Equipes de RH que automatizam fluxos de trabalho melhoram a segurança de dados e a eficiência

Quão habilidosa é sua equipe na gestão dos dados de recursos humanos (RH) ao longo de seu ciclo de vida? O nível de proficiência pode impactar significativamente a eficácia do departamento de RH e a capacidade da empresa de contratar, gerenciar e reter os melhores talentos.

Quando bem executada, a gestão da informação de RH simplifica tarefas repetitivas e trabalhosas, proporcionando acesso seguro a dados atualizados e confiáveis para insights valiosos. Profissionais de RH ganham tempo para atividades de alto valor, como planejamento estratégico e tomada de decisão. Além disso, podem melhorar a gestão de pessoas ao implementar fluxos de trabalho eficientes e automatizados, que atendem rapidamente os colaboradores e fornecem análises essenciais para a alta administração.

O que separa líderes de retardatários

Um estudo realizado pelo HR Research Institute, patrocinado pela Iron Mountain, revelou que profissionais de RH que classificaram a eficácia de sua gestão de informações com nota 4 ou 5 em uma escala de 5 pontos (“líderes”) introduziram significativamente mais automação em seus fluxos de trabalho do que aqueles com pontuação de 1 a 3 (“retardatários”).

O estudo, intitulado "O Estado da Gestão da Informação de RH", entrevistou 256 profissionais de RH de diferentes setores e tamanhos de empresas ao redor do mundo, com concentração na América do Norte, especialmente nos Estados Unidos. Quase 40% trabalhavam em empresas com 1.000 ou mais funcionários.

Mais da metade (52%) dos participantes que se clasificaram como líderes relataram que sua gestão da informação era amplamente ou completamente automatizada. Em contraste, os retardatários apresentaram operações predominantemente manuais, indicando amplo potencial de melhoria nos ciclos de vida dos dados e nos fluxos de trabalho de RH.

Além disso, 68% dos líderes relataram ter uma política formal de retenção e descarte de informações sensíveis, em comparação com apenas 42% dos retardatários. A falta de políticas e auditorias adequadas pode expor as empresas a vazamento de dados e erros de integridade.

Combatendo a complexidade

Os desafios enfrentados pelos profissionais de RH são compreensíveis, dada a complexidade envolvida na gestão de dados. A função inclui:

• Coleta, armazenamento e compartilhamento seguro de dados;
• Gerenciamento de solicitações de informação e descarte adequado.

O equilíbrio entre acessibilidade e segurança é essencial para garantir conformidade com as políticas corporativas, setoriais e governamentais. No entanto, manter esse equilíbrio se torna mais difícil em empresas de grande porte ou que dependem de processos manuais.

Expectativas Tecnológicas

Quase 98% dos entrevistados reconheceram as vantagens de usar tecnologia na gestão de informações. Ferramentas como:

• Automação de fluxos de trabalho
  
• Inteligência Artificial (IA)
  
• Digitalização de documentos ajudam a acelerar processos, melhorar a segurança e fornecer insights valiosos para a alta gestão.

Mais de 77% relataram economia de tempo, e 74% destacaram a proteção de informações como principal benefício.

Como a Automação Ajuda

A automação de fluxos de trabalho de RH pode simplificar processos como:

• Onboarding de novos colaboradores
• Gerenciamento de riscos e conformidade
• Armazenamento seguro e centralizado de dados.

Soluções centralizadas permitem o acesso rápido a informações e a criação de trilhas de auditoria automáticas, garantindo conformidade e proteção. Além disso, sistemas automatizados podem criptografar dados em repouso e durante a transmissão, protegendo as empresas contra vazamentos de informações sensíveis.
Solução Iron Mountain

A Iron Mountain® Digital HR Solution simplifica ecossistemas complexos de RH ao integrar e automatizar a gestão física e digital de documentos em uma única plataforma segura.

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