KPO dla samorządów – czego można się spodziewać w tym sektorze?

KPO dla samorządów to jeden z najważniejszych instrumentów finansowych, który ma wspierać odbudowę i transformację sektora publicznego w Polsce. Przemyślane wykorzystanie środków z Krajowego Planu Odbudowy przez jednostki samorządu terytorialnego może realnie wpłynąć na poprawę efektywności przeprowadzanych działań, cyfryzację usług i zwiększenie dostępności do ważnych zasobów. Dowiedz się, na co administracja lokalna powinna zwrócić szczególną uwagę i jakie działania mogą mieć największe znaczenie w nadchodzących latach.

KPO dla samorządów – kierunki finansowania i ich znaczenie

W ramach Krajowego Planu Odbudowy znacząca część środków została przeznaczona na rozwój usług publicznych na poziomie lokalnym. KPO dla samorządów obejmuje m.in. inwestycje w transformację cyfrową, modernizację infrastruktury oraz zieloną energię.

Istotne obszary wsparcia:

• wdrożenie jednolitych platform e-usług – zintegrowane systemy online, które będą obsługiwać procesy administracyjne bez konieczności fizycznej obecności (np. składanie wniosków, uzyskiwanie zaświadczeń);
• digitalizacja i katalogowanie dokumentacji urzędowej – przekształcanie papierowych zasobów w formę cyfrową i tworzenie repozytoriów umożliwiających szybkie wyszukiwanie informacji (z zachowaniem pełnej zgodności z przepisami o ochronie danych);
• automatyzacja obiegu informacji wewnątrz urzędu – wdrożenie systemów workflow przyspieszających procesy decyzyjne i ograniczających ręczne działania (np. obsługa pism, zatwierdzanie decyzji);
• tworzenie otwartych, publicznych baz danych – udostępnianie zasobów informacyjnych w ustandaryzowanym formacie (np. dane przestrzenne, statystyki lokalne);
• zarządzanie infrastrukturą transportową z wykorzystaniem danych w czasie rzeczywistym integracja systemów miejskich (np. transport, oświetlenie, kanalizacja) z analizą danych z czujników i urządzeń IoT (Internet of Things).

Nie mniej ważne są projekty związane z poprawą jakości edukacji, ochroną zdrowia publicznego oraz przeciwdziałaniem wykluczeniu cyfrowemu i społecznemu. Tak zaprojektowane działania dają samorządom narzędzia do realnej poprawy jakości życia mieszkańców.

Chcesz dowiedzieć się więcej o Krajowym Programie Odbudowy? Przeczytaj artykuł o tym, co to jest KPO.

KPO samorządy – jak przygotować się do realizacji projektów?

Jednostki samorządu terytorialnego muszą nie tylko planować inwestycje, ale też przygotować się na nowe obowiązki administracyjne i sprawozdawcze. KPO samorządy to także większe wymagania w zakresie zarządzania projektami oraz zgodności z przepisami krajowymi i unijnymi.

Priorytetowe aspekty, które należy wziąć pod uwagę:

• ocena zdolności finansowej i kadrowej do realizacji projektów;
• przygotowanie dokumentacji projektowej zgodnej z wymogami KPO;
• zapewnienie narzędzi do monitorowania efektów i wskaźników realizacji.

KPO dla urzędów – cyfryzacja w praktyce

Realizacja celów KPO oznacza konieczność transformacji procesów urzędowych. KPO dla urzędów zakłada wdrażanie narzędzi umożliwiających digitalizację dokumentów, automatyzację ich obiegu, oraz bezpieczne zarządzanie informacją.

Sprawdź również: Cyfryzacja administracji publicznej – rozwiązania, których potrzebują urzędy

Zapamiętaj!

Cyfryzacja przedsiębiorstwa to przejście z papierowego obiegu dokumentów na formy elektroniczne, wdrożenie narzędzi automatyzujących analizę danych i przetwarzanie wniosków oraz zwiększenie dostępności usług publicznych przez internet.

KPO administracja – zarządzanie zmianą i kompetencje

Dla wielu jednostek wyzwaniem będzie nie sam zakup technologii, ale jej skuteczne wdrożenie i przeszkolenie zespołów, które mają wykorzystywać tę technologię w codziennej pracy. KPO dla administracji obejmuje także komponenty wspierające rozwój kompetencji cyfrowych, zarządzanie informacją i wprowadzanie nowych standardów pracy.

Transformacja administracji powinna przebiegać etapowo i zakładać:

• budowanie zespołów projektowych łączących kompetencje IT, prawne i organizacyjne;
• stopniowe wdrażanie nowych systemów przy równoczesnym testowaniu ich funkcjonalności;
• szkolenia dla urzędników w zakresie nowych narzędzi i metod pracy.

Dzięki temu możliwe będzie stworzenie trwałych, odpornych na zmiany struktur organizacyjnych.

Usługi Iron Mountain wspierające KPO dla samorządów

Iron Mountain może wspomóc Twoją organizację w działaniach związanych z KPO. Jakie usługi dla samorządów polecamy?

Skanowanie dokumentów i repozytorium

Nasza usługa skanowanie dokumentów i repozytorium pozwala administracji lokalnej na przechowywanie zasobów w sposób bezpieczny i łatwo dostępny. Dokumenty są digitalizowane, katalogowane i archiwizowane tak, aby umożliwić ich szybkie wyszukiwanie i analizę.

InSight Intelligent Document Processing – automatyzacja procesów urzędowych

Dzięki InSight Intelligent Document Processing pomagamy urzędom lokalnym w przekształceniu ręcznych procesów w zautomatyzowane ścieżki decyzyjne. Nasza technologia pozwala na analizę treści, klasyfikację dokumentów oraz wyciąganie z nich danych bez udziału człowieka. Przekłada się to na krótszy czas realizacji spraw i lepszą obsługę Klienta.

Digital Mailroom – nowoczesna korespondencja dla urzędów

Z rozwiązaniem Digital Mailroom urzędy mogą obsługiwać korespondencję w formie cyfrowej już od momentu jej wpłynięcia. Oferujemy przekształcanie tradycyjnej korespondencji pocztowej w cyfrowe odpowiedniki trafiające bezpośrednio do odpowiednich jednostek czy osób. Takie podejście eliminuje opóźnienia w odpowiedzi i ryzyko błędnej dystrybucji dokumentów czy ich zaginięcia.

KPO dla samorządów a bezpieczeństwo danych

Wraz z cyfryzacją pojawiają się nowe wyzwania w zakresie ochrony danych. Samorządy muszą zwrócić szczególną uwagę na zgodność z RODO i inne regulacje. Zarządzanie danymi publicznymi wymaga stosowania nowoczesnych systemów zabezpieczeń i polityk dostępu.

Rozwiązaniem może być na przykład eVault – system, który usprawnia nawigację po cyfrowych wersjach dokumentów. Razem ze swoimi współpracownikami możesz swobodnie pracować na cyfrowych wersjach dokumentów. Wybierając to rozwiązanie, możesz mieć pewność, że otrzymujesz w pełni bezpieczny, redundantny i certyfikowany system do zarządzania ważnymi informacjami, który upłynnia codzienną pracę.

Cyfrowa transformacja w kontekście długofalowym

Samorządy powinny myśleć o KPO nie tylko jako o źródle dofinansowania, ale jako o impulsie do trwałej zmiany. Inwestycje w cyfryzację, systemy zarządzania dokumentacją i edukację pracowników będą miały sens tylko wtedy, gdy wpiszą się w długofalową strategię rozwoju jednostki.

Rozważ również usługi doradcze – zarządzanie ładem informacyjnym, pomocne w planowaniu i optymalizacji procesów informacyjnych w administracji publicznej.

KPO administracja lokalna – wnioski

KPO administracja to realna szansa na udoskonalenie lokalnych struktur. Przemyślane wdrożenia, świadome wykorzystanie dostępnych usług cyfrowych i gotowość do transformacji będą w przyszłości wiodące w zakresie nowoczesnego zarządzania w sektorze publicznym. Samorządy, które już teraz podejmują kroki w tym kierunku, mają szansę na trwałą poprawę efektywności i lepszą obsługę mieszkańców.

Aby zgłębić temat, zapoznaj się z artykułem poświęconym KPO dla zdrowia, który pokazuje, jak podobne zasady wdrażane są w innych sektorach publicznych. Jeśli zainteresował Ciebie nasz artykuł i chcesz dowiedzieć się jak możemy Ci pomóc w cyfrowej transformacji zachęcamy do kontaktu poprzez formularz kontaktowy lub telefonicznego pod numerem 801 800 802.