Zarządzanie wierzytelnościami w firmie – jak usprawnić proces?

Zarządzanie wierzytelnościami w firmie to bardzo czasochłonny proces, który można znacząco usprawnić, mając dostęp do zweryfikowanej i skategoryzowanej bazy najważniejszych dokumentów. Rozwiązanie to pozwoli zaoszczędzić czas (wystarczy zeskanować dokument, aby dodać go do systemu), uwolnić powierzchnię operacyjną i biurową, a co najważniejsze – przechowywać dokumenty w jednym miejscu (wszelkie zdigitalizowane dokumenty trafią do systemu w formie cyfrowej). W dzisiejszym artykule przedstawimy, jak prawidłowo zarządzać wierzytelnościami w firmie i jak usprawnić ten proces.

Wierzytelności – co to jest?

Wierzytelności to termin z dziedziny prawa i finansów, odnoszący się do praw i uprawnień przysługujących wierzycielowi w stosunku do dłużnika. Wierzytelność to zobowiązanie dłużnika do spełnienia określonego świadczenia (np. zapłaty pieniężnej) na rzecz wierzyciela.

Wierzytelności mogą wynikać z różnych rodzajów umów (np. umowy kupna-sprzedaży, umowy pożyczki, umowy o świadczenie usług, umowy najmu). Są także efektem decyzji sądowych – szczególnie pod kątem wyroku nakazującego zapłatę określonej kwoty pieniędzy.

Zarządzanie wierzytelnościami w firmie przez zewnętrzny podmiot – dlaczego warto?

Zarządzanie wierzytelnościami, wybierając zewnętrzny podmiot do świadczenia tego typu usług, jest znakomitym rozwiązaniem zarówno z powodów bezpieczeństwa, jak i wygody. Dla przykładu – w Iron Mountain świadczymy usługi digitalizacji oraz przechowywania dokumentacji wierzytelności. Dzięki temu nasi Klienci mogą zdecydować o tym, kto i w jakim zakresie ma dostęp do wybranych informacji. Dane mogą być również zanonimizowane, co gwarantuje jeszcze wyższy poziom bezpieczeństwa dla Twojej firmy.

Zarządzanie wierzytelnościami – korzyści

Poniżej przedstawiamy korzyści, jakie niesie za sobą zarządzanie wierzytelnościami w firmie:

• łatwość działań operacyjnych,
• bezpieczeństwo,
• oszczędność czasu,
• bardzo szybkie wdrożenie,
• uwolnienie powierzchni operacyjnej i biurowej.

Oferowane przez nas rozwiązanie zarządzania wierzytelnościami pozwoli także uniknąć strat finansowych związanych z przechowywaniem niekończących się wolumenów dokumentacji we własnej przestrzeni biurowej.

Zarządzanie wierzytelnościami w firmie – jak w praktyce wygląda ten proces?

Zarządzanie wierzytelnościami w firmie z Iron Mountain jest bardzo proste. Na początku przeprowadzamy fizyczną weryfikację kompletności przyjmowanej dokumentacji. Następnie bezpiecznie transportujemy niezbędne dokumenty do Centrum Skanowania Iron Mountain. Dodatkowo (jeśli zaistnieje taka potrzeba) przygotowujemy ilościową lub jakościową weryfikację przekazanych materiałów.

Digitalizując otrzymane zasoby, dokładnie opisujemy każdy dokument. Dbamy o to, aby w razie potrzeby można go było łatwo odszukać (po ustalonych indeksach, czyli danych które zarejestrowaliśmy podczas digitalizacji dokumentu). Dzięki temu będziesz mógł bezproblemowo korzystać ze swoich zasobów. Zasilą one Twój system lub udostępnimy je za pomocą innowacyjnej platformy Iron Mountain (eVault).

Zapamiętaj!

Dodatkowo możemy zwrócić oryginały wytypowanej dokumentacji (np. tytuły wykonawcze) do siedziby Twojej firmy (jeśli będziesz tego potrzebował). W przeciwnym razie po prostu będziemy je bezpiecznie przechowywać w naszych profesjonalnych archiwach.

Zarządzanie wierzytelnościami w firmie – strategiczne podejście związane z cyklem życia zasobów IT

Jeżeli chcesz zautomatyzować zarządzanie wierzytelnościami w firmie, podejdź do tego procesu z poziomu innowacji. Decydując się na usługę ALM od Iron Mountain wybierasz ekologię, bezpieczeństwo i wysoką jakość zarządzaniem cyklem życia zasobów. Nasi fachowcy zadbają o Twoje materiały od momentu ich nabycia, przez użytkowanie, aż po wycofanie i utylizację.

Zarządzanie cyklem życia zasobów IT to strategiczne podejście, które nie tylko chroni dane, ale także maksymalizuje zwrot z inwestycji w sprzęt oraz minimalizuje negatywny wpływ na środowisko. Współpracując z Iron Mountain, można opracować program, który zadba o zasoby od ich nabycia, przez użytkowanie, aż do wycofania i utylizacji, jednocześnie bazując na zaawansowanych rozwiązaniach bezpieczeństwa danych i zrównoważonego rozwoju.

Usługi ALM Iron Mountain obejmują szereg działań, m.in. konfigurację, obrazowanie, tagowanie, wdrażanie, zarządzanie, utylizację i usuwanie danych, a także współtworzenie procesów zmniejszających ślad węglowy. Wszystko to ma na celu zwiększenie jakości zarządzania cyklem życia zasobów IT. Przyczynia się także do ochrony danych i środowiska.

Jeśli Twoja firma dąży do globalnej kontroli i konsolidacji zarządzania zasobami IT, usługi ALM Iron Mountain mogą być dla Ciebie idealnym rozwiązaniem. Za sprawą certyfikowanych rozwiązań usuwania danych, kompleksowemu nadzorowi nad łańcuchem dostaw oraz maksymalizacji wartości odzyskiwanych zasobów, zespół Twojej firmy może współpracować z jednym zaufanym partnerem, co znacznie usprawni procesy organizacyjne.

Ponadto zgodna z przepisami i przyjazna dla środowiska utylizacja zasobów IT stanowi ważny aspekt działań firm, które dbają o zrównoważony rozwój i emitowanie minimalnego śladu węglowego. ALM Iron Mountain łączy w sobie zaawansowane technologie, ekologię i wysoką jakość zarządzania cyklem życia zasobów, pozwalając chronić dane, środowisko oraz zyski przedsiębiorstw.

Zachęcamy również do obejrzenia naszego webinaru na temat zarządzania wierzytelnościami. Dowiesz się z niego, w jaki sposób zdigitalizowane, prawidłowo zweryfikowane i skategoryzowane dokumenty ułatwiają pracę podczas zarządzania należnościami.

Zarządzanie wierzytelnościami w firmie – jak usprawnić ten proces? Podsumowanie

Jak usprawnić proces zarządzania wierzytelnościami w firmie? Zlecić podmiotowi zewnętrznemu usługi digitalizacji oraz przechowywania wierzytelności. Pozwoli to zaoszczędzić czas, uwolnić powierzchnię operacyjną i biurową, a co najważniejsze – zadbać o bezpieczeństwo danych.

Jeśli jesteś zainteresowany automatyzacją zarządzania wierzytelnościami – poproś o bezpłatną wycenę link tutaj lub zadzwoń na +48 801 800 802. Porozmawiamy merytorycznie o przechowywaniu dokumentów dla syndyków i spółek likwidowanych.