Digitalizacja dokumentów i korespondencji – co to jest? Czy musisz robić to samodzielnie?

Nie masz pewności, czy digitalizacja dokumentów przyda się w Twojej firmie? W takim razie wyobraź sobie, że codziennie rano Twoi pracownicy rozpoczynają pracę od kawy i przejrzenia stosu korespondencji pocztowej. Gdy już się z tym uporają, przechodzą do zaksięgowania faktur, sprawdzenia umów i czytania innych dokumentów, które potem muszą gdzieś odłożyć. A teraz pomyśl, że Twoi pracownicy mogliby rozpocząć dzień od kawy i wspólnego omawiania aktualnych zadań firmy. Znacznie przyjemniej, prawda? Pozwól, że przedstawimy Ci, jak digitalizacja dokumentów i korespondencji może pomóc w przeprowadzeniu zmian w firmie.

Digitalizacja dokumentów – co to jest?

Digitalizacja dokumentów, nazywana także cyfryzacją dokumentów, to wyeliminowanie z obiegu papierowej korespondencji firmy i wprowadzenie jej do systemów elektronicznych. To bardzo praktyczne rozwiązanie, które pomaga Twojej firmie oszczędzić zarówno czas pracowników, jak i miejsce w biurze.

Na czym polega digitalizacja dokumentów i korespondencji pocztowej?

Digitalizacja dokumentów i korespondencji pocztowej to wieloetapowy proces, który ma za zadanie znacznie ułatwić obieg dokumentów w Twojej firmie. Digitalizacja polega na:

• Skanowaniu dokumentów i korespondencji pocztowej za pomocą zaawansowanych urządzeń.
• Umieszczeniu skanów w bezpiecznym repozytorium cyfrowym w chmurze, do którego dostęp mają wyznaczone osoby, bezpośrednio związane z określoną korespondencją lub dokumentami.

Dlaczego digitalizacji dokumentacji ułatwia pracę? 5 korzyści

Digitalizacja dokumentów i korespondencji pocztowej sprawia, że komunikacja w firmie staje się znacznie sprawniejsza. Oto kilka korzyści, które dzięki digitalizacji zyska Twoja firma:

• Oszczędność miejsca w biurze
• Oszczędność czasu pracowników
• Sprawniejszy obieg dokumentów, a więc i prostszy dostęp do danych
• Wzrost bezpieczeństwa danych wrażliwych
• Zredukowanie ilości wykorzystywanego papieru

Digitalizacja dokumentów i korespondencji pocztowej – rozwiązania od Iron Mountain

W Iron Mountain wiemy, że najważniejsze jest bezpieczeństwo Twojej firmy. Dlatego przygotowaliśmy dla Ciebie kilka rozwiązań, które w znacznym stopniu usprawnią zarządzanie dokumentami i korespondencją pocztową. Dzięki naszym usługom nie musisz martwić się zalegającymi w biurze fakturami i rachunkami. Digitalizacja dokumentacji to świetny sposób na uwolnienie dodatkowej przestrzeni w biurze.

Skanowanie i Przechowywanie Dokumentów

Zdecydowanie się na tę usługę to świetny sposób, aby Twoja firma zaczęła przygodę z digitalizacją dokumentów i korespondencji pocztowej. Iron Mountain może pomóc Ci ustalić priorytety Twoich działań, a także wyznaczyć cele dzięki wielu sprawdzonym programom do konwersji plików.

Inwestycja w skanowanie i cyfrowe przechowywanie dokumentów – korzyści:

• Oszczędność czasu pracowników.
• Zwrot kosztów inwestycji w krótkim czasie (nawet po 8 miesiącach!).
• Uniknięcie kar za niewłaściwe zarządzanie dokumentami.
• Szybsza obsługa klientów, a więc i wzrost zadowolenia z usług firmy.

Zalety skanowania i cyfrowego przechowywania dokumentów:

• Więcej przestrzeni w biurze – przestrzeń, która dotychczas była zajęta przez magazynowanie papierowych dokumentów, możesz przekształcić w dodatkowe miejsce do pracy lub stworzyć strefę relaksu dla swoich pracowników.
• Bezpieczna ochrona informacji – przechowywujemy dane w formie zaszyfrowanej. Tylko określone osoby mają do nich dostęp, dlatego wszystkie informacje są bezpieczne.
• Centralizacja dostępu – zeskanowane dokumenty możesz pozyskiwać z repozytoriów w chmurze, platform zarządzania treścią (ECM) i plików współdzielonych. To pozwala na znacznie sprawniejsze zarządzanie informacjami.
• Szybkie wyszukiwanie – dzięki opcji cyfrowego wyszukiwania możesz bardzo szybko przeszukać wybrane dokumenty pod kątem konkretnego zapytania.

Skanowanie dokumentów Twojej firmy wykonuje ten sam usługodawca, który odpowiada za digitalizację dokumentów papierowych.

Poniżej przedstawiamy ofertę digitalizacji, która pozwoli Ci uporządkować całą papierową korespondencją Twojej firmy.

Digital Mailroom – obsługa korespondencji

Możemy także zająć się papierową korespondencją Twojej firmy. Co Ty na to? Usługa Digital Mailroom to kompleksowe zarządzanie korespondencją, która trafia do biura. Poniżej przedstawiliśmy krok po kroku, co dzieje się z korespondencją, którą nam powierzasz:

1. Wyznaczasz nowy adres (Iron Mountain), na który będzie przychodziła Twoja poczta. Do momentu całkowitego przejścia na nowy adres codziennie będziemy odbierać pocztę z siedziby Twojej firmy.
2. Otwieramy każdą kopertę, wyjmujemy zawartość i ją archiwizujemy.
3. Skanujemy zarchiwizowane dokumenty.
4. Indeksujemy skany dokumentów, aby można było szybciej je znaleźć.
5. Zeskanowane i sprawdzone dokumenty wysyłamy do Twoich pracowników. Pliki z dokumentami szyfrujemy, aby zachować jak najwyższy poziom bezpieczeństwa.

Usługę Digital Mailroom możesz połączyć z Usługą Bezpiecznego Przechowywania, dzięki której Twoje dokumenty będą bezpiecznie przechowywane w wybrany przez Ciebie sposób. To my zatroszczymy się o to, aby Twoja firma nie musiała martwić się malejącą ilością miejsca w biurze.

Iron Mountain jest dla Ciebie!

Popularyzacja pracy zdalnej sprawia, że firmy szukają nowych rozwiązań w zarządzaniu informacją. Dzięki naszemu artykułowi wiesz już, że doskonałym rozwiązaniem jest digitalizacja dokumentów i korespondencji pocztowej, a także ich cyfrowe przechowywanie. Usługi Iron Mountain pozwolą Ci sprawnie przejść na całkowicie cyfrowe zarządzanie dokumentami i korespondencją Twojej firmy. Zapoznaj się z pozostałymi usługami Iron Mountain i wybierz te, które będą idealnie pasować do Twoich potrzeb.