Pudła z żelaznej góry lecą do chmury

W Polsce wszyscy wszystko digitalizują, więc Iron Mountain, która archiwizuje i zarządza informacją, może mieć w tym roku cztery razy wyższe przychody

Lata 50. ubiegłego wieku. Trwa zimna wojna. Herman Knaust, grzybowy król, szuka pomysłu na nowy biznes. W ostatnich latach pomagał w przyjeździe do USA wielu żydowskim imigrantom, którzy podczas II wojny światowej utracili dokumenty, a z nimi — część tożsamości. Biznesmen postanawia skoncentrować się na ochronie ważnych informacji i zamiast hodowli grzybów na terenach dawnej kopalni żelaza uruchamia magazyn. Dziś Iron Mountain w 46 krajach obsługuje 225 tys. firm i instytucji. W Polsce działa od ponad 20 lat i ma 1700 klientów, dla których rocznie wykonuje 90 mln skanów, a ich dokumenty przechowuje w 9 mln pudeł w 14 magazynach zlokalizowanych w dużych miastach lub ich okolicach. W ubiegłym roku miała 100 mln zł obrotów.

- Dziś klienci nie chcą słyszeć o papierowych dokumentach, wszyscy się digitalizują. Dane mają częściowo w pudłach w naszych magazynach, częściowo u siebie w biurze. Naszą rolą jest stworzenie narzędzi, często robotów, które pozwolą zarządzać rozproszoną informacją — mówi Sylwia Pyśkiewicz, od października ubiegłego roku prezes Iron Mountain w Polsce.

Nowy pracownik

Firma jest partnerem technologicznym Google’a, dzięki czemu dane z papieru, skanów, wideo i telefonów trafiają do chmury, są indeksowane za pomocą robotów technologicznego giganta, a następnie lądują na Insight, platformie analitycznej Iron Mountain. Narzędzie potrafi zastąpić nawet analityków bankowych i samodzielnie decydować o przyznaniu kredytu.

- Około połowa dokumentów, które opracowujemy, wymaga nie tylko zeskanowania i zindeksowania, ale także przetworzenia danych. Tak dzieje się np. z pismami sądowymi, które maszyna OCR, umożliwiająca zamianę treści na tekst modyfikowalny, „czyta”, wyciąga z nich istotne informacje i wysyła do klienta — w tym przypadku firmy windykacyjnej — mówi Sylwia Pyśkiewicz.

Maszyna działa od końca ubiegłego roku w centrum skaningowym Iron Mountain w Radomiu, w którym pracuje 350 osób. Cała firma zatrudnia w Polsce niemal 900 pracowników.

- Trudne dokumenty maszyna OCR analizuje w kilka sekund. W tym roku mamy szansę zwiększyć ich przetwarzanie czterokrotnie. Chcemy, by w przyszłości centrum skaningowe było w pełni zrobotyzowane, a rolą naszych pracowników był nadzór nad robotami, które w przypadku wątpliwości zaznaczają niejasne fragmenty — mówi Sylwia Pyśkiewicz.

Polscy indywidualiści

Robota OCR polski oddział Iron Mountain kupił od producenta — firmy Kofax.

- Zwykle zakupy dla całej grupy realizuje centrala w USA. My jednak postanowiliśmy zrobić to samodzielnie i mamy to rozwiązanie jako jedyni na świecie — mówi szefowa Iron Mountain w Polsce.

Przyznaje, że oddział jest dość niezależny.

- Często słyszymy, że robimy wszystko inaczej niż reszta świata. Mamy m.in. własny zespół programistów i gdy przyszłam do firmy, dostałam zadanie, by przyjrzeć się, czy ma to sens. Początkowo wydawało mi się, że lepiej korzystać z systemów grupy. Okazało się jednak, że w przypadku projektów szytych na miarę, gdzie czas odgrywa ważną rolę, lokalny zespół jest kluczowy - wyjaśnia Sylwia Pyśkiewicz.

Polski dział zatrudnia kilkudziesięciu deweloperów, analityków i menedżerów projektu. Stworzył m.in. e-Vault, platformę, która przechowuje zdigitalizowane dane, umożliwia klientom zarządzanie procesami, składanie zleceń i bieżący wgląd w przechowywane elektroniczne dokumenty.

- Obecnie to narzędzie jest używane u kilkuset największych klientów w Polsce, a także za granicą — u klientów innych oddziałów Iron Mountain na świecie. Ostatnio zaczęli z niego korzystać także koledzy w Bostonie - mówi polska menedżerka.

Szyją na miarę

Jednym z projektów Iron Mountain jest wprowadzenie polityki paperless w Banku BNP Paribas.

  - Od ponad 16 lat Iron Mountain wspiera nas w procesach biznesowych. Obecnie pracujemy wspólnie nad projektem, który wprowadzi nasz Bank w erę paperless. W ciągu roku za pośrednictwem Iron Mountain zdigitalizujemy około 50 mln stron dokumentów — nie tylko z uwagi na czynniki ekologiczne, ale także potrzebę skutecznego zarządzania informacją — mówi Przemek Gdański, prezes Banku BNP Paribas.

Kolejny nowy produkt firmy to wirtualna teczka HR.

- Przeprowadziliśmy badania, z których wynika, że działy HR poświęcają 30 proc. czasu na szukanie papierowych dokumentów. Początkowo stworzyliśmy wirtualną teczkę HR dla jednej z sieci handlowych, która przesyła nam na bieżąco papierowe i elektroniczne dokumenty, za które my odpowiadamy. Produkt ten staje się hitem wśród kolejnych klientów — mówi Sylwia Pyśkiewicz.

- W związku ze zmianami w prawie w zakresie czasu przechowywania akt pracowników oraz nowym rozporządzeniem dotyczącym dokumentacji pracowniczej postanowiliśmy zwrócić się do Iron Mountain w celu wypracowania rozwiązania dedykowanego naszemu działowi kadr i płac. Tworzymy technologicznie zaawansowane rozwiązanie pozwalające w uporządkowany sposób zarządzać danymi pracowniczymi. Chodzi o e-teczkę personalną, która pozwoli naszej organizacji pozostawać w zgodzie z nowym ustawodawstwem, ale też usprawni wewnętrzne procesy — mówi Witold Lelental, dyrektor finansowy i członek zarządu Super- Pharm Poland.

Inne szyte na miarę rozwiązanie Iron Mountain pozwala robotom zbierać dane o księgach wieczystych, co jest żmudne i czasochłonne. Jedynym wrogiem robotów jest… Google, a właściwie jego system bezpieczeństwa Captcha, który ma rozpoznawać człowieka.

- Są dni, gdy nasze roboty bez trudu przechodzą test, ale czasem działają wolniej. Ponieważ zabezpieczenia będą coraz lepsze, stawiamy sobie pytanie, czy ten projekt ma sens. Zastanawiamy się wręcz, czy nie należy go zatrzymać i robić czegoś innego, ale klienci proszą, byśmy — bez względu na tempo prac — robili to dalej. Więc robimy — mówi Sylwia Pyśkiewicz.

OKIEM KONKURENCJI

Zapracowana branża

KONRAD ROCHALSKI, prezes ArchiDoc z grupy OEX

O digitalizacji bardzo dużo się w Polsce mówi i coraz więcej w tej sprawie robi. Dlatego firmy takie jak Iron Mountain czy ArchiDoc są bardzo zapracowane. Wciąż większość dokumentów pojawia się w formie fizycznej, a ich obsługa wymaga pracy człowieka. Tymczasem ludzie kosztują coraz więcej i mniej chętnie chcą wykonywać ciężką powtarzalną pracę. Tam, gdzie to możliwe, stosujemy roboty. Zaczęliśmy w 2016 r. W tym roku przekroczymy 25 mln dokumentów obsłużonych przez aplikację. 75 proc. będzie automatycznie weryfikowane i zatwierdzane. W efekcie osiągnęliśmy znaczny wzrost przychodów, a głównie rentowności. Poza tym roboty przejęły drogie i nużące procesy, w których pracownicy musieli wyciągać dane z dokumentów. Archiwizacja i digitalizacja to jeden z trzech segmentów działalności ArchiDoca. Drugim jest BPO, a trzecim — wschodzącym — elektroniczny obieg dokumentów. Nie zależy nam na szybkim wzroście liczby klientów. Dziś są to największe polskie spółki, w tym 9 z 10 największych banków i 8 z 10 największych firm ubezpieczeniowych. Kluczowe dla nas jest dostarczenie im większej ilości kompleksowych usług i budowa wieloletniej współpracy opartej na zaufaniu, komunikacji i innowacyjności.

Sprawdź program Innovation&Design Management Conference, 29-30 sierpnia 2019, Warszawa >>

Podpis: Małgorzata Grzegorczyk