Jak długo przechowywać listy obecności i wnioski urlopowe pracowników?

Jak długo przechowywać listy obecności i wnioski urlopowe pracowników – to pytanie regularnie pojawia się w działach HR i kadr. Przechowywanie dokumentacji pracowniczej wiąże się z określonymi obowiązkami prawnymi. Nieprzestrzeganie tych przepisów grozi poważnymi konsekwencjami, także finansowymi. W artykule przedstawiamy aktualne wymogi prawne oraz praktyczne wytyczne dotyczące zarządzania tego typu dokumentacją.

Jak długo należy przechowywać listy obecności? Aktualne przepisy

W Polsce okres przechowywania list obecności pracowników zależy od rodzaju dokumentacji oraz celu jej przechowywania. Listy obecności, mimo że nie są formalnie wymienione w Rozporządzeniu w sprawie dokumentacji pracowniczej, stanowią dowód potwierdzający obecność pracownika w pracy, co może mieć znaczenie dowodowe np. w przypadku sporów.

Sprawdź informacje o listach nieobecności w rozporządzeniu na stronie: https://sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/dokumentacja-pracownicza-18792769.

Obowiązujące przepisy wskazują:

• dla dokumentacji pracowniczej (np. akt osobowych) obowiązuje 10-letni okres przechowywania – zgodnie z nowelizacją Kodeksu pracy z 2019 r.;
• jeżeli dokumenty powstały przed 1 stycznia 2019 r., okres ten może wynosić 50 lat – chyba że firma zdecyduje się na wcześniejsze ich zarchiwizowanie w formie cyfrowej i zgłosi ten fakt do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Nie istnieje odrębny przepis jednoznacznie określający, ile lat należy przechowywać listy obecności, ale – zgodnie z interpretacjami i dobrą praktyką – powinny być przechowywane przez minimum 3 lata, a najlepiej przez 10 lat, podobnie jak pozostała dokumentacja związana ze stosunkiem pracy.

Więcej o zmianach w Kodeksie pracy przeczytaj na stronie:

https://www.infor.pl/prawo/praca/pracodawca/2865246,Zmiany-w-Kodeksie-pracy-1-stycznia-2019-r.html.

Jak długo przechowywać listy obecności pracowników?

Jak długo przechowywać listy obecności pracowników, jeśli traktuje się je jako dowód na obecność w pracy, istotny w kontekście roszczeń pracowniczych, np. o wynagrodzenie za nadgodziny? W takiej sytuacji minimalny okres przechowywania powinien wynosić 3 lata, zgodnie z ogólnym terminem przedawnienia roszczeń wynikających ze stosunku pracy ALE:

Warto jednak:

• traktować listy obecności jako część dokumentacji pomocniczej związanej z rozliczeniem czasu pracy – wówczas mogą być one objęte dłuższym okresem przechowywania;
• uwzględniać, że w przypadku kontroli, np. Państwowej Inspekcji Pracy (PIP), listy obecności są wykorzystywane jako źródło informacji potwierdzających spełnienie obowiązków przez pracodawcę.

Jak długo przechowywać wnioski urlopowe pracowników?

Wnioski urlopowe zaliczają się do dokumentacji związanej z ewidencjonowaniem czasu pracy, dlatego również obowiązuje dla nich określony termin przechowywania. Przepisy wskazują, że dokumentację dotyczącą ewidencji czasu pracy (a więc także wnioski urlopowe) należy przechowywać przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym dokument został wytworzony.

Zachowanie tych dokumentów przez dekadę:

• pozwala na właściwe rozliczenie urlopów wypoczynkowych i innych nieobecności;
• ułatwia kontrolę zgodności działań pracodawcy z przepisami prawa pracy;
• chroni przed ewentualnymi roszczeniami pracowników.

Listy obecności pracowników – jak długo przechowywać i jak je porządkować?

Listy obecności pracowników – jak długo przechowywać? To pytanie warto rozszerzyć o aspekt organizacyjny. Przechowywanie dokumentów wyłącznie w formie papierowej jest coraz mniej efektywne, a dodatkowo wiąże się z ryzykiem ich uszkodzenia lub zagubienia. Najlepszym rozwiązaniem jest digitalizacja oraz stosowanie systemów zarządzania dokumentacją.

Dobrą praktyką jest:

• porządkowanie dokumentów według roku i typu zatrudnienia;
• archiwizowanie dokumentów na koniec każdego roku kalendarzowego;
• stosowanie systemów cyfrowych umożliwiających szybkie wyszukiwanie i kontrolę dostępu.

Efektywna archiwizacja z Iron Mountain InSight Content Management

Zarządzanie dokumentacją pracowniczą wymaga znajomości przepisów oraz sprawnych narzędzi. Nasze rozwiązanie Iron Mountain InSight Content Management wspiera organizacje w centralnym przechowywaniu i kontrolowaniu dostępu do dokumentów. System pozwala kategoryzować listy obecności i wnioski urlopowe oraz ustawiać polityki retencji zgodne z przepisami (compliance).

Bezpieczna cyfryzacja dokumentów z usługą skanowania dokumentów i repozytorium

Oferujemy skanowanie dokumentów i repozytorium, które pozwala przekształcić papierowe listy obecności i wnioski urlopowe w trwałą formę cyfrową. Dzięki temu łatwiej je przechowywać przez wymagany czas, bez ryzyka utraty danych. Zeskanowane dokumenty są dostępne w bezpiecznym repozytorium z pełną kontrolą dostępu.

Automatyzacja obiegu dokumentów dzięki InSight Intelligent Document Processing

Zautomatyzowany obieg dokumentów znacząco ułatwia zarządzanie dokumentacją pracowniczą. Nasza usługa InSight Intelligent Document Processing umożliwia klasyfikację dokumentów, w tym list obecności i wniosków urlopowych, oraz automatyczne stosowanie reguł przechowywania. To rozwiązanie zmniejsza ryzyko błędów oraz upraszcza audyty wewnętrzne.

Ile lat należy przechowywać listy obecności – dobre praktyki i rekomendacje

Chociaż przepisy nie wskazują wprost, ile lat należy przechowywać listy obecności, rekomenduje się stosowanie zasad spójnych z okresem przechowywania dokumentacji kadrowej, czyli 10 lat i więcej. Taki czas zapewnia zgodność z wymogami ZUS, PIP oraz przepisami dotyczącymi przedawnienia roszczeń.

Firmom, które chcą poprawić organizację pracy w dziale HR, polecamy artykuł: Digitalizacja w HR – jak zdigitalizować dział kadr.

Jak długo należy przechowywać listy obecności pracowników po zakończeniu działalności firmy?

Zgodnie z przepisami, nawet po zakończeniu działalności, pracodawca (lub wyznaczony podmiot) ma obowiązek dalszego przechowywania dokumentów pracowniczych przez wymagany okres.

Sprawdź, jak przechowywać dokumenty firmowe po zamknięciu działalności.

Jak długo przechowywać listy obecności i wnioski urlopowe? Zgodność z RODO

Wszystkie dokumenty zawierające dane osobowe, w tym listy obecności i wnioski urlopowe, muszą być przechowywane zgodnie z RODO. Oznacza to konieczność ustalenia odpowiednich polityk retencji oraz zabezpieczenia danych przed nieautoryzowanym dostępem. W tym zakresie pomocne są usługi doradcze – zarządzanie ładem informacyjnym, które pomagają dostosować praktyki przechowywania do wymogów prawa.

Więcej o właściwym przechowywaniu dokumentacji zgodnie z regulacjami przeczytasz w artykule: RODO a przechowywanie dokumentów – jak robić to zgodnie z przepisami.

Jak długo należy przechowywać listy obecności pracowników? Wnioski i rekomendacje

Jak długo należy przechowywać listy obecności pracowników i dokumentację urlopową – to pytanie nie może pozostać bez rzetelnej odpowiedzi. Choć przepisy w niektórych miejscach pozostawiają margines interpretacyjny, najlepszą praktyką jest traktowanie tych dokumentów jako integralnej części ewidencji czasu pracy, którą przechowuje się przez 10 lat.

Dowiedz się więcej o optymalizacji procesów w firmach. Potrzebujesz wsparcia Iron Mountain? Napisz do nas lub zadzwoń pod numer 801 800 802.