Nowoczesne zarządzanie dokumentacją pocztową w biznesie? Poznaj sposób na lepszy obieg korespondencji w firmie

Sprawny i płynny obieg korespondencji w firmie jest kluczem do efektywnej współpracy wszystkich działów w przedsiębiorstwie. Jak więc sprawić, aby obieg korespondencji w biurze odbywał się bezproblemowo? Na co należy zwrócić uwagę, gdy przekazujesz zarządzanie swoją korespondencją podmiotom zewnętrznym? Przeczytaj nasz artykuł i sprawdź, jakie rozwiązania możesz wprowadzić w firmie! Kompleksowy poradnik.

Tradycyjny obieg korespondencji w firmie - jak to wygląda w praktyce?

Na pewno wiesz, że aby wszyscy w firmie mogli otrzymać dedykowaną sobie korespondencję, musi być osoba, która przyjmie i rozdysponuje każdy list lub przesyłkę z dokumentami. Zazwyczaj powinna ona wykonać wiele czynności, tj.:

• odbiór poczty od listonosza lub kuriera;
• segregacja korespondencji;
• przekazanie posegregowanej korespondencji adresatom w całym biurze.

Obieg korespondencji w biurze - jak możesz skorzystać na pomocy Iron Mountain?

Dzięki nowoczesnemu podejściu i autorskim metodom działania Iron Mountain może sprawnie i umiejętnie zająć się przesyłkami listowymi Twojej firmy. Pomożemy Ci całkowicie zautomatyzować obsługę korespondencji, aby Twoja firma mogła płynniej pracować i być na bieżąco z „papierowymi” listami.

Dzięki automatyzacji i digitalizacji zyskujesz m.in.:

• kontrolę nad dostępem do informacji;
• swobodę wspólnego działania na jednym dokumencie;
• łatwiejszy dostęp do danych;
• wszystkie dokumenty w jednym miejscu.

Dodatkowo wszystkie nośniki, których nie da się zeskanować (np. płyty CD), zostają do Ciebie odesłane. Natomiast papierowe dokumenty katalogujemy i możemy je przechowujemy w magazynach Iron Mountain – jeśli tylko tego potrzebujesz.

Digital Mailroom – obsługa korespondencji w biurze

Zespół Iron Mountain przygotował dla Ciebie propozycję nie do odrzucenia. Możemy całkowicie przejąć zarządzanie korespondencją pocztową Twojej firmy. Usługa Digital Mailroom to kompletny proces administrowania przesyłkami pocztowymi, który pozwoli Twojemu przedsiębiorstwu sprawniej i skuteczniej wykonywać poszczególne zadania.

Oto cały proces zarządzania korespondencją w kilku krokach:

1. Zmieniasz adres przychodzącej korespondencji na Iron Mountain (do chwili całkowitego przejścia na nowy adres będziemy odbierać korespondencję z siedziby Twojej firmy).
2. Otwieramy każdy list, wyjmujemy zawartość i archiwizujemy ją.
3. Skanujemy każdą kartkę dokumentu.
4. Indeksujemy skany, aby później można było szybciej je odnaleźć.
5. Zeskanowane i zaindeksowane dokumenty przesyłamy Twoim pracownikom.
6. Udostępniamy system z dostępem do dokumentów i ich skanów lub zasilamy Twój system niezbędnymi danymi

Cały proces przebiega szybko i bez angażowania Twoich pracowników. To sprawia, że zaoszczędzony czas mogą przeznaczyć na efektywniejsze wykonywanie służbowych obowiązków.

Image on Demand – skanowanie na żądanie umożliwiające łatwiejsze zarządzanie korespondencją pocztową

W Iron Mountain mamy świadomość, że w dobie pracy zdalnej nie wszyscy mają możliwość przyjścia do firmy. Dlatego też, aby usprawnić proces obiegu i zarządzanie dokumentami w biurze, proponujemy Ci usługę Image on Demand, czyli skanowanie na żądanie.

Image on Demand – cały proces krok po kroku:

1. Logujesz się w panelu Iron Mountain.
2. Zamawiasz skany określonych dokumentów lub wybranej korespondencji fizycznej, które zostały u nas zdeponowane.
3. Wyszukujemy określone dokumenty lub listy i skanujemy.
4. Gotowe skany indeksujemy i sprawdzamy.
5. Skany dostarczamy Ci za pomocą prywatnego SFTP.

Po skanowaniu dokumenty trafiają z powrotem do naszych magazynów. Możesz mieć pewność, że osoby postronne nie będą miały do nich wglądu.

Outsourcing w obszarze obsługi poczty – co to jest i na czym polega?

Outsourcing obsługi poczty to proces, w którym firma decyduje się zlecić obsługę poczty firmie zewnętrznej. Wymienione rozwiązanie może obejmować wiele zadań, takich jak:

• obsługa korespondencji papierowej i elektronicznej,
• zarządzanie korespondencją pocztową,
• przetwarzanie faktur,
• nadawanie przesyłek,
• zarządzanie magazynem dokumentów,
• prowadzenie usług kurierskich,
• i wiele więcej.

Korzyścią dla organizacji wynikającą z outsourcingu w obszarze obsługi poczty jest to, że może ona skupić się na swojej głównej działalności, a jednocześnie uniknąć kosztów i trudności związanych z prowadzeniem własnej poczty wewnątrz firmy.

Przedsiębiorstwo zewnętrzne zajmujące się outsourcingiem poczty ma na celu zapewnienie szybkiej, efektywnej i bezpiecznej obsługi poczty dla swoich Klientów. Dzięki wykorzystaniu najnowszych technologii i doświadczenia w branży, takie firmy są w stanie zapewnić najwyższą jakość usług i zminimalizować ryzyko utraty przesyłek lub informacji.

Bezpieczny i efektywny obieg korespondencji w firmie z Iron Mountain

Praca zdalna sprawia, że szukamy coraz nowszych sposobów na zarządzanie przesyłkami. Iron Mountain pomoże przejść Twojej firmie na wyższy poziom zarządzania informacjami. Powierz Nam obsługę korespondencji i pozwól swoim pracownikom skupić się na naprawdę istotnych obowiązkach!