Dokonaj Transformacji Obsługi Korespondencji Pocztowej

DIGITALIZACJA | PRZECHOWYWANIE | AUTOMATYZACJA | UWOLNIENIE DANYCH

Wyzwanie

Liderzy, tacy jak Ty, próbują wyeliminować lub przynajmniej ograniczyć ilość dokumentacji papierowej w procesach biznesowych. Jednak pozbycie się papieru z miejsca pracy jest niemożliwe, gdy tradycyjna korespondencja wciąż napływa i stanowi kluczową część działań operacyjnych. Dostęp do poczty papierowej jest jeszcze większym wyzwaniem, gdy Twoi pracownicy są rozproszeni po różnych lokalizacjach i potrzebują bezpiecznego dostępu niezależnie od miejsca, w którym pracują. Tradycyjne działy obsługi poczty są zależne od manualnych systemów i procesów, które są pracochłonne i podatne na błędy ludzkie. Kiedy organizacje rozważają redukcję zatrudnienia i/lub optymalizację powierzchni zarządzanych nieruchomości, muszą usprawnić operacje i połączyć dane pomiędzy poszczególnymi obszarami biznesowymi. W takiej sytuacji może pomóc Iron Mountain.

Rozwiązanie

Rozwiązanie Digital Mailroom Iron Mountain® to usługa w modelu SaaS, które umożliwia zwiększenie wydajności operacyjnej poprzez cyfryzację korespondencji papierowej w celu zapewnienia: bezpiecznego dostępu i wyszukiwania, automatyzacji procesów związanych z dokumentami oraz połączenia danych z różnych platform. Nasze kompleksowe rozwiązanie zapewnia łatwy do skontrolowania łańcuch nadzoru (chain of custody) nad dokumentami papierowymi i cyfrowymi. Gdy poczta zostanie poddana cyfryzacji, jest automatycznie kierowana do właściwego odbiorcy za pomocą workflow stworzonych na podstawie kluczowych danych. To Ty decydujesz, kto może ją przechowywać, przeszukiwać i mieć do niej dostęp w bezpiecznym repozytorium. Interfejsy zapewniają wgląd w efektywność operacyjną. Opcje integracji z popularnymi systemami biznesowymi umożliwiają łączenie danych pomiędzy platformami i zasilanie nimi kolejne procesy. Po przeprowadzeniu cyfryzacji możesz zdecydować, co zrobić z pocztą papierową – może zostać zwrócona do Twojej organizacji, przechowana i/lub bezpiecznie zniszczona.

Jak to działa?

Jak to wpływa na waszą firmę:

• Informacje w formie papierowej spowalniają czas przetwarzania, przyczyniają się do pojawiania się błędów wynikających z ręcznego wprowadzania danych i zwiększają koszty transakcji.
• Istnieje ryzyko utraty, opóźnienia lub pozostawienia bez zabezpieczenia istotnych dokumentów.
• Pracownicy organizacji są odciągani od podstawowej działalności biznesowej.

A co gdybyście mogli:

• Skończyć z papierem, który trafia do organizacji i skoncentrować działania pracowników na tym, co kluczowe dla biznesu?
• Szybko wprowadzać dokładne, cyfrowe dane do obiegu procesów biznesowych?
• Obniżyć koszty operacyjne, korzystając z naszej technologii i doświadczenia w przetwarzaniu?
• Zwiększyć bezpieczeństwo?

Usługa cyfrowego mailroom firmy Iron Mountain^®

Dzięki usłudze Digital Mailroom będziesz w stanie wyeliminować papier już na etapie przyjmowania poczty. Zespół naszych ekspertów zabezpiecza i otwiera przesyłki fizyczne. Klasyfikujemy, kategoryzujemy i digitalizujemy dane, a następnie przekazujemy je zgodnie z Twoimi wskazówkami.

Przesyłamy je do zautomatyzowanych workflows i systemów, takich jak np. Twój system back-end, Enterprise Resource Planning (ERP) i innych. Możemy również przechwytywać informacje przychodzące w formie elektronicznej, klasyfikować oraz konwertować je do powszechnie wykorzystywanego formatu elektronicznego, gotowego do użytku w procesach i systemach biznesowych.

Usługa Digital Mailroom jest dostępna z następującymi usługami dodatkowymi:

• Usługi bezpiecznego przechowywania

Dzięki naszym usługom bezpiecznego przechowywania Twoje cenne dokumenty będą chronione i zabezpieczone w programie zarządzania dokumentacją.

Dzięki usłudze Iron Mountain^® Digital Mailroom uzyskasz korzyści płynące z najlepszej w swojej klasie technologii, unikając jednocześnie inwestycji kapitałowych i obciążeń informatycznych. Skorzystasz z naszych możliwości w zakresie łączenia fizycznych i elektronicznych dokumentów, niezależnie od ich lokalizacji, naszych najlepszych w branży procesów, obiektów i personelu oraz z naszego ponad 70-letniego doświadczenia w zapewnianiu bezpieczeństwa i prywatności informacji klientów.