Nya krav på arbetsgivarna när fler vill fortsätta arbeta hemifrån

När coronapandemin slog ner som en bomb i början av 2020 fick företag världen över ställa om och hitta nya sätt att arbeta på. Digitaliseringen var ett faktum och en teknisk utveckling som borde tagit flera år skedde under loppet av några månader.

Rekommendationen att arbeta hemifrån kom med en viss oro men distansarbete visade sig ha en hel del fördelar. Många har upplevt en ökad produktivitet när man har arbetat ostört hemma och det har varit enklare att få ihop livspusslet. Samtidigt är det många som har saknat kollegorna och det sociala umgänget som kontoret innebär. Framtidens arbetsplats är därmed hybrid, där kontoret blir en kreativ mötesplats och hemmet en plats för fokus och produktivitet.

– Vi har sett en snabb förändring i företags digitalisering de senaste två åren. Detta är en avgörande faktor när vi nu ställer om till det hybrida arbetssättet. En digitaliserad arbetsplats skapar värde för verksamheten med snabbare och säkrare arbetsprocesser, säger Lorant Stenberg, VD på Iron Mountain Sverige.

Läs mer om den digitala omställningen här.

Nya arbetssätt kommer med nya utmaningar

52,23% på hemmakontoret och 46,77% på ordinarie arbetsplatsen är den gyllene kombinationen om de anställda själva får välja, enligt en rapport från Netigate. I och med detta måste företag tänka om och anpassa både arbetsplats och arbetssätt efter det hybrida tänket.

Kontoren, som vi känner till dem, kommer att förändras. När vi fortsätter att arbeta på distans till viss del finns inte längre behovet av stora kontorslokaler där varje anställd har sin egen arbetsplats. Aktivitetsbaserade kontorslösningar är numera det vanliga och digitala möten är en standard.

– Hybridarbete innebär nya utmaningar för arbetsgivarna som kommer behöva se över sina arbetsprocesser. Genom att automatisera repetitiva arbetsuppgifter och se till att all informationshantering sker på en central och säker plats kan man effektivisera arbetsflödena och säkerställa att alla på företaget kommer åt den information de behöver, säger Lorant Stenberg.

När alla inte arbetar på samma plats längre spelar företagets informationshantering en allt viktigare roll. All information behöver vara tillgänglig oavsett om man arbetar hemifrån eller på kontoret. Samtidigt måste allt förvaras säkert och enligt lagar såsom GDPR för att inte riskera dataläckor eller andra säkerhetsrisker.

Som arbetsgivare är det även viktigt att skapa en policy för det hybrida arbetet tillsammans med medarbetarna. Mer än varannan chef har en oro för att distansarbete kommer hämma samarbete och skapa uppdelningar på arbetsplatsen men trots riskerna finns det ingen anledning att stoppa den utveckling som sker. Med en tydlig plan för hur och när distansarbete får ske utvecklar man en bra grund för både nöjda medarbetare och chefer.

Iron Mountain gör informationshantering enkelt

Undersökningar visar att anställda spenderar i genomsnitt 20-40% av sin tid med att manuellt leta efter de dokument de behöver för att utföra sina arbetsuppgifter. Detta är tid som istället kan läggas på att utföra den faktiska uppgiften. Genom att kombinera Iron Mountains tjänster får man en effektiv helhetslösning för att kunna arbeta snabbt och smidigt med sin informationshantering. Informationen blir enkel att hitta och tillgänglig oavsett var man befinner sig.

Vi tar hand om ett dokument genom hela dess livscykel, från skanning, informationsdelning och digital lagring till fysisk förvaring och säker destruktion. Effekten av detta är säkra och smidiga arbetsprocesser där man maximerar tid och värde i sin informationshantering, avslutar Lorant Stenberg.

Vill du veta mer om våra tjänster och hur vi kan hjälpa er att skapa en fungerande hybrid arbetsplats?

Fyll i vårt intresseformulär här så kontaktar vi dig!