Zmiany napędzają transformację cyfrową

Wyzwanie

W 2018 międzynarodowa centrala firmy określiła globalne najlepsze praktyki w celu zarządzania fizyczną, kluczową dokumentacją. Działanie to stanowiło część szerszej wizji w zakresie cyfryzacji danych, zastosowania analizy sztucznej inteligencji/uczenia maszynowego (AI/ML) oraz udoskonalenia ogólnego profilu bezpieczeństwa. Każdej spółce zależnej dano około 24 miesięcy na spełnienie tych wymogów.

Grupa zadaniowa utworzona w celu spełnienia wymogu firmy matki niemal natychmiast odczuła presję. Definicja istotnej dokumentacji uległa rozszerzeniu i objęła wiele rodzajów dokumentów, którym wcześniej nie zapewniano szczególnej obsługi. Nowe wytyczne dotyczyły około 60% istniejących dokumentów papierowych przez co wyzwanie stało się bardzo trudne. Ponadto różnego rodzaju systemy śledzenia dokumentacji i informacji bazowały głównie na dokumentach papierowych i nie można było zwiększyć ich wydajności bez zwiększenia liczby personelu potrzebnego do ich obsługi.

Rozwiązanie

Zespół ds. zarządzania informacjami firmowymi zorganizował spotkanie z grupą zadaniową producenta wyrobów medycznych i Iron Mountain w celu opracowania planu działania z wykorzystaniem rozwiązań cyfrowych. Opracowano kompleksowy program zarządzania i przechowywania dokumentacji w celu:

1. Bezpiecznego zeskanowania każdego dokumentu i zagwarantowania odtworzenia w wysokiej jakości
2. Zachowania oryginalnej dokumentacji fizycznej w zatwierdzonych miejscach poza firmą
3. Wydania kopii elektronicznych w celu zabezpieczenia przechowywania cyfrowego i przetwarzania mikrofilmów
4. Automatycznej aktualizacji firmowej bazy danych istotnej dokumentacji

Wyniki

Implementacja rozwiązania usatysfakcjonowała Zarząd firmy. Automatyzacja zadań pomogła w rozwiązaniu nieścisłości i zmniejszyła obciążenie pracą dla koordynatorów dokumentacji w działach. Sukces aktualizacji procesu zarządzania kluczową dokumentacją pozwolił na przeniesienia koordynatorów dokumentacji zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy na stanowiska produkcyjne w pełnym wymiarze czasu pracy, rozszerzenie automatyzacji zarządzania na inne obszary przedsiębiorstwa oraz rozwoju projektów związanych z analizą danych AI/ML.