Rodzaje dokumentacji technicznej – jak poprawnie ją przechowywać?

Blogi i artykuły

Co wchodzi w skład dokumentacji technicznej? Kliknij tutaj, aby dowiedzieć się, jakie są rodzaje dokumentacji technicznej i przez jaki czas ją przechowywać!

3 października 20247 minut
stack of documents

Poprawne przechowywanie dokumentacji technicznej jest istotne pod kątem zapewnienia bezpieczeństwa oraz ciągłości operacyjnej firmy. Każdy rodzaj dokumentacji wymaga odpowiednich procedur archiwizacji, które muszą być zgodne z przepisami i specyfiką branży. W tym artykule omówimy główne rodzaje dokumentacji technicznej oraz najlepsze praktyki jej przechowywania!

Dokumentacja techniczna – co to jest?

Dokumentacja techniczna to zbiór precyzyjnych informacji opisujących sposób działania systemu, produktu lub usługi. Zawiera szczegółowe dane dotyczące struktury, instalacji, konfiguracji oraz utrzymania komponentów, ułatwiając ich wdrożenie i obsługę. Celem takiego opracowania jest wsparcie użytkownika lub inżyniera w zrozumieniu funkcjonowania systemu oraz rozwiązywaniu ewentualnych problemów technicznych.

Jakie są rodzaje dokumentacji technicznej?

Dokumentacja techniczna obejmuje materiały wspierające proces projektowania, wdrażania oraz użytkowania systemów lub produktów. Każdy rodzaj dokumentacji spełnia inny cel i skierowany jest do różnych odbiorców, np. inżynierów, użytkowników końcowych czy serwisantów.

Podstawowe typy dokumentacji technicznej:

  • dokumentacja projektowa – opisuje założenia, specyfikacje techniczne oraz architekturę rozwiązania (jest podstawą do późniejszych działań wdrożeniowych i testowych);
  • instrukcja obsługi – skupia się na opisaniu kroków związanych z użytkowaniem danego produktu lub systemu (często skierowana bezpośrednio do użytkowników końcowych);
  • dokumentacja serwisowa – zawiera informacje związane z utrzymaniem, naprawą i konserwacją systemu (pomaga w diagnozowaniu usterek, zapewniając ciągłość działania);
  • dokumentacja instalacyjna – szczegółowo opisuje proces instalacji i konfiguracji systemu lub urządzenia (niezbędna dla administratorów IT lub techników montażowych);
  • dokumentacja użytkownika – skupia się na opisie funkcji dostępnych w systemie.

Co zawiera dokumentacja techniczna?

Zastanawiasz się, co wchodzi w skład dokumentacji technicznej? To kompleksowy zbiór informacji, opisujący wszelkie aspekty funkcjonowania i użytkowania systemu lub produktu. W zależności od typu dokumentacji możesz spotkać się z różnymi elementami pomagającymi w lepszym zrozumieniu projektu oraz jego późniejszym użytkowaniu. Dokumentacja techniczna zawiera:

  • specyfikacje techniczne;
  • instrukcje instalacyjne;
  • opisy konfiguracji;
  • informacje serwisowe;
  • instrukcje użytkowania;
  • diagramy i schematy.

Każdy z tych elementów ma na celu wsparcie w procesie implementacji, serwisowania oraz obsługi systemu.

Jak przechowywać dokumentację techniczną? 3 rozwiązania Iron Mountain!

Iron Mountain może skutecznie pomóc w archiwizacji dokumentów Twojego przedsiębiorstwa. Jakie usługi polecamy?

1. Archiwizacja dokumentów w firmie

Archiwizacja dokumentów w firmie jest niezbędnym procesem, zapewniającym bezpieczeństwo i porządek w przechowywaniu istotnych akt. Prowadzenie dokumentacji wymaga nie tylko zachowania zgodności z przepisami (compliance), ale także zapewnienia odpowiednich warunków, umożliwiających łatwy dostęp oraz zabezpieczenie przed uszkodzeniami czy utratą danych. Iron Mountain oferuje kompleksowe rozwiązania w zakresie archiwizacji, pomagające w zarządzaniu i przechowywaniu dokumentów, zarówno w formie papierowej, jak i cyfrowej. Dzięki temu proces przechowywania zasobów przebiega sprawnie, a dane są odpowiednio chronione.

Zapamiętaj!

Iron Mountain gwarantuje profesjonalne wsparcie w zarządzaniu dokumentami, co przekłada się na oszczędność czasu, przestrzeni i działanie zgodnie z przepisami.

2. Elektroniczny obieg dokumentów (EOD)

Elektroniczny obieg dokumentów (EOD) to system umożliwiający cyfrową wymianę i przetwarzanie dokumentacji w firmie, który znacząco usprawnia codzienną działalność operacyjną. Pozwala na automatyzację procesów związanych z dokumentami, w tym ich rejestracją, zatwierdzaniem oraz archiwizacją (przyspiesza to obieg informacji w organizacji).

Zapamiętaj!

Dzięki EOD możesz również śledzić postęp prac oraz zarządzać zasobami w sposób bardziej efektywny, eliminując potrzebę manualnego przetwarzania dokumentów.

Dowiedz się więcej: Elektroniczny obieg dokumentów (EOD) – na czym polega?

3. Cyfryzacja firmy

Cyfryzacja firmy to proces transformacji polegający na przekształceniu tradycyjnego systemu opartego na dokumentacji papierowej w cyfrowe rozwiązania. Dzięki temu przedsiębiorstwo zyskuje lepszy dostęp do danych, zwiększa efektywność operacyjną oraz automatyzuje powtarzalne czy manualne czynności.

Cyfryzacja pozwala na usprawnienie pracy zespołów, zwłaszcza w środowiskach zdalnych i hybrydowych, dzięki centralizacji dokumentów i zdalnemu dostępowi do nich w dowolnym czasie i miejscu. To również niezbędne rozwiązanie dla poprawy zarządzania informacją, umożliwiające lepsze kontrolowanie procesów biznesowych oraz ich analizę.

Zapamiętaj!

Transformacja cyfrowa przyczynia się do obniżenia kosztów i podniesienia jakości np.: obsługi Klientów.

Przechowywanie dokumentacji technicznej – ile lat?

Ile lat powinna być gromadzona dokumentacja techniczna? Okres przechowywania tego typu dokumentów zależy od obowiązujących przepisów prawnych oraz specyfiki branży, w której działa Twoje przedsiębiorstwo.

Materiały techniczne powiązane z projektami, produktami czy systemami powinny być przechowywane przez czas umożliwiający śledzenie historii zmian oraz ich ewentualnych modyfikacji.

W Polsce zgodnie z przepisami okres przechowywania dokumentacji wynosi:

  • minimum 10 lat – dokumentacja budowlana,
  • 20 lat – dokumentacja medyczna,
  • 50 lat – dokumenty związane z bezpieczeństwem pracy.

Chyba, że oddzielne przepisy stanowią inaczej.

Sprawdź też, co warto wiedzieć o przechowywaniu i niszczeniu dokumentów księgowych.

Przechowywanie dokumentacji technicznej – podsumowanie

Poznaj kompetencje Iron Mountain w zarzadzaniu dokumentacją techniczną patrz ulotka.

Odpowiednie przechowywanie dokumentacji technicznej to podstawa sprawnego zarządzania danymi oraz zgodności z regulacjami prawnymi. Właściwie dobrane okresy archiwizacji pozwalają uniknąć problemów związanych z kontrolami czy audytami. Pamiętaj, aby korzystać z nowoczesnych rozwiązań, które ułatwiają nie tylko przechowywanie, ale również łatwy dostęp do dokumentów, kiedy są one potrzebne.

Zachęcamy do skorzystania z usług Iron Mountain, gdzie oferujemy kompleksowe rozwiązania związane z przechowywaniem dokumentacji, zarówno w formie cyfrowej, jak i papierowej. Aby dowiedzieć się więcej i rozpocząć z nami współpracę, zadzwoń do nas pod numer: +48 801 800 802 lub napisz wiadomość e-mail.

Rodzaje dokumentacji technicznej – FAQ

1. Ile wynosi okres przechowywania dokumentacji technicznej?
Okres przechowywania dokumentacji technicznej zależy od jej rodzaju oraz specyficznych przepisów obowiązujących w danej branży. Dokumentacja budowlana musi być przechowywana przez co najmniej 10 lat, podczas gdy dokumentacja medyczna wymaga archiwizacji przez 20 lat. Dokumenty związane z bezpieczeństwem pracy są szczególne, ponieważ należy je trzymać nawet do 50 lat. Chyba, że oddzielne przepisy stanowią inaczej.
2. Jakie są główne rodzaje dokumentacji technicznej?
Dokumentacja projektowa zawiera szczegóły dotyczące planowania i specyfikacji technicznych projektu. Instrukcje obsługi skupiają się na sposobach prawidłowego użytkowania urządzeń lub systemów, co zapewnia bezpieczeństwo i optymalną wydajność. Dokumentacja serwisowa obejmuje procedury związane z konserwacją i naprawą. Innym typem jest dokumentacja instalacyjna opisująca sposób prawidłowego montażu i konfiguracji systemów, zapewniając ich poprawne działanie.