Iron Mountain® transformacja procesu obsługi zobowiązań (AP)

Wyzwanie

Faktury obsługiwane są manualnie i nieefektywnie

Jeżeli Twój dział AP (Accounts Payable) pracuje tak, że faktury od usługodawców spływają zazwyczaj do różnych lokalizacji, w najróżniejszych formatach (papierowym i cyfrowym), szablonach, a nawet językach. A faktury przesyłane drogą mailową stanowią niemały orzech do zgryzienia dla osób, które pracują zdalnie. Dodatkowo powstaje przy tym ryzyko, że się zagubią lub nie zostaną opłacone.

Mozolna obsługa i odręczne przeglądanie setek maili, aby odnaleźć faktury i dopasować je do płatności, powoduje opóźnienia w regulowaniu zobowiązań wobec usługodawców i podkopuje zbudowane z nimi relacje. Osiągnięcie wydajności w tym procesie stanowi wyzwanie tak długo, jak częścią procesu pozostają dokumenty papierowe.

Rozwiązanie:

Optymalizacja obsługi faktur

Rozwiązanie Iron Mountain® do obsługi zobowiązań to oprogramowanie jako usługa (SaS), zaprojektowane specjalnie z myślą o wsparciu optymalizacji i automatyzacji procesu obsługi płatności. Dzięki niemu zyskujesz narzędzia niezbędne do płynniejszego i szybszego, finansowego zamknięcia miesiąca.

Pomagamy w digitalizacji faktur papierowych oraz w przechowywaniu ich na zabezpieczonej platformie zarządzania informacjami i treścią. Platformę można skonfigurować w taki sposób, by zintegrować ją z szeregiem systemów ERP do planowania i zarządzania zasobami przedsiębiorstwa. Dostępna funkcja automatycznego indeksowania zarówno dokumentów papierowych, jak i informacji elektronicznych daje możliwość wydobywania kluczowych metadanych wykorzystywanych przy dopasowywaniu faktur do zamówień (PO).

Co zyskujesz

• Centralizacja odbioru i digitalizacji przychodzących faktur i zamówień
• Zredukowanie liczby błędów, które wynikają z odręcznego wprowadzania danych i mogą prowadzić do opóźnień w płatnościach lub niedopełnienia obowiązku ich realizacji
• Zarządzanie przepływami gotówkowymi i finansowym zamykaniem miesiąca oraz ich optymalizacja