Backup w firmie – co to jest? Czy warto wykonywać zdigitalizowane kopie?

Od 2011 roku obchodzimy dzień backupu, który wypada dokładnie 31 marca. Ten okres jest dobrą okazją, żeby przypomnieć sobie o konieczności wykonywania backupów w celu uniknięcia przykrych konsekwencji utraty danych. Z badań przeprowadzonych przez LogicMonitor w 2019 roku wynika, że 96% światowych organizacji doświadczyło minimum jednej awarii w ciągu 3 lat (do tego zaliczamy również pożar OVH, który sparaliżował działanie tysięcy firm na całym świecie). Dlatego też warto zagłębić się w tematykę backupów i dowiedzieć się, czy należy dodatkowo wykonywać zdigitalizowane kopie.

Backup – co to jest?

Backup to inaczej kopia bezpieczeństwa, która docelowo powinna zawierać informacje pozwalające odtworzyć oryginalne dane w przypadku uszkodzenia lub ich utraty.

Zapamiętaj!

Kopia bezpieczeństwa nie jest archiwizacją danych ani alternatywą do tego rozwiązania. Backup to wyłącznie uzupełnienie dla redundantnych systemów typu RAID (ang. Redundant Array of Independent Disks), czyli nadmiarowej macierzy niezależnych dysków, które są wykorzystywane w celu zwiększenia niezawodności oraz wydajności transmisji danych.

Na czym polega backup 3-2-1?

Backup 3-2-1 to bardzo logiczna z punktu widzenia bezpieczeństwa opcja. Oznacza, że powinniśmy dysponować minimum trzema egzemplarzami danych, przechowywanymi na dwóch, niezależnych nośnikach (w myśl tej zasady jedną kopię należy przechowywać na zewnątrz przedsiębiorstwa).

Jakie są rodzaje backupów?

Istnieją trzy rodzaje backupów:

• Backup pełny (całościowy)

Backup pełny to całkowita kopia danych. Proces ten absorbuje najwięcej czasu, obciążając znacznie łącze firmowe.

• Backup przyrostowy (inkrementalny)

Definicja backupu przyrostowego jest bardzo prosta. To kopia zapasowa wyłącznie tych plików, które zostały od nowa edytowane lub utworzone od czasu poprzedniego backupu. W celu wykonania backupu przyrostowego należy:

• zrobić kopię całościową,
• wygenerować backup na podstawie porównania stanu obecnego do ostatniej kopii.

Jego zaletą jest znacznie mniejsze obciążenie sieci oraz szybsze wykonanie.

• Backup różnicowy (dyferencyjny/kumulacyjny)

Backup różnicowy, czyli rozwiązanie pośrednie pomiędzy całościowym a przyrostowym backupem. Jeśli chodzi o pierwszą kopię – punktem odniesienia jest wyłącznie fragment, który zmienił się względem poprzedniej kopii.

Zapamiętaj!

W backupie różnicowym w przypadku kolejnych kopii punktem bazowym jest kopia pełna, czyli główna.

Czy warto wykonywać zdigitalizowane kopie?

Jako eksperci w digitalizacji nie mamy żadnych wątpliwości, co do odpowiedzi na powyższe pytanie. Warto jednak dowiedzieć się, dlaczego powinniśmy wykonywać zdigitalizowane kopie.

Zdigitalizowane kopie oferują liczne korzyści, m.in.:

• bezpieczną ochronę informacji (Twoje dane będą przechowywane w formie zaszyfrowanej),
• szybkie wyszukiwanie (dzięki technologii optycznego rozpoznawania znaków, czyli OCR będziesz mógł bezproblemowo wyszukać tekst w treści dokumentów, a w związku z tym zdecydować, co wykorzystasz do ponownego odtworzenia,
• centralizację dostępu (łączność i dostęp do poszczególnych zasobów okaże się znacznie prostszy niż w przypadku standardowych rozwiązań – będziesz mógł bezpiecznie korzystać z backupów zarówno w Polsce, jak i za granicą).

W zależności od Twoich preferencji możesz skorzystać także z różnych dodatkowych usług, wspierających digitalizację backupów, między innymi:

• archiwizacja,
• cyfryzacja dokumentów,
• automatyzacja procesów,
• zarządzanie danymi w Iron Cloud,
• zarządzanie danymi oraz informacją.

Jeśli chcesz mieć pewność, że archiwalne dane (w tym backupy) są przechowywane bezpiecznie po przeniesieniu ich do chmury, a jednocześnie łatwo dostępne – zainwestuj w tzw. przywracanie danych.

Backup w firmie – co to jest? Czy warto wykonywać zdigitalizowane kopie?

Backup w firmie to inaczej kopia zapasowa wszystkich dokumentów, którymi dysponuje przedsiębiorstwo. Pozwala sprawnie odtworzyć oryginalne dane w przypadku ich uszkodzenia lub utraty. Biorąc pod uwagę obecne standardy, każda firma powinna wykonywać regularne backupy, dodatkowo digitalizując wszystkie dane.