Iron Mountain® Skanowanie na Żądanie

Wyzwanie biznesowe

Zmierzasz w kierunku cyfrowego środowiska informacyjnego, ale dokumentacja papierowa nadal stanowi ważną cześć obiegu informacji i archiwów. Chciałbyś przeprowadzić konwersję informacji zawartych na papierze i folii (np. na mikrofilmach czy kartach) na format cyfrowy, ale 100% konwersja wszystkich tych materiałów może sie nie opłacić. Wciaż zmagasz się z wyzwaniami związanymi z informacjami w formie papierowej, które oznaczajątrudności ze znalezieniem potrzebnych danych w odpowiednim czasie, wąskie gardło w procesach biznesowych i workflow jak i zwiększone ryzyko związane z bezpieczeństwem i prywatnością.. W związku z rosnąca mobilnością pracowników potrzebujesz sposobu na udostępnianie plików fizycznych. Wiesz, jak to działa, podobnie jak my. Jeśli masz informacje zawarte na folii, masz dodatkowy kłopot związany z przechowywaniem i konserwacją sprzętu potrzebnego do ich przeglądania.

A co gdybyś mógł:

• Zapewnić pracownikom zdalym szybki dostęp do potrzebnych informacji w formie cyfrowej, niezależnie od formatu, w jakim zostały one zapisane?
• Szybko, łatwo i ekologicznie otrzymywać informacje przechowywane na papierze i folii poza siedzibą firmy?
• Utrzymać tańszy proces cyfryzacji informacji w formie papierowej i na folii korzystając z usługi „płać w miarę postępu prac”, która nie wymaga żadnych inwestycji kapitałowych?

Jak to działa?

Usługa skanowania na żądanie (Image on Demand) jest alternatywną usługą dostarczania dokumentów, umożliwiającą konwersję małych ilości informacji zapisanych na papierze lub folii do formatu cyfrowego w miarę potrzeb. Po zalogowaniu się do narzędzia do składania zamówień online firmy Iron Mountain, można poprosić o zeskanowanie dokumentów papierowych lub kawałków folii znajdujących się wśród fizycznych zapisów i dokumentów, które zostały u nas zdeponowane. Zespół Iron Mountain odnajduje, przygotowuje i skanuje materiał. Do konwersji informacji zawartych na filmie i w oprawionych książkach w obrazy cyfrowe służą specjalistyczne skanery.

Zeskanowane informacje są indeksowane, sprawdzane pod względem jakości, szyfrowane ze względów bezpieczeństwa i bezpiecznie dostarczane za pomocą prywatnego sFTP. Zespoły pracowników Klienta uzyskują dostęp do obrazów oraz danych i mogą kontynuować realizację swoich standardowych procesów biznesowych. Po zeskanowaniu dokument wraca do swojego pierwotnego miejsca przechowywania. Usługa płatna za zrealizowane zadania obniża do minimum koszty, ponieważ skanowaniu poddawane są wyłącznie potrzebne dokumenty.

Dzięki usłudze image on demand będziesz mógł:

• Zwiększyć efektywność, dzieląc się informacjami z tymi, którzy ich potrzebują i zapewniając przy tym bezpieczeństwo i prywatność danych.
• Zwiększyć efektywność, mając do dyspozycji potrzebne informacje w formie cyfrowej.
• Obniżyć koszt konwersji nośników fizycznych na cyfrowe dzięki modelowi płatności  za zrealizowane zadania.

Usługi dodatkowe

Dzięki usłudze Records Storage zabezpieczysz i ochronisz swoje cenne dane i dokumenty, które zostaną objęte programem do zarządzania dokumentacją.

Usługi Cyfrowego Odzysku (Digital Retrieval) to rozwiązanie abonamentowe dla klientów pragnących zdigitalizować większą ilość papierowych dokumentów przechowywanych w obiektach Iron Mountain. Po zdigitalizowaniu dokumentów fizycznych Klient może je bezpiecznie przechowywać, wyszukiwać i uzyskiwać do nich dostęp w naszym cyfrowym repozytorium.