Jak usprawnić funkcjonowanie biznesu – Digitalizacja dokumentów

Przewodniki po rozwiązaniach

Digitalizacja dokumentacji firmowej może przyczynić się do 80-krotnych oszczędności czasu pracy co przekłada się na oszczędności przedsiębiorstwa.

10 kwietnia 20246 minut

Pobierz treści

Jak usprawnić funkcjonowanie biznesu – Digitalizacja dokumentów

W czasach, gdy dynamiczny rozwój nowoczesnych technologii ma istotny wpływ na funkcjonowanie przedsiębiorstw, DIGITALIZACJA to jedyny sposób, aby sprostać wyzwaniom stawianym przez konkurencyjny rynek.

W erze cyfrowej rewolucji liczą się firmy, które potrafią w pełni wykorzystać potencjał, jaki stwarza automatyzacja, a strategia rozwoju ich biznesu jest ściśle powiązana z wdrażaniem innowacyjnych rozwiązań. Przekształcenie zasobów firmy z postaci fizycznej na cyfrową i automatyzacja procesów wewnętrznych (workflow) umożliwia:

efektywne zarządzanie uporządkowaną dokumentacją,
optymalizację kosztów bieżącej działalności,
skalowanie biznesu poprzez zwiększenie efektywności operacyjnej,
ograniczenie ryzyka utraty informacji i naruszenia danych.

Iron Mountain oferuje kompleksowe usługi digitalizacji z gwarancją pełnego bezpieczeństwa na każdym etapie realizacji procesu.

Studium przypadku– customer case study

W ciągu 9 miesięcy współpracy z jednym z wiodących banków zdigitalizowaliśmy ponad 32,5 miliona stron dokumentów, generując przy tym blisko 1,4 TB obrazów i ponad 150 milionów atrybutów. W bieżącą obsługę projektu było zaangażowanych 70 pracowników Iron Mountain, którzy skanowali dziennie 213 tysięcy stron dokumentów napływających z 600 oddziałów banku w całej Polsce.

Digitalizacja pozwoliła na uwolnienie dużej części przestrzeni biurowych zajmowanych dotychczas przez dokumentację, a także usprawnienie obiegu informacji. Optymalizacja działalności operacyjnej wpłynęła bezpośrednio na ograniczenie kosztów, wzrost sprzedaży i wygenerowanie oszczędności.

Redefinicja workflow to:

Oszczędność

Obniżenie kosztów związanych z utrzymaniem tradycyjnego archiwum
Optymalizacja czasu pracy i zwiększenie efektywności zespołu

Poczucie bezpieczeństwa

Gwarancja pełnej ochrony danych związanych z utrzymaniem tradycyjnego archiwum
Stała kontrola dostępu do informacji i zwiększenie efektywności zespołu
Ograniczenie ryzyka utraty informacji i danych – dokumentacja papierowa jest podatna na zniszczenie lub zagubienie
Utrzymanie ciągłości działania organizacji niezależnie od sytuacji – rotacja w zespole, konieczność wdrożenia pracy zdalnej czy też inne nieprzewidziane zdarzenia nie wpłyną negatywnie na funkcjonowanie biznesu
Współpraca z doświadczonym i profesjonalnym partnerem, który ma know-how, na podstawie których rekomenduje „rozwiązania szyte na miarę

Wygoda

Łatwy i szybki dostęp do dokumentacji – wszystkie informacje znajdują się w jednym miejscu, a uprawnione osoby mają do nich dostęp o każdej porze i z każdego miejsca na świecie
Efektywne zarządzanie dokumentacją – m.in. możliwość pracy na jednym dokumencie przez kilka osób jednocześnie
Uporządkowanie dokumentacji poprzez wprowadzenie jednolitego standardu dla wszystkich firmowych zasobów
Gwarancja profesjonalnej i wszechstronnej współpracy z jednym, zaufanym partnerem biznesowym

Rozwój

Zwiększenie wydajności operacyjnej firmy dzięki znacznemu przyspieszeniu procesów biznesowych
Możliwość koncentracji na głównym profilu działalności firmy, a tym samym jej efektywny rozwój