Dokumentskanning och digital arkivering

Skanning av dokument med känslig information

Många myndigheter och företag såsom advokatbyråer och banker hanterar dagligen dokument vars innehåll är sekretessbelagd. På Iron Mountain kan vi anpassa vår tjänst dokumentskanning efter företagets behov och komma ut till ert kontor för att se över ert arkiv och ta med det till oss för inskanning. Vår personal har den utbildning och säkerhetsklassificering som krävs för att på ett säkert sätt skanna dokument med känslig information. När dokumenten är inskannade flaggas de upp som att de innehåller känslig information och utifrån en behörighetsstyrning ser vi till att rätt avdelning får tillgång till dokumenten.

Säker digital arkivering gör informationen lättillgänglig

Verksamheter som hanterar mycket dokumentation och data har ofta krav på sig att informationen ska arkiveras ett visst antal år, vilket har resulterat i tids- och kostnadskrävande pappersarbete och högar med sparade papper som tar upp plats. Med en digital arkivering flyttas företagets arkiverade papper till ett digitalt format. Vi skannar av fakturor, avtal och andra viktiga dokument, digitaliserar dem och gör dem sedan tillgängliga för er i ert eller vårt egna system.

Har ni fysiska handlingar som behöver sparas kan vi även ta hand om dessa åt er. Vi förvarar era arkiverade dokument i säkra bergrum som är belägna 30 meter under marken med kameror och taggtråd samt toppmoderna brandlarm och inbrottslarm. Här är företagets information säker dygnet runt och du behöver inte oroa dig för att verksamhetens känsliga information ska hamna i fel händer eller försvinna för gott.

Fördelar med digitalisering

En digitalisering av verksamhetens dokumentation förbättrar företagets arbetsprocesser och ger en effektiv arbetsplats där information blir lättillgänglig för alla – oavsett vilket team man ingår i. Dokumentskanning och digital arkivering är en smart och effektiv lösning för ett digitaliserat företag som resulterar i följande:

• Mindre pappersarbete – Genom att låta Iron Mountain skanna era dokument tar ni bort allt onödigt pappersarbete som både kostar pengar och tar tid från personal som kan göra annat.
• Ingen fysisk förvaring behövs – Arkivering av papper kräver mycket fysisk plats som kanske inte alltid finns. När ni förvarar er information digitalt behöver ni inte tänka på plats och förvaring. Vi kan även ta hand om era fysiska papper om detta behövs.
• Reducera risk för informationsförlust – När alla dokument är säkert förvarade digitalt minskar risken för informationsförlust. Inga papper kommer tappas bort eller förstöras.
• Effektiva arbetsprocesser – När informationen lagras digitalt går det snabbt och enkelt att få fram just den information du söker efter tack vare våra smarta dokumenthanteringsplattformar.
• Information blir tillgänglig för alla – Skannade dokument blir tillgängliga för alla på företaget direkt och kan delas med dem som behöver ta del av informationen. På så vis ökar personalens effektivitet och produktivitet.

Vilka verksamheter har nytta av dokumentskanning och digital arkivering?

Alla företag, myndigheter och organisationer som hanterar olika typer av dokument har nytta av dokumentskanning och digital arkivering. Beroende på vad för typ av information verksamheten hanterar finns det olika lagar som avgör hur länge dokument ska sparas och även regler på hur informationen ska sparas som kan vara tidskrävande och jobbigt att ha koll på själv. På Iron Mountain hjälper vi mer än 230 000 kunder i 53 länder med sin informationshantering och har lång erfarenhet av att hantera information inom alla branscher. Därmed kan du känna dig trygg när du anlitar oss för skanning av dokument och digital arkivering. Vi gör det enkelt för dig som kund, oavsett om ni är en kommun, ett landsting, en bank eller en advokatbyrå.