Przechowywanie i niszczenie dokumentów księgowych – co warto wiedzieć?

Elektroniczne przechowywanie i niszczenie dokumentów księgowych jest rozwiązaniem poprawiającym bezpieczeństwo danych co pozwala zaoszczędzić czas, a co najważniejsze – uwalnia powierzchnię operacyjną i biurową. W dzisiejszym artykule podpowiemy, jaki jest okres przechowywania dokumentów księgowych i jakie rozwiązania warto wybrać, jeśli zależy nam na ich digitalizacji lub zniszczeniu.

Okres przechowywania dokumentów księgowych 2022 – terminy

Biorąc pod uwagę aktualne przepisy prawne oraz informacje zawarte na stronie Archiwum Państwowego w Warszawie dedykowanego dla syndyków, likwidatorów i przedsiębiorców¹ , dokumenty księgowe i kadrowe należy przechowywać przez 10, a nawet 50 lat. Przepisy te dotyczą syndyków, spółek likwidowanych oraz „aktywnych” przedsiębiorców. Naszym zdaniem warto skorzystać z usług partnera zewnętrznego ze względu na korzyści tj.:

• przejęcie dokumentów wraz z zarejestrowaniem (opisaniem) ich w ustalony sposób,
• długoterminowe przechowywanie zgodnie z regulacjami prawnymi,
• uporządkowanie dokumentów,
• niszczenie zgodnie z regulacjami prawnymi.

¹ https://warszawa.ap.gov.pl/dokumentacja-osobowa-i-placowa/dla-syndykow-likwidatorow-i-przedsiebiorcow/

Powyższe rozwiązania pozwalają odciążyć syndyka lub spółkę likwidowaną z przechowywania dokumentów przez wiele lat (zgodnie z wymogiem prawnym).

Bezpieczne niszczenie dokumentów księgowych dla syndyka lub spółek likwidowanych

Niszczenie dokumentów powinno być bezpieczne, zgodne z oczekiwaniami Klienta – na ustalonych warunkach. Czy tak jest zawsze? Nie, ponieważ podmioty świadczące tego typu usługi mają często bardzo okrojoną ofertę pozwalającą na wykonanie jednej z dwóch powyższych czynności. W Iron Mountain gwarantujemy zarówno przechowywanie, jak i niszczenie dokumentów zgodnie z prawem.

Jeśli jesteś zainteresowany powyższym rozwiązaniem, poproś o bezpłatną wycenę. Pozostajemy do Twojej dyspozycji.

FAQ – najczęstsze pytania i odpowiedzi

Poniżej przedstawiamy najczęstsze pytania i odpowiedzi w tematyce przechowywania i niszczenia dokumentów księgowych.

#1 Czy okres przechowywania różnych dowodów i dokumentów księgowych zawsze wynosi tyle samo?

Jeśli chodzi o okres przechowywania dokumentów księgowych dla syndyka i spółek likwidowanych – wynosi on między 10, a nawet 50 lat (według prawa). Z informacji sip.lex.pl² , wynika natomiast, że zatwierdzone sprawozdania finansowe powinniśmy przechowywać 5 lat (licząc od początku roku następującego po roku obrotowym).

#2 Co polecamy na przechowywanie i niszczenie dokumentów księgowych?

W Iron Mountain polecamy zarówno usługę niszczenia, jak i archiwizacji oraz digitalizacji dokumentów. Dzięki temu Twoja firma uzyska większą przestrzeń operacyjną, natomiast nie będzie musiała rezygnować z danych. Jeśli jesteś zainteresowany naszą ofertą poproś o bezpłatną wycenę. Pozostajemy do Twojej dyspozycji.

² https://sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/rachunkowosc-16796295/roz-8

#3 Czy niszczenie dokumentów księgowych jest w pełni bezpieczne?

Tak. Niszczenie dokumentów księgowych jest w pełni bezpieczne. Pod warunkiem, że korzystamy z usług rzetelnej i renomowanej firmy świadczącej kompleksowe usługi niszczenia zgodnie z prawem oraz digitalizacji dokumentów.

#4 Ile trwa niszczenie dokumentów księgowych?

Czas niszczenia dokumentów księgowych jest zależny np.: od ich ilości. Specjaliści z Iron Mountain mogą wykonać tę czynność w Twojej firmie lub poza nią – w żaden sposób nie ograniczając dostępnej przestrzeni biurowej.