Czym jest cyfrowa biblioteka? Czy digitalizacja w tym sektorze to dobry pomysł?

Biblioteka cyfrowa obejmuje zbiory zasobów zdigitalizowanych lub od razu tworzonych w formie cyfrowej. Digitalizacja w tym sektorze jest istotnym procesem dla większości firm, ponieważ zwiększa dostępność materiałów, eliminując bariery geograficzne i czasowe oraz chroni oryginalne zbiory przed degradacją. Proces ten wspiera również zaawansowane narzędzia wyszukiwania i katalogowania, pozwalające na szybkie dotarcie do potrzebnych informacji.

Biblioteka cyfrowa – definicja i jej znaczenie

Biblioteka cyfrowa to przestrzeń, w której przechowywane i udostępniane są zdigitalizowane zbiory, m.in.:

• książki,
• czasopisma,
• dokumenty,
• multimedia.

Jej celem jest zapewnienie szerokiego dostępu do informacji, niezależnie od lokalizacji użytkownika. Zbiory tego typu bibliotek obejmują materiały historyczne, naukowe, a także bieżące publikacje, które są istotnym narzędziem dla badaczy, studentów i pasjonatów literatury.

Digitalizacja w Birmingham City University z udziałem Iron Mountain

Przykładem przedstawionego podejścia jest projekt realizowany przez Birmingham City University z udziałem Iron Mountain, w trakcie którego zdigitalizowaliśmy stare mikrofilmy, zabezpieczając je dla przyszłych pokoleń. W ramach projektu archiwum uczelni zostało przeniesione do bezpiecznego magazynu, gdzie dokonaliśmy skanowania i indeksowania dokumentów, znacznie ułatwiając ich późniejsze wyszukiwanie. Digitalizacja delikatnych materiałów, w tym mikrokart czy dokumentów z lat 40., pozwoliła zachować je w celach historycznych, a dodatkowo umożliwiła efektywniejsze zarządzanie przestrzenią i zasobami uniwersytetu.

Cyfryzacja bibliotek jako konieczność współczesności

Proces cyfryzacji bibliotek obejmuje przekształcenie tradycyjnych zbiorów w format cyfrowy poprzez skanowanie dokumentów, przechowywanie ich w repozytoriach cyfrowych.

Wprowadzenie takiego rozwiązania umożliwia:

• zapewnienie bezpieczeństwa zasobów historycznych i naukowych przez ochronę przed fizycznym zniszczeniem;
• zwiększenie dostępności poprzez możliwość korzystania ze zbiorów online z dowolnego miejsca;
• obniżenie kosztów przechowywania dokumentów w fizycznych archiwach.

Wprowadzenie cyfryzacji pozwala także na optymalizację procesów zarządzania zasobami. Warto na tym etapie wspomnieć, że biblioteki mogą szybko odnajdować konkretne materiały, oszczędzając czas pracowników i użytkowników.

Usługi Iron Mountain, które wspierają cyfryzację bibliotek

Spośród usług Iron Mountain wspierających digitalizację bibliotek, wyróżniamy kilka, które mogą być szczególnie pomocne w procesie cyfryzacji.

Skanowanie dokumentów i repozytorium

Skanowanie dokumentów i repozytorium to ważny element procesu digitalizacji. Oferujemy w tym przypadku kompleksowe podejście, które łączy cyfrową konwersję dokumentów z ich bezpiecznym przechowywaniem w nowoczesnych repozytoriach.

Za sprawą zastosowania innowacyjnych technologii zapewniamy nie tylko wysoką jakość obrazu, ale również możliwość integracji zdigitalizowanych zasobów z systemami zarządzania treścią. To pozwala na lepsze wykorzystanie danych i ich analizę w czasie rzeczywistym.

Zarządzanie zasobami cyfrowymi z eVault

Nasze innowacyjne narzędzie eVault umożliwia efektywne zarządzanie zdigitalizowanymi zasobami. Z pomocą tego narzędzia wspieramy organizacje w bezpiecznym przechowywaniu danych, zapewniając jednocześnie ich zgodność z obowiązującymi przepisami. eVault jest szczególnie przydatny dla bibliotek i instytucji akademickich, które zarządzają dużą liczbą zasobów.

Zapamiętaj!

System eVault wspiera także kontrolę dostępu do danych tylko i wyłącznie uprawnionym osobom (zaakceptowanym przez Klienta). Zapewnia tym samym bezpieczeństwo w zarządzaniu danymi i eliminuje ryzyko nieautoryzowanego dostępu.

Digital Mail dla instytucji

Digital Mail obejmuje cyfryzację korespondencji pocztowej, dzięki czemu jest istotnym wsparciem dla bibliotek. Przekształcenie tradycyjnych przesyłek  poczty w format cyfrowy sprawia, że instytucje są w stanie usprawnić obsługę dokumentów i skupić się na priorytetowych działaniach. Dodatkowo usługa ta pozwala na szybkie przekazywanie informacji między działami, eliminując opóźnienia związane z tradycyjnymi metodami komunikacji.

Zalety cyfryzacji bibliotek

Korzyści płynące z cyfryzacji bibliotek wykraczają poza samą ochronę zbiorów. Obejmują one również:

• dostępność zbiorów 24/7 dla użytkowników z całego świata;
• możliwość współdzielenia zasobów między instytucjami;
• efektywność w wyszukiwaniu danych dzięki cyfrowym katalogom i narzędziom do przeszukiwania.

Cyfrowe biblioteki eliminują także bariery geograficzne, umożliwiając użytkownikom dostęp do unikalnych zbiorów z dowolnego miejsca. Takie podejście wpisuje się w globalny trend demokratyzacji wiedzy.

Wyzwania i rozwiązania w procesie cyfryzacji

Mimo że cyfryzacja biblioteki niesie ze sobą liczne korzyści, wiąże się również z wyzwaniami, do których można zaliczyć:

• koszty wdrożenia, 
• potrzebę odpowiedniego zaplecza technologicznego,
• ochronę danych.

Właśnie dlatego współpraca z doświadczonymi partnerami, takimi jak Iron Mountain, okazuje się wyjątkowo istotna pod kątem osiągnięcia przewagi konkurencyjnej. Oferujemy rozwiązania pozwalające na skuteczne zarządzanie zasobami cyfrowymi, dostosowane do potrzeb różnych instytucji. Dodatkowym wyzwaniem jest zmiana przyzwyczajeń użytkowników, którzy mogą być przywiązani do tradycyjnych form korzystania z zasobów.

Znaczenie digitalizacji dokumentów w bibliotekach

Digitalizacja dokumentów pozwala instytucjom chronić swoje zbiory, a także lepiej zarządzać ich użytkowaniem. Z pomocą innowacyjnych narzędzi typu InSight Intelligent Document Processing biblioteki mogą automatyzować procesy przetwarzania i katalogowania dokumentów – skutkuje to lepszym wykorzystaniem zasobów.

Ponadto digitalizacja pozwala na integrację zbiorów z globalnymi bazami danych, poprawiając ich widoczność i ułatwiając współpracę między instytucjami.