EOD, czyli elektroniczny obieg dokumentów – co to jest?

Wdrożenie systemu EOD, będącego elektronicznym obiegiem dokumentów pozwoli zautomatyzować większość procesów zachodzących w Twoim przedsiębiorstwie, a także usprawnić komunikację z osobami pracującymi zdalnie lub w trybie hybrydowym. Biorąc pod uwagę aktualne standardy cyfryzacji – to niezbędny element umożliwiający poprawę jakości funkcjonowania całej organizacji. W artykule wyjaśnimy, czym  jest elektroniczny obieg dokumentów i jak można na tym skorzystać.

Co to jest elektroniczny obieg dokumentów?

EOD to system obiegu dokumentów pozwalający generować, rejestrować oraz katalogować istotne materiały. Umożliwia także zarządzenie archiwizacją ważnych informacji w przedsiębiorstwie.

Elektroniczny obieg dokumentów w firmie (EOD) – jak można na tym skorzystać?

System EOD, czyli elektroniczny obieg faktur lub dokumentów w firmie oferuje liczne korzyści. Do najważniejszych należą m.in.:

• sprawniejsze wyszukiwanie i praca z dokumentacją,
• bezpieczny dostęp do wybranych dokumentów z każdego miejsca na świecie,
• możliwość zautomatyzowania powtarzalnych i czasochłonnych zadań,
• usprawnienie pracy w formie hybrydowej lub zdalnej,
• możliwość ujednolicenia procesów archiwizacyjnych.

Kto powinien zdecydować się na elektroniczny obieg dokumentów w firmie (EOD)?

Elektroniczny obieg dokumentów w firmie jest znakomitym rozwiązaniem przede wszystkim dla przedsiębiorstw, które w przyszłości chcą stworzyć innowacyjne i efektywne środowisko pracy zarówno w warunkach stacjonarnych, jak też zdalnych.

EOD doskonale wpisuje się w potrzeby:

• placówek medycznych,
• firm mających do czynienia z klientami indywidualnymi,
• urzędów oraz uczelni.

Jeśli natomiast dokumentacja w Twojej firmie stanowi obciążenie, ponieważ uległa przedawnieniu lub poszczególne materiały są po prostu zbędne, rekomendujemy skorzystać z usługi obejmującej bezpieczne niszczenie danych papierowych, czy też nośników elektronicznych. W sposób zgodny z aktualnie obowiązującymi przepisami prawa – czyli bezpieczny i ustandaryzowany. Zajmiemy się Twoją dokumentacją. Pozwoli to m.in.:

• zredukować koszty zarządzania informacją (usunięcie zbędnej dokumentacji zgodnie z przepisami),
• ochronić reputację Twojej firmy (poprzez zabezpieczenie wrażliwych i poufnych informacji),
• zapewnić zgodność z normami branżowymi  (a w konsekwencji uniknąć kar, problemów prawnych lub wizerunkowych).

Elektroniczny obieg dokumentów wiąże się także z e-doręczeniami, które usprawniają komunikację i przyspieszają przepływ informacji. E-doręczenia są alternatywną formą dostarczania dokumentów, która eliminuje potrzebę papierowego  przesyłania korespondencji, poprzez wykorzystanie technologii cyfrowej.

Wiążą się z tym następujące korzyści:

• oszczędność czasu i kosztów,
• bezpieczeństwo i poufność,
• łatwość i wygoda działania.

E-doręczenia są kolejnym krokiem usprawnień w biznesie i administracji publicznej, ponieważ umożliwiają szybką, bezpieczną i efektywną wymianę dokumentów. Usprawniają komunikację między stronami i przyczyniają się do zwiększenia produktywności oraz efektywności działania organizacji.     

Sprawdź też: Kasowanie danych z dysku firmowego – jak je trwale usunąć? Poznaj rozwiązania ekspertów Iron Mountain!

Elektroniczny obieg dokumentów w firmie (EOD) – jakie rozwiązania polecamy?

Na rynku istnieje wiele ofert pozwalających wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów w firmie (dotyczy to także faktur). Ostateczny wybór rekomendujemy jednak podjąć po dogłębnej analizie każdego detalu – zaczynając od bezpieczeństwa, jakości procesu digitalizacji, doświadczenia podwykonawcy oraz procedur związanych z kontrolą dostępności do informacji. Nasza oferta dotycząca elektronicznego obiegu dokumentów jest kompleksowa, ponieważ udostępniamy klientom różne rozwiązania, tj.:

• Skanowanie Dokumentów (czyli rozwój biznesu dzięki digitalizacji),
• eVault (zarządzanie powierzonymi zasobami papierowymi oraz cyfrowymi),
• Digital Mailroom (automatyzacja obsługi korespondencji pocztowej),
• Usługi Doradcze (w kontekście zarządzania danymi),
• Platforma do zarządzania treścią (czyli Iron Mountain InSight),
• Automatyzacja Procesów (wyznaczanie schematów działań procesowych tzw. workflow),
• Teczka HR (e-teczka – digitalizcja teczek pracowniczych).

W zależności od Twoich preferencji wykonujemy również usługi przywracania danych oraz zarządzania danymi w Iron Cloud.

Zachęcamy w szczególności do skorzystania z naszych pionierskich usług, a mianowicie: Digital Mailroom, ITAD nazywany także ALM (Asset Lifecycle Management).

Digital Mailroom od Iron Mountain – skuteczne rozwiązanie dla Twojej firmy

Dzięki usłudze Digital Mailroom od Iron Mountain utrzymasz obieg informacji, bez konieczności osobistego odbierania poczty firmowej w siedzibie. Zaoszczędzi to także czas Twoich pracowników, co przełoży się na możliwość wykonywania bardziej priorytetowych obowiązków.

Wybierając Digital Mailroom stawiasz na automatyzację i dostęp do korespondencji pocztowej w modelu pracy  zdalnej lub hybrydowej. To skutkuje zwiększonym komfortem działania.

ITAD – zarządzanie sprzetem IT w firmie

Inwestując w bezpieczne usługi utylizacji zasobów IT, stawiasz na m.in.:

• zwiększone bezpieczeństwo swojej firmy,
• usprawnienie działań odpowiadających za zrównoważony rozwój,
• ochronę reputacji marki.

To także możliwość lepszej komunikacji z klientami, którzy wyznają podobne wartości, co Twoja firma.

Jeżeli chcesz poprawić wyniki finansowe w organizacji oraz mieć kontrolę nad poufnymi danymi (i działać zgodnie z obowiązującymi przepisami), postaw na ITAD - czyli usługę zarządzania wycofanym już sprzętem IT. Wybierz ekologię i bezpieczeństwo.

ALM – skuteczne zabezpieczenie danych oraz środowiska

Usługi ALM od Iron Mountain pozwalają zabezpieczyć Twoje dane, zyski oraz środowisko. Rozwiązania, które proponujemy obejmują takie aspekty, jak:

• zarządzanie zasobami - kontrola i monitorowanie;
• optymalne wykorzystanie sprzętu IT - identyfikacja kiedy należy go wymienić 
• inwestycja w procesy minimalizujące emisje dwutlenku węgla - ograniczenie negatywnego wpływu na klimat.

Warto również wspomnieć, iż ALM wiąże się także z remarketingiem i recyklingiem urządzeń oraz skutecznym usuwaniem danych.

Jeśli zależy Ci na implementacji tego rozwiązania w Twojej organizacji – uzyskaj bezpłatną wycenę, wypełniając formularz kontaktowy Iron Mountain lub zadzwoń pod numer +48 801 800 802.

Elektroniczny obieg dokumentów – co to jest? Podsumowanie

Elektroniczny obieg dokumentów w firmie jest zaawansowanym systemem umożliwiającym m.in.:

• katalogowanie,
• rejestrowanie,
• księgowanie dokumentów.

Wdrożenie systemu obiegu dokumentów EOD pozwoli zaoszczędzić, usprawnić pracę w formie hybrydowej lub zdalnej, a także sprawnie ujednolicić procesy archiwizacyjne.