Evolução digital com a automação de RH

Indústria

Varejo

Desafio

Uma empresa de varejo voltada ao consumidor precisava migrar de um sistema que já não atendia mais às necessidades e automatizar os processos de RH para aumentar a eficiência e simplificar os fluxos de trabalho.

Solução

Solução de Recursos Humanos da Iron Mountain

Resultados

• Os fluxos de trabalho manuais desatualizados e fragmentados foram convertidos em processos automatizados unificados.
• O processamento de documentos tornou-se mais eficiente, mais preciso e mais rápido.
• Isso motivou a organização a explorar como a automação e a digitalização poderiam beneficiar outras áreas.
• Permitiu que modernizassem o repositório de RH.

Evolua para ter eficiência

O Recursos Humanos é um departamento com grande volume de documentos em qualquer organização. Admissões, solicitações de licença, administração de benefícios, avaliações de desempenho e pedidos de indenização trabalhista são todos processados pelo setor de recursos humanos (RH), e essa não é uma lista completa. Uma organização maior e distribuída conta com grupos dedicados que supervisionam os diferentes aspectos da administração de RH. Essa organização percebeu que, com o tempo, esses grupos haviam desenvolvido seus próprios fluxos de trabalho. A equipe de RH tinha uma visão clara do que desejava em uma nova plataforma. Eles buscavam uma solução que pudesse:

• Aumentar a eficiência
• Fornecer um ponto de acesso centralizado para todos os documentos de RH
• Unificar e automatizar os fluxos de trabalho > Oferecer um alto nível de suporte contínuo
• Permitir uma transição tranquila para sua força de trabalho

Um dos principais objetivos era abordar os fluxos de trabalho distintos e simplificar os processos em todo o RH. Com os documentos de RH divididos entre diferentes grupos e espalhados por vários drives compartilhados, era necessário encontrar uma forma de centralizar todas essas informações. Os documentos de RH contêm uma grande quantidade de informações pessoais identificáveis (PII). Acompanhar e proteger os dados sensíveis dos funcionários era difícil porque essas informações estavam distribuídas por vários drives compartilhados. Localizar documentos consumia tempo demais. Gerenciar a visibilidade e a retenção desses documentos era trabalhoso. Encontrar uma solução que criasse um repositório central era essencial, pois o processo manual era tanto complexo quanto propenso a erros humanos.

A ferramenta certa para muitas tarefas

Adaptar-se a uma nova forma de trabalhar nunca é fácil, e para que a mudança valesse a pena, a empresa queria uma plataforma que oferecesse um alto nível de suporte. A equipe interna de TI já estava sobrecarregada, porque oferecia suporte a uma ampla variedade de projetos. Além disso, a empresa também buscava aproveitar as tecnologias automatizadas disponíveis.

Para que o investimento na reestruturação de todo o departamento valesse a pena, a organização precisava ter certeza de que poderia personalizar a nova plataforma para se adequar às complexidades únicas do funcionamento das diversas equipes de RH. A plataforma de software como serviço (SaaS) que atendia a todos esses critérios foi a solução de recursos humanos da Iron Mountain.

Uma nova forma de trabalhar

Escolher uma nova solução é apenas metade da batalha... ou talvez apenas um quarto dela. Implementar a solução é a parte difícil. A dificuldade da implementação geralmente decorre do curto prazo disponível para reestruturar todo um departamento com um sistema totalmente novo. Muitas das preocupações típicas com a adoção de um novo sistema foram evitadas porque a plataforma se adapta facilmente às necessidades específicas de cada organização.

Porém, para aproveitar essa adaptabilidade, cada organização deve designar um recurso interno que trabalhará com um arquiteto de soluções da Iron Mountain para construir uma solução sob medida. Para extrair o máximo da plataforma, o especialista interno deve conhecer profundamente o sistema antigo, entender o perfil dos usuários, reconhecer o potencial do software e compreender como o novo sistema deve funcionar.

A parceria entre o especialista interno e a equipe de serviços da Iron Mountain levou à criação de uma plataforma personalizada para a organização. A equipe de RH teve um tempo considerável para se familiarizar com a nova plataforma personalizada antes de colocá-la em operação com a mudança no fluxo de trabalho. As personalizações e o longo período de treinamento prático fizeram com que a transição para a nova solução ocorresse de forma tranquila.

Negócios digitais bem executados

Essa organização deixou para trás um sistema manual e ultrapassado e adotou uma plataforma moderna e mais eficiente que permitiu que atuassem de forma mais digital.

O painel de controle da solução criou um nível totalmente novo de visibilidade no departamento deles, permitindo métricas e análises de nível superior. Os processos foram simplificados e unificados em todo o departamento. Os documentos de RH estão centralizados em um repositório digital, o que os torna mais fáceis tanto de localizar quanto de gerenciar. A margem para erro humano foi significativamente reduzida e, quando ocorrem falhas, mecanismos de segurança garantem que os problemas sejam sinalizados e corrigidos em tempo real. A nova plataforma deu à equipe a capacidade de focar mais nas pessoas e menos na papelada. A Solução de Recursos Humanos da Iron Mountain é capaz de atender a necessidades complexas em um mundo digital.