Digitalizacja w służbie farmacji

Wyzwanie

Zatrudnianie pracowników w międzynarodowej organizacji z siedzibami rozproszonymi w różnych krajach jest niezwykłym wyzwaniem dla działu kadr – mnogość dokumentów, do których dostęp powinien być zagwarantowany w każdym momencie, wielojęzykowa obsługa, czy zmiany kadrowe, które powinny na bieżąco być aktualizowane w teczkach osobowych to jedne z wielu zadań stojących przed działami HR. Pracownicy firmy są również zobowiązani do licznych podróży służbowych, a powierzchnie biurowe przeznaczone na archiwum dokumentów generują kolejne koszty.

Korzyści z pełnej digitalizacji

• Kilkanaście sekund – tyle obecnie zajmuje odnalezienie odpowiedniej teczki pracowniczej. Wcześniej odszukanie jej i dostarczenie do rąk klienta zajmowało 24h.
• 5 – tyle osób po stronie GSK wystarczy, aby po wprowadzonych zmianach, zarządzać centralnie z Polski całym działem HR w 15 krajach europejskich.
• Liczne oszczędności – wynikają z możliwości odzyskania powierzchni biurowej, która do tej pory była poświęcona na archiwum papierowe.

Współpraca w liczbach

• 300 000 – tyle stron z polskiego oddziału firmy zeskanowaliśmy. Poza tym przeprowadziliśmy także kompletowanie i walidację dokumentów. Do sumy należy również doliczyć kilka tysięcy teczek nieaktywnych pracowników, do których dostęp również zagwarantowaliśmy w ramach archiwum elektronicznego.

• 14 – na tyle krajów europejskich została rozszerzona usługa po wprowadzeniu jej z sukcesem w polskim oddziale (w tym Danię, Norwegię, Szwecję, czy Finlandię). W planach jest także opracowanie personalizowanego rozwiązania dla kolejnych działów (finanse, księgowość).
• 1 miesiąc – tyle zajął proces digitalizacji polskiego oddziału.

Jak tego dokonaliśmy?

Współpraca Iron Mountain Polska z GlaxoSmithKline rozwijała się stopniowo – od porządkowania dokumentacji papierowej po pełną digitalizację danych kadrowych. Skompletowaliśmy, zwalidowaliśmy i zdigitalizowaliśmy 90 tys. dokumentów. Każdy dokument z archiwum papierowego obecnie ma swoje odwzorowanie w wersji elektronicznej.

Wszystkie dane zaimplementowaliśmy do narzędzia e-Vault, które docelowo będzie zastąpione przez platformę M-Files. Platforma pozwoli również na zatwierdzanie dokumentów za pomocą podpisu elektronicznego, który jest akceptowany we wszystkich krajach, będących siedzibą firmy GSK. Taka funkcjonalność pozwala także na zredukowanie podróży pracowników działu HR w celu uzupełnienia teczki personalnej. Cały proces od zatrudnienia pracownika może odbyć się za pomocą platformy.

Zadowolony klient