Zasady i bezpieczeństwo pracy zdalnej – o czym należy pamiętać?

Praca zdalna to dzisiaj codzienność. Poznaj rozwiązania, dzięki którym będzie ona bezpieczna i efektywna.

Kolejny rok pandemii pokazał, że praca zdalna jest dla wielu pracowników znakomitym rozwiązaniem. W związku z tym w Kodeksie Pracy zostaną wprowadzone zmiany, które w jasny sposób określą zasady pracy zdalnej. Przeczytaj, na co zwracać uwagę, aby praca zdalna Twojego zespołu była efektywna i bezpieczna.

Praca zdalna – zasady jej wykonywania

Już niedługo praca zdalna zostanie wpisana do Kodeksu Pracy jako jedna z możliwych form wykonywania obowiązków służbowych. Nowe przepisy określające zakres pracy zdalnej zakładają, że będzie ona przebiegała na wniosek pracodawcy lub pracownika. Co z tego wynika? Zarówno pracodawca, jak i pracownik będą mogli wycofać się z zawartego porozumienia i wrócić do stacjonarnego wykonywania swoich zadań.

Zgodnie z nowymi zasadami pracy zdalnej pracodawca nie będzie mógł odmówić takiej formy wykonywania obowiązków rodzicom, kobietom w ciąży oraz opiekunom osób z niepełnosprawnościami.

Nowe zasady pracy zdalnej umożliwiają także pracodawcy przeprowadzenie kontroli w miejscu wykonywania pracy zdalnej przez pracownika. Rozszerzenie kompetencji pracodawcy ma na celu wyeliminowanie niepożądanych w czasie wykonywania pracy zachowań, takich jak zażywanie substancji psychoaktywnych i picie alkoholu. Zasady kontroli powinny zostać uprzednio skonsultowane z wszystkimi pracownikami.

Pracodawca będzie musiał również wziąć na siebie obowiązek przystosowania wskazanego przez pracownika miejsca do pracy zdalnej. Zasady BHP zakładają, że pracodawca – po ocenie ryzyka zawodowego dotyczącego pracy zdalnej – zadba o złożenie przez pracownika oświadczenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy. Wdrożenie tych zmian w prawie pracy zwiększy konieczność wprowadzenia przejrzystych i skutecznych rozwiązań, dzięki którym zachowane zostanie bezpieczeństwo pracy zdalnej.

Bezpieczeństwo pracy zdalnej z Iron Mountain

W Iron Mountain przywiązujemy wagę do poprawy efektywności pracy zdalnej. Zobacz, które rozwiązania mogą pomóc Twojej firmie przyjąć nowe zasady.

Obsługa korespondencji pocztowej z Digital Mailroom

Utrzymanie sprawnej komunikacji w obliczu pracy zdalnej wymaga ogromnego nakładu pracy. Dlatego też obsługa korespondencji pocztowej powinna być przeprowadzana przez zewnętrzne podmioty. Digital Mailroom od Iron Mountain to doskonałe rozwiązanie, dzięki któremu odciążysz swoich pracowników i zadbasz o bezpieczny i poufny przepływ wrażliwych danych.

Jak przebiega obsługa korespondencji pocztowej?

1. Odbieramy korespondencję z siedziby firmy.
2. Otwieramy każdą kopertę i archiwizujemy jej zawartość.
3. Skanujemy dokumenty i sprawdzamy czytelność skanów.
4. Indeksujemy dokumenty, aby można było bardzo łatwo je znaleźć.
5. Rozsyłamy dokumenty pracownikom, zachowując najwyższe standardy bezpieczeństwa.

Odciążeni z obsługi korespondencji pracownicy mogą poświęcić więcej czasu na zaangażowanie się w inne, ważniejsze dla działania firmy procesy.

InSight – mądrze wykorzystaj swoje dane

Iron Mountain InSight to platforma usług treści, która znacząco usprawnia wykorzystywanie firmowych danych. Dzięki zastosowaniu technologii OCR InSight umożliwia rozpoznawanie treści z różnego rodzaju dokumentów. To pozwala na efektywniejsze wykorzystywanie uzyskanych informacji i szybsze przeanalizowanie zebranych treści.

Platforma obsługi treści umożliwia:

• jednoczesne zarządzanie nieustrukturyzowanym zbiorem treści (tekstowych oraz graficznych),
• mobilny dostęp do danych w chmurze, co jest ważne zwłaszcza podczas pracy zdalnej,
• prowadzenie zintegrowanych wyszukiwań we wszystkich repozytoriach organizacji,
• sprawny przebieg współpracy między zespołami.

Zintegrowany system obsługi treści w prosty sposób pozwoli Ci zminimalizować zagrożenia związane z wymianą służbowych informacji, dzięki czemu zachowasz bezpieczeństwo w czasie pracy zdalnej.

Teczka HR

Nowe zasady pracy zdalnej będą także zauważalne w działach personalnych. Warto więc rozważyć wprowadzenie zmian wcześniej, aby przejście na pracę zdalną było płynne i bezproblemowe. Usługa Teczki HR od Iron Mountain pozwoli usprawnić funkcjonowanie działów HR, tak aby pracownicy mogli zaangażować się w ważniejsze zadania i projekty.

W ramach Teczki HR możesz:

• przekazać nam proces tworzenia, archiwizowania i aktualizowania teczek HR,
• zyskać szybki i łatwy dostęp do zawartości zdigitalizowanych teczek,
• odzyskać przestrzeń biurową, która do tej pory wykorzystywana była jako archiwum kadrowe.

Płynne zarządzanie procesami HR-owymi jest niezwykle ważne, zwłaszcza w obliczu nowych zasad pracy zdalnej. Wykorzystanie Teczki HR od Iron Mountain umożliwi wykonywanie pracy zdalnej także działom kadrowym.

Bezpieczna praca zdalna z Iron Mountain

Jasno określone zasady pracy zdalnej to klucz do sukcesu. Obustronnie wypracowane założenia pozwolą na efektywne wykonywanie obowiązków służbowych. Zastanów się, co możesz poprawić w strukturze swojej firmy, i wybierz rozwiązania, które ułatwią pracownikom płynną komunikację oraz wymianę dokumentów.