

Przeczytaj także: Firma prowadzona zdalnie – jak usprawnić pracę?