Soluții pentru depozitarea documentelor

Păstrați și protejați-vă documentele în depozite sigure și conforme cu normele legale de păstrare a arhivei

Soluții pentru depozitarea documentelor

Păstrați și protejați-vă documentele în depozite sigure și conforme cu normele legale de păstrare a arhivei

AVEȚI ÎNCREDERE ÎN EXPERȚII ÎN MANAGEMENTUL DOCUMENTELOR

Documentele și informațiile sunt sufletul oricărei organizații. Gestionarea eficientă și protejarea acestor active valoroase este nu doar necesară, ci și extrem de importantă.

Iron Mountain, prin intermediul profesioniștilor RIM, vor colabora cu dumneavoastră pentru a identifica soluția optimă de relocare a arhivei dumneavoastră în depozitele noastre autorizate. Materialul de arhivă va fi clasificat folosind terminologia companiei dumneavoastră și i se vor aloca identificatori unici utilizând tehnologia codurilor de bare, pentru trasabilitate. Întregul fond arhivistic este înregistrat în sistemul de gestiune electronic SafeKeeper Plus™ și pus la dispoziția dumneavoastră prin intermediul portalului nostru intuitiv Iron Mountain Connect™.

Prin Iron Mountain Connect™ veți avea o vizibilitate optimă asupra inventarului organizației, în timp real. Portalul permite efectuarea de interogări complexe și plasarea de comenzi pentru regăsirea și livrarea documentelor către utilizatorii dumneavoastră autorizați.

Iron Mountain Employee in Storage Facility

Caracteristici esențiale ale depozitelor de arhivă Iron Mountain

SECURITATE

Include construcția depozitului, securitatea perimetrului, securitatea accesului, securitatea interioară și planificarea securității.

PROTECȚIA ÎMPOTRIVA INCENDIILOR

Măsuri preventive de protecție, incluzând sisteme complexe de stingere a incendiilor și asigurarea independenței față de rețelele naționale de apă și electricitate

AMBIENT CONTROLAT

Cele mai bune condiții pentru a asigura conservarea pe termen lung a documentelor organizației dumneavoastră

Cea mai mare capacitate de depozitare din România
Cea mai extinsă acoperire teritorială
Cele mai avansate măsuri de securitate
Lanț de custodie auditabil

Cel mai avansat sistem de proceduri operaționale, dezvoltat la nivel global și implementat local
Certificări ISO 9001, 14001, 27001, 20000, 45001
4 centre de depozitare
Autorizații emise de Arhivele Naționale
Suprafață totală 35.000 mp
Capacitate 5,5 milioane cutii

Lanț de custodie auditabil

Depozitele Iron Mountain se disting prin procedurile stricte, de top în domeniu, privind lanțul de custodie. Fluxurile noastre de lucru dovedite și etichetarea activată de tehnologie garantează că veți avea în permanență vizibilitate și control complet asupra inventarului dumneavoastră.

Oameni în care puteți avea încredere

Iron Mountain aderă la cerințe stricte de securitate. Efectuăm verificări riguroase ale antecedentelor, verificări ale angajaților și instruiri formalizate pentru a ne asigura că sunt menținute cele mai înalte standarde de securitate atunci când protejăm și stocăm înregistrări.

EXPERIENȚA GLOBALĂ IRON MOUNTAIN

1.400 centre de depozitare

75.000.000 mp

60.000.000 cutii depozitate

225.000 clienți

25.000 angajați

"Am implementat un sistem unitar, certificat și verificat, de proceduri operaționale pentru asigurarea integrității și securității informațiilor"

Capitalizăm asupra experienței noastre globale pentru a oferi mediului de afaceri și sectorului public din România cel mai înalt nivel al calității serviciilor.

Externalizarea nu înseamnă deconectare

Prin aplicația Iron Mountain Connect™ aveți vizibilitate în timp real asupra inventarului depozitat. Puteți gestiona online cutiile și dosarele dumneavoastră, efectua căutări complexe, extrage raportări și plasa cereri de servicii.

Cu doar câteva clicuri, puteți localiza documentele necesare la nivel intern sau extern și puteți aranja ca acestea să fie scanate sau livrate rapid de către unul dintre angajații noștri verificați și instruiți.

Puteți elibera spații imobiliare și timpul angajaților prin transferul cutiilor și al documentelor la Iron Mountain - fără a sacrifica vizibilitatea activelor dumneavoastră. De asemenea, veți avea acces facil la dosarele accesate în mod frecvent folosind soluția noastră de depozitare a documentelor pe rafturi deschise (Open Shelf File Storage).

SOLUȚII DE DEPOZITARE SPECIALIZATĂ

Dacă afacerea dumneavoastră are nevoie de depozitare specializată, cum ar fi păstrarea unor materiale ușor inflamabile sau foarte sensibile la acțiunea factorilor de mediu, Iron Mountain poate asigura depozitarea acestora în seifuri speciale. Se asigură depozitarea separată a filmelor, a suporturilor magnetice și a suporturilor mixte pentru a preveni contaminarea încrucișată.

Despre seifurile speciale:

Temperatură și umiditate monitorizate și controlate automat
Construcție cu rezistență extinsă la foc
Instalație de stigere incendii cu gaze inerte
Acces controlat
Sistem antiefracție și monitorizare video

Contactați-ne

SERVICII PENTRU PROIECTE SPECIALE

Când vine vorba de implementarea unor proiecte unice, periodice sau continue, profesioniștii Iron Mountain în domeniul gestionării documentelor au experiența de care aveți nevoie. Echipa de proiect dedicată acționează ca o extensie perfectă a organizației dumneavoastră și poate gestiona proiectele de la început până la sfârșit, permițând personalului dumneavoastră să își administreze mai bine timpul și resursele.

SERVICII DE RELOCARE A INVENTARULUI

Specialiștii noștri pot pregăti, împacheta și asigura transferul cutiilor de arhivă și al dosarelor de la sediul dumneavoastră la centrele Iron Mountain sau chiar de la un punct de lucru al organizației dumneavoastră la altul. Dosarele sunt introduse în cutii de depozitare standard Iron Mountain, identificate unic prin aplicarea de coduri de bare. Putem captura metadate pentru a descrie conținutul cutiei. De asemenea, există opțiunea de a lista individual fiecare dosar din cutie.

REGÂNDIREA SPAȚIULUI DE BIROURI / RELOCĂRI

Puteți îmbunătăți utilizarea spațiului de birouri prin eliberarea locațiilor ocupate în prezent de arhive. Iron Mountain vă poate ajuta să identificați materialul de arhivă ce poate fi transferat către un depozit Iron Mountain.

INDEXAREA DOSARELOR

Echipa de indexare Iron Mountain poate introduce descrieri detaliate ale fișierelor pentru a vă ajuta să vă gestionați în mod cât mai eficient inventarul.

PREGĂTIREA CUTIILOR DE CARTON

Putem examina conținutul cutiilor de carton și indexa metadatele asociate. Aceste informații vă permit să găsiți mai ușor documentele de care aveți nevoie, atunci când aveți nevoie de ele.