Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej

Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy przedsiębiorców obowiązuje okres przechowywania dokumentacji pracowniczej w sposób, który gwarantuje zachowanie poufności, integralności, kompletności oraz dostępności. Nowelizacja przepisów sektorowych ułatwiła nieco sprawę i otworzyła drzwi na nowe możliwości. Od 2019 roku dokumenty mogą być archiwizowane w formie elektronicznej, bez konieczności przechowywania wersji papierowej. Z myślą o sprawnym zarządzaniu dokumentacją firmową stale wdrażamy sprawdzone rozwiązania.

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej

Do dokumentów pracowniczych zaliczamy:

• Akta osobowe.
• Dokumenty związane z ewidencją czasu pracy.
• Dokumenty dotyczące urlopu wypoczynkowego.
• Kartę wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą, również wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.
• Kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej.
• Dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego.

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej – ile lat według przepisów?

Zgodnie z przepisem art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy pracodawca jest zobowiązany przechowywać dokumentację pracowniczą przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej – sprawdzone rozwiązania od Iron Mountain

Dobrze zorganizowane zarządzanie, ochrona i bezpieczne przechowywanie dokumentacji to dla nas priorytet, dlatego wychodzimy naprzeciw potrzebom przedsiębiorców, oferując innowacyjne rozwiązania.

Usługa zewnętrznego przechowywania dokumentacji

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej jest długi. Decydując się na zewnętrzną archiwizację, zyskujesz przestrzeń biurową, którą możesz wykorzystać w inny sposób. Ponadto, polegając na ekspertach Iron Mountain, nie musisz martwić się o bezpieczeństwo dokumentacji. Nasze wyspecjalizowane magazyny spełniają kluczowe wymogi tego typu obiektów, a procesy poddawane są ciągłej kontroli.

Zewnętrzne przechowywanie dokumentacji nie równa się offline. W trosce o najwyższe standardy nasi specjaliści przeniosą dane do eVault , dzięki czemu dokumenty będą łatwo dostępne i możliwie do pobrania, jeśli użytkownikowi została nadana odpowiednia autoryzacja. Możliwe jest również wyszukiwaniem, śledzenie i przetwarzaniem zgłoszeń serwisowych. Platforma eVault^® Records Management może spowodować, że przeszukanie zeskanowanych zasobów w celu znalezienia konkretnych danych może odbywać się za pomocą kilku kliknięć.

Teczka HR

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej nie musi odbywać się na terenie firmy, co więcej – może być poza nią i być cyfrowa. Takie rozwiązanie przekłada się na lepszą organizację w przedsiębiorstwie. Poszliśmy jednak o krok dalej: z myślą o zwiększeniu wydajności i optymalizacji procesów HR stworzyliśmy Teczkę HR, czyli usługę, która umożliwia sprawny obieg dokumentów w firmie. Automatyzacja procesów HR przy współpracy z Iron Mountain niesie za sobą wiele korzyści:

• Przechowywanie dokumentacji pracowniczej w wersji elektronicznej pozwala zminimalizować koszty związane z utrzymaniem archiwum.
• Rozwiązanie umożliwia łatwy i szybki dostęp do dokumentów o każdym czasie, niezależnie od lokalizacji.
• Bierzemy odpowiedzialność za zarządzanie dokumentacją i właściwą ochronę danych osobowych, nie musisz martwić się zgodnością procedur z RODO.
• Przekazując nam teczki HR, zaoszczędzisz czas pracy Twoich pracowników i zwiększysz wydajność działu personalnego.
• Kompleksowe zarządzanie danymi – rozwiązania Iron Mountain umożliwią zarządzanie krótko i długo terminowym cyklem życia zasobów jak i ich odpowiednim zniszczeniem, jeśli tak jest decyzja Klienta. Co przekłada się na zwiększenie wydajności, pozwala efektywniej zarządzać biznesem oraz gwarantuje bezpieczne przechowywanie danych.

Bezpieczne niszczenie

Kiedy czas przechowywania dokumentacji pracowniczej dobiegnie końca, nie pozwól, by ich nadmiar zaburzył działalność operacyjną Twojej firmy. Nasi specjaliści przeprowadzą proces niszczenia danych w sposób zgodny z przepisami prawa, ekonomiczny i bezpieczny. Poza obsługą dokumentacji papierowej oferujemy usługę profesjonalnego niszczenia danych z urządzeń IT, a także utylizację sprzętu w sposób przyjazny środowisku lub jego remarketing czyli po odświeżeniu sprzedaż na rynku.

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej? Postaw na profesjonalistów i sprawnie zarządzaj danymi

Ciągły rozwój i bezpieczeństwo to dla nas priorytety, dlatego ustanawiamy rygorystyczne standardy branżowe w kwestii ochrony informacji i prywatności danych. Nieustanie inwestujemy w technologie zabezpieczające oraz szkolimy naszych pracowników, by zapewnić najwyższą jakość usług. Współpraca z Iron Mountain może zmienić perspektywę biznesową Twojej firmy. Dowiedz się więcej, wysyłając do nas zapytanie lub dzwoniąc tel: 801 800 802.