Outsourcing w HR – co to jest? Jakie przynosi korzyści?

Prawidłowe działanie przedsiębiorstwa w dużej mierze zależy od sprawnego funkcjonowania działu personalnego. Korzystnym rozwiązaniem, które rzutuje na wydajność instytucji, może być outsourcing. Co to takiego i jak wpływa na firmę? Poniższy artykuł poświęcamy zagadnieniu outsourcingu ze szczególnym uwzględnieniem działu HR. Przedstawiamy rozwiązania, które oferuje Iron Mountain, oraz omawiamy, jak outsourcing wpływa na zarządzanie ludźmi i jakie profity przynosi firmie.

Co to jest outsourcing w HR?

Outsourcing – co to znaczy?

Nazwa „outsourcing” to skrót od słów „outside resource using”, czyli „wykorzystywanie źródeł zewnętrznych”. Outsourcing polega na zleceniu wyspecjalizowanym podmiotom zewnętrznym części obowiązków pracowników przedsiębiorstwa (w oparciu o umowę). Zjawisko to coraz częściej możemy zaobserwować wśród polskich firm, między innymi w dziedzinie HR.

Jak działa HR outsourcing?

Outsourcing jest procesem strategicznym, który prowadzi do efektywnego funkcjonowania organizacji. HR outsourcing to oddelegowanie części zadań działu kadrowo-płacowego specjalistom z firmy zewnętrznej. Niektóre obowiązki pracowników HR są procesem powtarzalnym i zajmują dużo czasu. W tym przypadku outsourcing może poprawić wydajność pracy, ponieważ pozwala poświęcić zaoszczędzony czas innym obowiązkom.

Jak outsourcing wpływa na zarządzanie ludźmi? Jakie korzyści przynosi firmie?

Outsourcingowanie części obowiązków pracowników działu HR niesie za sobą wiele profitów. Wśród korzyści HR outsourcingu możemy wyróżnić między innymi:

• odciążenie działu kadrowo-płacowego oraz zwiększenie jego wydajności,
• dopasowanie pracowników do stanowisk w firmie z uwzględnieniem ich mocnych i słabych stron, potencjału rozwojowego oraz potrzeb,
• bezpieczeństwo prawne firmy, które zapewnia zgodne z aktualnymi przepisami prowadzenie dokumentacji i zarządzanie danymi osobowymi,
• redukcja kosztów administracyjnych oraz optymalizacja kosztów zatrudnienia pracowników,
• ograniczenie redundancji danych osobowych.

Outsourcing teczki personalnej z Iron Mountain

Zgodnie z ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, archiwizacja dokumentacji pracowniczej nie musi odbywać się na terenie przedsiębiorstwa. Co więcej, od początku 2019 roku firmy mogą przechowywać dane jedynie w wersji elektronicznej. Digitalizacja danych personalnych umożliwia sprawne zarządzanie procesami HR oraz ulepszenie struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa. Outsourcing teczek personalnych odciąża dział kadrowo-płacowy. Pracownicy mogą poświęcić czas obowiązkom, które realnie wpłyną na sytuację biznesową przedsiębiorstwa.

Archiwizacja teczek HR nieaktywnych pracowników

Proces outsourcingu zaczynamy od dokumentów dotyczących nieaktywnych pracowników, które odbieramy od Ciebie ze wskazanej lokalizacji na terenie Polski. Teczki personalne pakowane są do pudeł archiwizacyjnych, a następnie w bezpieczny sposób transportowane do Centrum Archiwizacji. Na miejscu nasi specjaliści weryfikują zgodność dokumentów, a następnie poddają je archiwizacji. Nie musisz martwić się o formalności, podczas odbioru dokumentacji tworzymy protokół przekazania, a fizyczny obieg dokumentów w outsourcingu teczki personalnej na każdym etapie jest dokumentowany.

Digitalizacja teczek HR aktywnych pracowników

W podobny sposób odbieramy od Klientów teczki osobowe aktywnych pracowników. Dodatkowo, po przeprowadzeniu walidacji zgodności, dokumenty rejestrujemy w systemie archiwizacyjnym, aktualizujemy zawartość, a następnie tworzymy wirtualne teczki. Proces digitalizacji zaczynamy od skanowania oraz indeksacji w podziale na typy dokumentów dla każdej sekcji teczki. W taki sam sposób postępujemy z dokumentami dokładanymi do teczek bieżących, które są odbierane od Klientów zgodnie z harmonogramem lub na wezwanie. Pracownicy działów HR nie muszą tracić czasu na odszukiwanie teczek w podręcznym archiwum, uzupełnianie teczek bieżącymi dokumentami czy każdorazowym aktualizowaniem spisów treści – czynności te możesz outsourcować (powierzyć) Iron Mountain.

Z pomocą dedykowanej platformy tworzymy e-teczki z obrazami lub samą informacją o zawartości. Digitalizacja teczek personalnych umożliwia szybki dostęp do danych archiwalnych oraz dokumentacji bieżącej.

Wirtualne teczki HR to sposób na automatyzację procesów działu personalnego. Uprawnieni pracownicy mają pełny dostęp do dokumentów. Obsługa archiwum przebiega sprawnie, a wyszukiwanie potrzebnych danych to kwestia kilku kliknięć. Dzięki platformie eVault możesz kontrolować między innymi status dokumentów, lokalizację czy koszty składowania.

Obsługa ZUS RIA oraz RP-7

Iron Mountain oferuje także obsługę dokumentów niezbędnych do przygotowania zaświadczeń pracowniczych poprzez składanie raportów informacyjnych ZUS RIA.

Po wcześniejszym udzieleniu pełnomocnictwa oferujemy rejestrowanie oraz wyszukiwanie dokumentacji, sporządzenie zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniu pracowników czy wysyłkę kopii dokumentów na prośbę osób, które już nie pracują.

Jak zwiększyć wydajność firmy? Zaufaj ekspertom!

Wdrażanie innowacyjnych rozwiązań to część strategii rozwoju przedsiębiorstwa. Odpowiedzią na potrzeby Twojego biznesu może okazać się kombinacja najnowszych technologii połączona z wiedzą ekspertów Iron Mountain. Sprawdź nasze inne usługi oraz rozwiązania cyfrowe dla firm!